宁波涉密档案管理制度

PAGE宁波涉密档案管理制度一、总则（一）目的为加强宁波地区涉密档案的管理，确保国家秘密和企业商业秘密的安全，维护公司/组织的合法权益，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》及相关行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于宁波地区公司/组织内涉及国家秘密、商业秘密等涉密档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程管理。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，依法开展涉密档案管理工作。2.安全保密原则：确保涉密档案的安全，防止泄密事件的发生。3.精准高效原则：提高涉密档案管理的效率和质量，满足公司/组织对涉密档案的利用需求。4.全程管控原则：对涉密档案管理的各个环节进行全面、严格的管控。二、涉密档案的界定与分类（一）涉密档案的界定1.涉及国家秘密的文件、资料、图表、数据、记录等，包括但不限于国家政治、经济、军事、外交、科技等方面的机密信息。2.公司/组织的商业秘密，如产品配方、生产工艺、营销策略、客户信息、财务数据等，一旦泄露可能对公司/组织造成重大经济损失或竞争劣势。（二）涉密档案的分类1.绝密级档案：包含最重要的国家秘密或公司/组织核心商业秘密，泄露会使国家或公司/组织的安全和利益遭受特别严重的损害。2.机密级档案：涉及重要的国家秘密或公司/组织关键商业秘密，泄露会使国家或公司/组织的安全和利益遭受严重的损害。3.秘密级档案：涉及一般的国家秘密或公司/组织重要商业秘密，泄露会使国家或公司/组织的安全和利益遭受损害。三、涉密档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善涉密档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督和检查公司/组织各部门的涉密档案管理工作。3.负责涉密档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等具体工作。4.建立涉密档案管理台账，对涉密档案的流转情况进行详细记录。（二）文件产生部门职责1.负责本部门涉密文件的形成、积累和整理工作，确保文件的完整性和准确性。2.按照规定的程序和要求，及时将涉密文件移交档案管理部门。3.对本部门产生的涉密档案的利用情况进行登记和管理。（三）保密工作部门职责（如有）1.负责监督和检查公司/组织的保密工作，包括涉密档案管理工作。2.对违反保密规定和涉密档案管理制度的行为进行调查和处理。3.组织开展保密宣传教育活动，提高员工的保密意识。（四）利用部门职责1.根据工作需要，按照规定的程序和权限申请利用涉密档案。2.对利用过程中接触到的涉密档案负有保密责任，不得擅自复制、传播或泄露。四、涉密档案的收集与整理（一）收集1.文件产生部门应及时将形成的涉密文件收集齐全，不得遗漏。2.对于外来的涉密文件，接收部门应进行严格登记，并及时移交档案管理部门。3.档案管理部门应定期对各部门的涉密文件收集情况进行检查，确保涉密文件及时、完整地收集到位。（二）整理1.档案管理部门按照分类标准对收集到的涉密档案进行分类整理。2.对每份涉密档案进行编号、编目，编制检索工具，便于查找和利用。3.涉密档案应按照一定的顺序排列，如年度、保管期限等，确保档案的系统性和连贯性。五、涉密档案的保管（一）保管场所1.设立专门的涉密档案库房，库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防磁等安全防护设施。2.库房应安装门禁系统、监控系统等，确保只有经过授权的人员才能进入。3.库房内的温度、湿度应符合档案保管要求，配备必要的温湿度调节设备。（二）保管方式1.涉密档案应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。2.纸质涉密档案应分类存放于档案柜中，档案柜应坚固耐用，并加锁保管。3.电子涉密档案应存储在专用的存储设备上，存储设备应进行加密处理，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，确保数据安全。（三）保管期限1.涉密档案的保管期限根据其重要程度和保密期限确定，分为短期、中期和长期。2.短期保管期限一般为15年，中期保管期限一般为515年，长期保管期限一般为15年以上。3.保管期限届满的涉密档案，应按照规定进行鉴定和销毁。六、涉密档案的利用（一）利用原则1.严格遵循“先审批、后利用”的原则，确保涉密档案的利用符合规定的程序和权限。2.利用涉密档案应在规定的场所进行，不得擅自将涉密档案带出指定场所。3.利用过程中应采取必要的保密措施，防止涉密档案的泄露。（二）利用审批1.利用部门应填写《涉密档案利用申请表》，详细说明利用目的、利用内容、利用期限等。2.《涉密档案利用申请表》应经部门负责人审核签字后，报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据利用申请的内容和保密规定进行审批，对于涉及重要机密的利用申请，应报公司/组织主管领导审批。（三）利用登记1.档案管理部门对批准利用的涉密档案进行详细登记，记录利用时间、利用人员、利用内容等信息。2.利用人员应在《涉密档案利用登记表》上签字确认，对利用过程中接触到的涉密档案负有保密责任。（四）利用方式1.查阅涉密档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自摘抄或复制档案内容。2.如需复制涉密档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记和编号。复制件应与原件同等管理，注明复制日期、复制份数等信息。3.如需借阅涉密档案，借阅期限一般不得超过规定的时间，借阅人员应妥善保管，不得转借他人。七、涉密档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对保管期限届满的涉密档案进行鉴定，确定是否仍需继续保存。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门和保密工作部门的人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据涉密档案的重要性、时效性、保密性等因素，综合评估其是否仍具有保存价值。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的涉密档案，应按照规定进行销毁。2.销毁涉密档案应填写《涉密档案销毁申请表》，经档案管理部门负责人审核签字后，报公司/组织主管领导审批。3.销毁工作应在指定的场所进行，采用符合保密要求的销毁方式，如粉碎、焚烧等。4.销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁人员等信息。记录应保存一定期限，以备查考。八、涉密档案管理的监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对公司/组织各部门的涉密档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.保密工作部门应不定期对涉密档案管理工作进行抽查，重点检查保密制度的执行情况、涉密档案的保管和利用情况等。3.公司/组织内部设立举报渠道，鼓励员工对违反涉密档案管理制度的行为进行举报受理举报的部门应及时进行调查处理，并对举报人予以保护。（二）外部监督1.积极配合国家保密行政管理部门和档案行政管理部门的监督检查，如实提供相关资料和情况。2.根据外部监督检查提出的意见和建议，及时改进公司/组织的涉密档案管理工作。九、涉密档案管理人员的管理（一）人员选拔1.涉密档案管理人员应具备良好的政治素质和职业道德，具有较强的保密意识和责任心。2.选拔涉密档案管理人员时，应进行严格的背景审查，确保其无违法违纪记录。3.根据工作需要，定期对涉密档案管理人员进行业务培训，提高其业务水平和管理能力。（二）人员考核1.建立涉密档案管理人员考核制度，对其工作表现、保密纪律执行情况等进行定期考核。2.考核结果作为涉密档案管理人员奖惩、晋升、续聘的重要依据。（三）人员监督1.加强对涉密档案管理人员的日常监督，发现问题及时进行纠正和处理。2