档案局资产管理制度

PAGE档案局资产管理制度一、总则（一）目的为加强档案局资产管理，规范资产的购置、使用、处置等行为，确保资产的安全完整，提高资产使用效益，保障档案局各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案局机关及所属各部门、各直属单位的各类资产的管理。（三）基本原则1.资产管理与预算管理相结合原则。资产管理要与预算管理紧密衔接，根据预算安排合理配置资产，提高资产配置的科学性和合理性。2.实物管理与价值管理相结合原则。既要做好资产的实物管理，确保资产的安全完整，又要做好资产的价值管理，准确核算资产的价值变动情况。3.统一领导、归口管理、分级负责原则。档案局资产实行统一领导，由财务部门归口管理，各部门、各直属单位分级负责本部门资产的具体管理工作。二、资产分类及计价（一）资产分类1.流动资产：指可以在一年以内变现或者耗用的资产，包括现金、银行存款、零余额账户用款额度、应收及预付款项、存货等。2.固定资产：指使用期限超过一年，单位价值在规定标准以上（一般设备单位价值在1000元以上、专用设备单位价值在1500元以上），并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准，但使用年限超过一年的大批同类物资，作为固定资产管理。固定资产一般分为六类：房屋及构筑物；通用设备；专用设备；文物和陈列品；图书、档案；家具、用具、装具及动植物。3.无形资产：指不具有实物形态而能为使用者提供某种权利的资产，包括专利权、商标权、著作权、土地使用权、非专利技术、商誉等。4.在建工程：指已经发生必要支出，但尚未达到交付使用状态的建设工程。5.其他资产：指除上述资产以外的其他资产，如长期待摊费用等。（二）资产计价1.购入的资产：按照实际支付的价款计价。2.自行建造的资产：按照建造过程中实际发生的全部支出计价。3.接受捐赠的资产：按照有关凭据注明的金额加上相关税费、运输费等计价；没有相关凭据可供取得，但依法经过资产评估的，按照评估价值加上相关税费、运输费等计价；没有相关凭据可供取得也未经评估的，按照同类或类似资产的市场价格加上相关税费、运输费等计价；没有相关凭据且未经评估、同类或类似资产的市场价格也无法可靠取得的，按照名义金额（人民币1元）入账。4.无偿调入的资产：按照调出方账面价值加上相关税费、运输费等计价。5.盘盈的资产：按照同类或类似资产的市场价格确定入账价值；同类或类似资产的市场价格无法可靠取得的，按照名义金额入账。6.置换取得的资产：参照换出资产的账面价值，加上换入资产发生的其他相关支出确定入账价值。三、资产购置（一）购置计划1.各部门、各直属单位根据工作需要和资产状况，提出资产购置申请，填写《档案局资产购置申请表》，详细说明购置资产的名称、规格型号、数量、用途、预计金额等内容，并提交相关证明材料。2.财务部门对各部门、各直属单位提交的资产购置申请进行审核，结合档案局年度预算安排和资产存量情况，提出审核意见。3.资产购置申请经财务部门审核通过后，报档案局领导审批。审批通过后，列入档案局年度资产购置计划。（二）采购实施1.资产购置计划批准后，由财务部门按照政府采购有关规定组织实施采购。属于政府集中采购目录以内或者采购限额标准以上的资产，应当实行集中采购；属于分散采购的资产，由财务部门按照规定的采购方式进行采购。2.采购过程中，采购人员应当严格按照采购合同约定的条款进行采购，确保采购资产的质量、规格、数量等符合要求。3.资产到货后，采购人员应当及时组织验收。验收人员应当按照采购合同约定的条款和相关标准进行验收，填写《档案局资产验收单》，详细记录资产的名称、规格型号、数量、质量状况、验收结果等内容。验收合格的资产，方可办理入库手续；验收不合格的资产，应当及时与供应商协商解决。四、资产使用（一）资产领用1.资产验收合格后，由资产管理部门办理资产入库手续，并建立资产台账。资产台账应当详细记录资产的名称、规格型号、数量、购置日期、使用部门、存放地点等信息。2.各部门、各直属单位根据工作需要，填写《档案局资产领用申请表》，向资产管理部门申请领用资产。资产管理部门根据资产台账记录情况，审核资产领用申请，并办理资产领用手续。3.资产领用人员应当在《档案局资产领用登记表》上签字确认，领取资产后，应当妥善保管，合理使用，确保资产的安全完整。（二）资产使用管理1.建立资产使用管理制度：各部门、各直属单位应当建立健全资产使用管理制度，明确资产使用责任人，规范资产使用行为，确保资产的正常使用。2.定期清查盘点：各部门、各直属单位应当定期对本部门使用的资产进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查盘点。清查盘点结束后，应当编制《档案局资产清查盘点报告》，详细记录资产的清查盘点情况，包括资产的数量、价值、使用状况、盘盈盘亏情况等，并提出处理意见。3.资产维护保养：各部门、各直属单位应当加强对资产的维护保养，定期对资产进行检查、维修、保养，确保资产的正常使用。对大型设备、贵重资产等，应当制定专门的维护保养计划，并指定专人负责。4.资产安全防范：各部门、各直属单位应当加强对资产的安全防范工作，采取必要的安全防护措施，确保资产的安全。对重要资产、涉密资产等，应当实行专人管理，严格保密制度。（三）资产转移1.因工作需要，资产在档案局内部各部门、各直属单位之间转移的，应当填写《档案局资产转移申请表》，经资产转出部门和转入部门负责人签字确认后，报资产管理部门审核。资产管理部门审核通过后，办理资产转移手续，并调整资产台账记录。2.资产转移过程中，资产转出部门应当确保资产的安全完整，并协助资产转入部门做好资产的接收工作。资产转入部门应当按照规定对接收的资产进行验收、登记，并妥善保管。（四）资产出租出借1.档案局资产原则上不得出租出借。确因工作需要出租出借的，应当按照规定报经档案局领导批准，并签订资产出租出借合同。2.资产出租出借合同应当明确出租出借资产的名称、规格型号、数量、租赁期限、租金价格、付款方式、双方权利义务等内容。3.资产出租出借收入应当按照国家有关规定及时足额上缴财政，实行收支两条线管理。五、资产处置（一）处置范围1.已超过使用年限且无法使用的资产；2.因技术原因淘汰且无法使用的资产；3.因自然灾害等不可抗力因素造成毁损、灭失的资产；4.盘亏、呆账及非正常损失的资产；5.已不需用的资产；6.依照国家有关规定需要进行处置的其他资产。（二）处置方式1.报废：对已超过使用年限且无法使用、因技术原因淘汰且无法使用、因自然灾害等不可抗力因素造成毁损、灭失等符合报废条件的资产，应当及时办理报废手续。2.出售：对已不需用且有使用价值的资产，可以按照规定进行出售。出售资产应当按照国家有关规定进行评估，并通过公开拍卖、招标等方式进行交易。3.捐赠：对符合捐赠条件的资产，可以按照规定进行捐赠。捐赠资产应当按照国家有关规定办理相关手续，并进行登记备案。4.置换：对因工作需要进行资产置换的，应当按照规定进行评估，并签订资产置换合同。资产置换应当遵循等价有偿、公平合理的原则。（三）处置程序1.各部门、各直属单位对拟处置的资产进行清查核实，提出资产处置申请，填写《档案局资产处置申请表》，详细说明资产处置的原因、处置方式、处置资产的名称、规格型号、数量、账面价值等内容，并提交相关证明材料。2.资产管理部门对各部门、各直属单位提交的资产处置申请进行审核，结合资产清查盘点情况和相关规定，提出审核意见。3.资产处置申请经资产管理部门审核通过后，报档案局领导审批。审批通过后，按照规定进行资产处置。4.资产处置过程中，应当按照国家有关规定进行评估、拍卖、招标等操作，并及时办理相关手续。资产处置收入应当按照国家有关规定及时足额上缴财政，实行收支两条线管理。六、资产清查（一）清查范围1.流动资产清查范围包括现金、银行存款、零余额账户用款额度、应收及预付款项、存货等。2.固定资产清查范围包括房屋及构筑物、通用设备、专用设备、文物和陈列品、图书、档案、家具、用具、装具及动植物等。3.无形资产清查范围包括专利权、商标权、著作权、土地使用权、非专利技术、商誉等。4.在建工程清查范围包括已经发生必要支出，但尚未达到交付使用状态的建设工程。5.其他资产清查范围包括长期待摊费用等。（二）清查方法1.实地盘点法：对固定资产、存货等实物资产，应当进行实地盘点，核实资产的数量、质量状况等。2.核对法：对现金、银行存款、应收及预付款项等货币资金和往来款项，应当与相关账目进行核对，核实账目记录的准确性。3.查询法：对无形资产、在建工程等资产，应当通过查询相关合同、协议、文件等资料，核实资产的真实性、完整性。（三）清查时间及要求1.档案局应当定期进行资产清查，每年至少进行一次全面清查盘点。清查盘点工作应当在年度终了后规定时间内完成。2.资产清查工作结束后，应当编制《档案局资产清查盘点报告》，详细记录资产的清查盘点情况，包括资产的数量、价值、使用状况、盘盈盘亏情况等，并提出处理意见。《档案局资产清查盘点报告》应当经资产管理部门审核后，报档案局领导审批。3.对资产清查中发现的问题，应当及时查明原因，分清责任，并按照规定进行处理。对盘盈、盘亏的资产，应当及时调整资产账目记录，确保资产账目与实物相符。七、资产信息化管理（一）建立资产信息管理系统1.档案局应当建立资产信息管理系统，对资产的购置、使用、处置等全过程进行信息化管理。资产信息管理系统应当涵盖资产分类、资产卡片、资产台账、资产清查、资产报表等功能模块，实现资产信息的实时动态管理。2.资产管理部门应当负责资产信息管理系统的日常维护和管理，确保系统的正常运行。各部门、各直属单位应当按照规定及时将资产购置、领用、转移、处置等信息录入资产信息管理系统，确保资产信息的准确、完整。（二）资产信息共享与利用1.资产信息管理系统应当与档案局内部其他相关系统进行数据对接，实现资产信息的共享与利用。例如，与财务系统对接，实现资产价值信息的实时更新；与办公系统对接，实现资产使用部门和使用人员信息的实时查询等。2.资产管理部门应当定期对资产信息进行分析和统计，为档案局资产配置、使用、处置等决策提供依据。同时，应当按照规定向上级主管部门和财政部门报送资产报表等信息，接受监督检查。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.档案局应当加强对资产管理制度执行情况的监督检查，定期或不定期对各部门、各直属单位的资产购置、使用、处置等情况进行检查。2.监督检查内容包括资产管理制度的执行情况、资产账目记录的准确性、资产实物的完整性、资产使用效益等方面。3.监督检查可以采取实地检查、账目核对、问卷调查、数据分析等方式进行。对发现的问题，应当及时提出整改意见，并督促