餐饮企业档案管理制度

PAGE餐饮企业档案管理制度一、总则（一）目的为加强本餐饮企业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本餐饮企业各部门在经营、管理、服务等活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：餐饮企业档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映餐饮企业的经营管理活动和历史面貌。3.完整性原则：全面收集、整理餐饮企业在各个方面形成的档案，保证档案的齐全。4.保密性原则：对涉及企业机密的档案，严格保密，防止泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立专门的档案管理室，配备专业的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本餐饮企业档案管理制度。2.负责收集、整理、分类、编目、装订、保管本餐饮企业的各类档案，确保档案的安全和完整。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.对档案进行鉴定，定期销毁已失去保存价值的档案，并做好销毁记录。5.负责档案的借阅、归还、查阅登记等工作，严格执行档案借阅制度。6.开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。7.对各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高档案管理人员的业务水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括企业设立、变更、注销等相关文件，股东会决议、董事会决议、公司章程等；行政公文、工作计划、总结、报告等；人事任免、劳动合同、员工培训、绩效考核等文件。2.经营管理类：市场调研报告、营销策划方案、客户资料、合同协议（采购合同、销售合同、租赁合同等）、财务报表、审计报告等。3.餐饮业务类：菜品研发资料、菜谱、食材采购记录、厨房管理制度、餐厅服务规范、卫生检查记录等。4.工程建设类：餐厅装修设计图纸、施工方案、竣工验收报告、设备采购合同及安装调试资料等。5.其他类：企业荣誉证书、获奖文件、照片、音像资料等。（二）档案编号1.采用分类编号法，按照档案类别进行编号。例如，行政管理类编号为XZ，经营管理类编号为JY，餐饮业务类编号为CY，工程建设类编号为GC，其他类编号为QT。2.在每类编号后，根据档案形成时间顺序依次编号，如XZ001、JY002等。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，按照档案管理制度的要求，定期将本部门形成的档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门应主动收集与餐饮企业经营管理活动相关的外部文件、资料等，如政府部门的政策法规、行业协会的信息等。3.对于重大活动、重要项目等形成的档案，相关部门应及时通知档案管理部门，确保档案的及时收集。（二）档案整理1.档案管理人员对收集到的档案进行分类、排序、编目等整理工作。2.对每份档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。3.编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找。（二）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括企业设立、变更、注销等重要文件，股东会决议、董事会决议、公司章程等；长期保管的档案一般为10年以上，如重要的合同协议、财务报表等；短期保管的档案为110年，如一般性的工作计划、总结等。3.档案管理人员应定期对档案的保管期限进行鉴定，根据实际情况调整保管期限。（三）档案保护1.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如对受潮的档案进行干燥处理，对破损的档案进行修复等。2.对电子档案应进行备份，存储在不同的介质上，并定期进行数据维护，防止数据丢失。六、档案的利用（一）借阅制度1.本餐饮企业内部人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理人员对借阅申请进行审核，符合条件的予以借阅，并在《档案借阅登记册》上登记。3.借阅档案应在规定的期限内归还，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容。（二）查阅制度1.外单位人员查阅本餐饮企业档案，需持有单位介绍信，注明查阅目的、范围等，经本餐饮企业主管领导批准后，方可查阅。2.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。3.查阅人员如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按规定收取复印费用。（三）档案利用的监督与统计1.档案管理部门应定期对档案的利用情况进行统计，包括借阅人次、查阅人次、复印份数等，以便掌握档案的利用动态。2.对档案利用过程中出现的违规行为，应及时进行处理，并记录在案。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期组织档案鉴定小组，对已到保管期限的档案进行鉴定。2.鉴定小组由档案管理部门人员、相关业务部门人员等组成，根据档案的保存价值、现实利用情况等进行综合评估。3.对仍有保存价值的档案，延长其保管期限；对确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》。（二）销毁程序1.《档案销毁清册》经餐饮企业主管领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立餐饮企业档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）档案数字化1.对纸质档案进行扫描，形成电子档案，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.对扫描后的电子档案进行图像处理、数据挂接等工作，建立电子档案数据库。（三）系统功能1.档案信息管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，方便档案管理人员进行操作。2.系统应设置不同的用户权限，