档案馆各项规章制度

PAGE档案馆各项规章制度一、总则（一）目的为加强本档案馆管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在各项工作中的作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于本档案馆全体工作人员以及利用档案的外部人员。（三）基本原则1.依法治档原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案管理工作。2.集中统一管理原则：档案实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享。3.维护档案的完整与安全原则：采取有效措施，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为利用者提供便捷服务。二、档案收集制度（一）收集范围1.本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、声像等材料。2.上级机关颁发的与本单位有关的文件、指示、规定等。3.下级单位报送的重要文件、报表、总结等。4.本单位与其他单位签订的合同、协议、纪要等。5.本单位重要会议、活动形成的文件、记录、照片等。6.本单位机构设置、人员任免、职称评定等文件材料。7.本单位科研项目、技术改造、基本建设等方面的文件材料。8.本单位外事活动中形成的文件、资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应保持其真实性、完整性和准确性，不得擅自涂改、伪造。3.对重要文件材料应进行备份，以防丢失或损坏。4.收集的文件材料应按照规定的分类标准进行整理，便于后续管理。（三）收集时间1.当年形成的文件材料，应在次年上半年整理归档完毕。2.对于重大活动、重要项目形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时收集归档。三、档案整理制度（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.按照年度机构保管期限分类法进行分类。2.年度：以文件形成的自然年度为依据。3.机构：按照本单位内部的组织机构进行分类。4.保管期限：分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（三）整理方法1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊和装订。2.编页号：在每份文件材料的有字页面右上角或左上角编写页号。3.编目：填写卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。4.装盒：将整理好的文件材料装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。四、档案保管制度（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放1.按照分类标准，将档案有序存放在档案架上，并建立档案存放索引。2.对珍贵档案、易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）安全管理1.配备必要的消防器材和安全设施，定期进行检查和维护。2.建立库房管理制度，严禁无关人员进入库房。3.加强对档案库房的日常巡查，及时发现和处理安全隐患。（四）档案清点与核对1.定期对档案进行清点，确保档案数量准确、存放位置正确。2.每年对档案进行一次全面核对，发现问题及时查明原因并进行处理。五、档案利用制度（一）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅与本单位有关的档案，需按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.本单位工作人员查阅、借阅档案，需填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案，需提前向本单位档案部门提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、内容和期限等，经本单位分管领导批准后，方可办理查阅、借阅手续。3.查阅、借阅档案时，利用者应严格遵守档案利用规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。（三）利用方式1.查阅：利用者可在档案部门指定的场所查阅档案，档案部门应提供必要的查阅条件。2.借阅：借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。借阅的档案应按时归还，不得转借他人。（四）利用登记档案部门应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等，以便对档案利用情况进行统计和分析。六、档案鉴定制度（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。（二）鉴定标准1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位的实际情况，制定档案鉴定标准。2.鉴定档案时，应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断其保存价值。（三）鉴定程序1.定期对已满保管期限的档案进行鉴定，档案部门提前通知相关业务部门对需鉴定的档案进行初步审查。2.档案鉴定小组对初步审查后的档案进行逐卷鉴定，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，经本单位分管领导批准后，予以销毁。（四）销毁1.档案销毁应指定专人负责，在指定的场所进行，并严格执行监销制度。2.销毁档案时，应确保档案信息无法恢复，销毁后应在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案统计制度（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等情况。3.档案利用者的数量、利用目的、利用时间等情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录和汇总。2.利用计算机管理系统对档案数据进行统计分析，提高统计工作效率和准确性。（三）统计报表1.按照规定的时间和格式，向上级主管部门报送档案统计报表。2.定期对本单位档案统计数据进行分析，形成统计分析报告，为档案管理决策提供依据。八、档案保密制度（一）保密范围1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案。2.尚未公开的重要档案信息。（二）保密措施1.对保密档案实行专人专柜保管，严格限制接触范围。2.在档案利用过程中，对涉及保密内容的档案应采取特殊的保密措施，如限定查阅人员、控制查阅范围等。3.加强对档案工作人员的保密教育，提高保密意识，签订保密承诺书。4.对档案库房、查阅场所等进行安全保密检查，防止档案信息泄露。（三）保密责任1.档案工作人员应严格遵守保密制度，对因工作失误导致档案信息泄露的，应承担相应的责任。2.对违反保密制度的行为，应依法依规进行处理。九、档案信息化管理制度（一）信息化建设规划制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务和步骤。（二）系统建设与管理1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。2.加强对档案管理信息系统的维护和管理，确保系统的安全稳定运行。3.定期对档案数据进行备份，防止数据丢失。（三）数据录入与审核1.按照档案整理要求，将档案信息准确录入档案管理信息系统。2.对录入的数据进行严格审核，确保数据的准确性和完整性。（四）信息安全1.采取