许可档案管理制度

PAGE许可档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司许可档案的管理，确保许可档案的完整、准确、系统和安全，便于许可事项的查询、利用和监督，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在经营活动中涉及的各类许可档案的管理，包括但不限于行政许可、行业准入许可、资质许可等相关档案资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司许可档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映许可事项的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保许可档案的安全，防止档案信息泄露。4.便于利用原则：档案整理规范，检索方便，便于公司内部各部门及相关人员查询和利用。二、许可档案的分类与编号（一）分类1.行政许可档案：包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证等各类行政机关颁发的许可文件。2.行业准入许可档案：如行业特定的经营许可证、准入资格证书等。3.资质许可档案：涵盖企业各类资质等级证书、专项资质证书等相关资料。4.其他许可档案：不属于上述分类的其他许可相关文件。（二）编号1.许可档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的方式。例如，2023年行政许可档案的编号为：2023XZ001，其中“XZ”代表行政许可类别。2.类别代码具体如下：行政许可：XZ行业准入许可：HY资质许可：ZZ其他许可：QT3.流水号从年度内该类别许可档案的第一份开始依次编排，如001、002……三、许可档案的收集与整理（一）收集1.各业务部门负责在许可事项办理过程中及时收集相关档案资料，并确保资料的完整性。2.对于需提交给行政机关的申请材料，业务部门应在提交后留存复印件，并在复印件上注明原件存放处及提交时间等信息。3.行政机关颁发的许可文件原件，由业务部门在领取后及时移交档案管理部门。（二）整理1.档案管理部门收到许可档案资料后，应按照分类和编号规则进行整理。2.每份许可档案应包括以下内容：许可申请表及相关附件。行政机关的受理通知书、补正通知书、不予受理决定书等。许可审批过程中的各类文件，如现场勘查记录、专家评审意见等。行政机关颁发的许可文件正本及副本。其他与许可事项相关的重要文件。3.对每份档案中的文件进行排序，按照文件形成的先后顺序依次排列，确保逻辑清晰。4.编制档案目录，目录应包含档案编号、档案名称、类别、日期、保管期限等信息，便于查询和管理。四、许可档案的归档与保管（一）归档1.整理好的许可档案应及时归档，归档时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案移交清单应包括档案编号、名称、数量、移交日期等内容，并一式两份，档案管理部门和移交部门各执一份。（二）保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房环境符合档案保管要求，具备防火防盗防潮防虫等功能。2.许可档案应按照保管期限分类存放，保管期限分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）。3.对于永久保管的档案，应采用纸质档案与电子档案同时保存的方式，并定期进行备份。电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行加密处理。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需查阅档案的，应办理相关手续，在档案管理人员的监督下进行查阅。五、许可档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部各部门因工作需要查阅许可档案的，应填写《许可档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案编号及名称等信息，经部门负责人签字后提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，审核通过后，安排专人负责提供档案查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人、档案编号及名称、查阅目的等内容。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或进行涂改、损毁等行为。如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅许可档案的，除填写《许可档案查阅申请表》外，还应经公司分管领导批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上进行任何标记或损坏。借阅期满后，应及时归还档案。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时追究借阅人员的责任。六、许可档案的保密与安全（一）保密1.档案管理人员应对许可档案的内容严格保密，不得向无关人员泄露档案信息。2.查阅和借阅档案的人员应遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。3.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的许可档案，应采取更严格的保密措施，如限制查阅范围、加密存储等。（二）安全1.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全设施，如监控设备、防盗报警装置等。2.定期对档案库房进行安全检查，确保消防器材完好有效，电气设备正常运行，防止发生火灾、水灾等安全事故。3.对档案数据进行备份，备份数据应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。七、许可档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对许可档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满，是否仍有保存价值。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织公司内部相关业务部门及专业人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、性质、用途等因素，综合评估档案的价值。3.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，鉴定小组应出具鉴定意见，报公司分管领导批准后进行销毁。（二）销毁1.经批准销毁的许可档案，应采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。2.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁日期、档案编号及名称、数量、销毁方式等，并由监销人员