县级综合档案室管理制度

PAGE县级综合档案室管理制度一、总则（一）目的为加强县级综合档案室的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本县各机关、团体、企事业单位及其他组织在工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：县级综合档案室对本县各单位的档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映本单位的工作活动和历史面貌，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则：全面收集、整理本单位在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露，维护档案的安全。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为档案利用者提供便捷、高效的服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置县级综合档案室为本县档案管理的综合机构，归口同级党委办公室或政府办公室管理。（二）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本县档案工作规章制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管本县各单位移交的档案，对档案进行分类、编号、编目等管理工作。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，为档案利用提供便利条件。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的现代化水平。6.组织开展档案业务培训和指导工作，提高本县档案工作人员的业务素质。7.开发利用档案信息资源为本县各项工作服务，积极提供档案资料，为领导决策、工作查考、编史修志等提供依据。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.文书档案：包括上级机关来文、本机关形成的各类文件材料、下级机关的请示与报告等。2.科技档案：涵盖本县重点工程项目、科研项目等形成的图纸、图表、实验数据、技术文件等。3.人事档案：包含本县机关、企事业单位工作人员的履历、考核、任免、奖惩、工资、职称等方面的材料。4.会计档案：如会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。5.声像档案：本县重大活动、重要会议、领导视察等形成的照片、录音、录像等资料。6.电子档案：各单位在办公自动化过程中形成的电子文件、数据库等。（二）归档要求1.文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，按照一定的分类标准进行整理。3.文书档案一般应在次年上半年完成归档工作；科技档案应在项目结束后及时归档；人事档案应随时收集整理归档；会计档案应在会计年度终了后，由会计机构整理立卷，编制会计档案保管清册，移交本单位档案机构统一保管。4.电子档案应与纸质档案同步归档，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。电子档案应采用符合国家标准的存储格式，并定期进行备份。（三）移交程序1.各单位应在规定时间内将整理好的档案移交至县级综合档案室。2.移交时，需填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息。3.双方核对无误后，在移交清单上签字确认。四、档案的整理与分类（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）文书档案整理1.分类：文书档案一般采用年度机构（问题）保管期限分类法。即先按年度分开，再按内部机构或问题分类，最后按保管期限分类。2.装订：将每份文件材料按一定顺序排列整齐，左侧装订，去除金属物，破损文件应进行修复。3.编页号：在每份文件的有字页面右上角或左上角编写页号，空白页不编号。4.编目：编制卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。5.装盒：将整理好的卷内文件装入档案盒，并在盒脊上填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等信息。（三）科技档案整理1.分类：根据科技档案的形成特点和管理要求，一般采用项目分类法，即按工程项目、科研项目等进行分类。2.编号：对每个项目的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制项目档案目录，包括项目名称、编号、日期、保管期限、密级等信息，并对项目内的文件材料进行详细编目。4.组卷：将项目内的文件材料按其形成规律和内在联系进行组卷，卷内文件应排列有序。5.装订：对破损的图纸等文件材料进行修复，按一定规格进行折叠，然后进行装订。6.装盒：将组卷后的档案装入档案盒，在盒面和盒脊标注相关信息。（四）人事档案整理1.分类：人事档案一般分为十大类，即履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位、培训材料、政审材料、党团材料以及奖励、处分、工资、任免、出国（境）等材料。2.编号：为每份档案材料编号，编号应体现材料类别和顺序。3.编目：编制人事档案目录，详细记录每份材料的编号、名称、日期、来源等信息。4.装订：将每份材料按顺序排列整齐，左侧打孔装订，保持档案的整洁美观。5.装盒：将整理好的人事档案装入专用档案盒，并在盒面标注相关信息。（五）会计档案整理1.分类：会计档案按年度类别分类，类别包括会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等。2.编号：对每类会计档案进行编号，编号应连续且具有唯一性。3.编目：编制会计档案目录，注明档案名称、日期、册数、保管期限等信息。4.装订：会计凭证应按月装订成册，加具封面，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码等信息；会计账簿应按年度整理归档，妥善保管。5.装盒：将整理好的会计档案装入档案盒，并在盒面标注相关信息。（六）声像档案整理1.分类：声像档案按载体形式分为照片、录音带、录像带等，再按内容主题进行分类。2.编号：为每张照片、每盘录音带、录像带编号，编号应包含拍摄（录制）时间、地点、内容等关键信息。3.编目：编制声像档案目录，详细记录编号、题名、拍摄（录制）时间、地点、人物、内容摘要、保管期限等信息。4.整理：对照片进行冲洗、裱贴，注明相关信息；对录音带、录像带进行整理，确保图像和声音清晰可辨。5.装盒：将整理好的声像档案装入专用档案盒，并在盒面标注相关信息。（七）电子档案整理1.分类：电子档案按照其来源、内容和用途，参照纸质档案的分类方法进行分类。2.编号：电子档案的编号应与纸质档案相对应，确保两者之间的关联。3.元数据著录：对电子档案进行元数据著录，元数据应包括文件的题名、日期、责任者、格式、大小等信息，以便于检索和管理。4.存储：电子档案应存储在符合安全要求的存储设备上，并定期进行备份。存储设备应标明档案名称、年度、保管期限等信息。5.整理：对电子档案进行分类整理，建立清晰的文件夹结构，便于查找和利用。五、档案的保管（一）保管条件1.档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等设施。2.库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.档案架（柜）应坚固耐用，排列整齐，便于通风和存取档案。（二）档案存放1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行有序存放。2.不同载体的档案应分开存放，避免相互影响。3.对珍贵、易损档案应采取特殊保护措施，如专柜存放、复制备份等。（三）档案保管期限划分1.文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.科技档案的保管期限根据项目的重要程度和实际需要确定，一般分为永久、长期（16年以上）、短期（15年以下）。3.人事档案的保管期限为其形成者的整个工作年限。4.会计档案的保管期限按照《会计档案管理办法》执行，如会计凭证保管期限为30年，年度财务报告保管期限为永久等。5.声像档案的保管期限根据其反映的内容重要性确定，一般与相关纸质档案保管期限相同。6.电子档案的保管期限与纸质档案一致，同时应根据电子档案的特点，做好数据迁移和维护工作。（四）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，每年至少一次，确保档案数量准确、存放位置正确。2.对档案的保管状况进行检查，发现问题及时处理。检查内容包括档案的完整性、安全性、载体状况等。3.建立档案清点与检查记录，详细记录清点和检查的时间、内容、结果等信息。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由县级综合档案室负责人、相关业务人员及档案专家组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定原则根据档案的保管期限、现实利用价值和历史研究价值等因素，全面、准确地判定档案的存毁。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析其内容和价值，确定是否具有保存价值。2.综合评估法：综合考虑档案的形成背景、来源、主题、完整性等因素，对档案的价值进行评估。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案的题名、年度、保管期限、文号、责任者、销毁原因等信息。3.将档案销毁清册报经同级档案行政管理部门批准。4.批准后，由两人以上在指定地点对档案进行监销，确保档案彻底销毁；监销人员应在销毁清册上签字确认。5.销毁完毕后，将销毁清册归档保存。七、档案的利用（一）利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅档案，需按照规定办理查阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密的档案，严格按照保密规定进行利用。（二）利用手续1.本单位人员查阅档案，需填写查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到县级综合档案室查阅。2.外单位人员查阅档案，需持单位介绍信，注明查阅目的、范围等，经县级综合档案室负责人批准后办理查阅手续。3.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经相关领导批准。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。（三）利用方式与服务1.提供档案原件查阅：对于一般性利用需求，可直接提供档案原件查阅。2.提供档案复印件：根据利用者的需求，可提供档案复印件，并加盖县级综合档案室印章。3.开展档案咨询服务：为利用者提供档案信息咨询，解答有关档案方面的问题。4.举办档案展览：定期举办档案展览，展示本县的历史文化和工作成果，向社会公众开放。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、单位、查阅日期、查阅档案名称、数量、利用目的等信息。3.利用登记记录应妥善保管，以备查询。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，提升档案服务水平，为档案利用者提供便捷、高效的服务。（二）数字化加工1.对馆藏档案进行全面数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案数字化标准。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、元数据著录等工作，建立准确、完整的档案数据库。（三）信息系统建设1.选用功能强大、安全可靠的档案信息管理系统，满足档案管理的各项业务需求。2.系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、备份等功能，实现