档案管理制度调整方案

PAGE档案管理制度调整方案一、总则（一）目的本档案管理制度调整方案旨在适应公司业务发展和管理需求，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，为公司各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本方案适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范和操作流程。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.集中统一原则：档案管理工作实行集中统一领导，由公司档案管理部门归口管理，各部门负责本部门档案的收集、整理和移交。3.完整准确原则：保证档案的内容完整、准确，能够真实反映公司的各项工作和历史面貌。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，方便公司员工查阅和使用档案。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善公司档案管理的各项规章制度和操作流程。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订、存储、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立和维护公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和信息化检索，提高档案管理工作效率和服务水平。4.指导和监督各部门的档案管理工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和考核，提出改进意见和建议。5.负责公司档案的开发利用工作，根据公司工作需要，及时提供档案资料，为公司决策、生产经营、科研创新等提供支持和服务。6.组织开展档案管理业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和档案管理技能。（二）各部门职责1.负责本部门各类档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订等基础工作，并按照规定的时间和要求向公司档案管理部门移交。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理工作的日常事务，确保档案的安全和完整。3.配合公司档案管理部门开展档案管理工作，接受档案管理部门的指导和监督，积极支持档案管理部门的各项工作。4.根据工作需要，及时向公司档案管理部门提出档案查阅、借阅申请，严格遵守档案查阅、借阅制度，确保档案的安全和保密。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理职业道德，具备扎实的档案管理专业知识和技能。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订、存储、保管等，确保档案的完整、准确和安全。3.熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，负责档案信息的录入、更新和维护，提高档案管理工作的信息化水平。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，负责档案查阅、借阅的登记、审核和归还工作，确保档案的安全和保密。5.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题，确保档案的质量和安全。6.积极参与档案管理业务培训和学习，不断提高自身的业务素质和工作能力。三、档案分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定，会议纪要、决议，工作计划、总结，人事档案、劳动合同，行政公文、函件等。2.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、企业文化建设等方面的文件。3.经营管理类：包括市场调研、营销策划、销售合同、客户资料，财务管理、审计报告、税务文件，物资采购、库存管理、设备管理等方面的文件。4.生产技术类：包括生产计划、工艺流程、操作规程、技术标准，产品研发、设计图纸、技术资料，质量控制、检验报告等方面的文件。5.质量安全类：包括质量管理体系文件、质量认证文件，安全管理制度、安全检查记录、事故报告等方面的文件。6.科技研发类：包括科研项目立项、申报、审批文件，科研成果鉴定、奖励文件，科研论文、著作等方面的文件。7.基本建设类：包括工程项目立项、可行性研究报告、设计文件，工程招投标文件、施工合同，工程竣工验收文件等方面的文件。8.教育培训类：包括员工培训计划、培训教材、培训记录，学历教育、职业资格证书等方面的文件。9.档案资料类：包括公司档案管理规章制度、档案管理工作记录，档案整理、编目、检索工具等方面的文件。10.其他类：不属于以上九大类的其他文件。（二）档案编号档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式，具体如下：1.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。2.类别代码：根据档案分类，每大类用一个大写字母表示，如“行政管理类”用“A”表示，“党群工作类”用“B”表示，以此类推。3.流水号：用五位阿拉伯数字表示，从“00001”开始依次编号。例如，2023年行政管理类的第一份档案编号为“2023A00001”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门形成的各类文件材料，确保档案的完整性和准确性。2.档案收集范围包括纸质文件、电子文件、图表、照片、录音、录像等各种载体形式的文件材料。3.对于重要会议、重大活动形成的文件材料，相关部门应在活动结束后及时整理并移交档案管理部门。4.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的公司文件材料全部移交档案管理部门或所在部门档案管理人员。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.纸质档案应进行装订、编目、装盒，确保档案的整齐、美观和便于查阅。3.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储和管理，确保电子档案的可读性和可利用性。4.照片、录音、录像等特殊载体档案应进行分类整理，并配以文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息。5.档案整理过程中，应剔除重复、无效的文件材料，确保档案的精炼和准确。五、档案存储与保管（一）档案存储1.公司设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全存储。2.档案库房应配备必要的档案存储设备，如档案密集架、档案柜、防磁柜、温湿度计、灭火器等。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，确保电子档案的安全和完整。4.档案存储应按照档案分类和编号顺序进行排列，便于查找和利用。（二）档案保管1.档案管理人员应定期对档案进行清查和盘点，核对档案的数量、质量和存储情况，发现问题及时处理。2.对于破损、褪色、变质等不符合保管要求的档案，应及时进行修复或复制。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行通风换气，控制温湿度，确保档案存储环境适宜。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。未经批准，任何人不得擅自进入档案库房。5.档案管理人员应定期参加档案管理业务培训，不断提高档案保管水平和业务能力。六、档案查阅与借阅（一）档案查阅1.公司员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对《档案查阅申请表》进行审核，符合查阅条件的，安排专人陪同查阅，并在《档案查阅登记簿》上记录查阅时间、查阅人、查阅档案内容等信息。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记簿》上签字确认。（二）档案借阅1.公司员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对《档案借阅申请表》进行审核，符合借阅条件的，办理借阅手续，在《档案借阅登记簿》上记录借阅时间、借阅人、借阅档案内容、借阅期限等信息，并收取相应的押金。3.借阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行借阅登记，借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或擅自扩大借阅范围。4.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案。如需延期借阅，应提前办理续借手续。逾期未还的，档案管理部门将催还并视情节轻重给予相应的处理。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，并查明原因，追究借阅人员的责任。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.档案鉴定工作应成立由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成的鉴定小组，按照档案鉴定标准和程序进行鉴定。3.鉴定小组应根据档案的形成时间、内容、来源、保存价值等因素，对档案进行综合评估，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。4.对于保管期限已满且无保存价值或已失去利用价值的档案，鉴定小组应提出销毁意见。（二）档案销毁1.档案销毁工作应严格按照国家有关法律法规和公司档案管理制度的规定进行。2.经鉴定需要销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息，经档案管理部门负责人审核、公司领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁；对于电子档案，应采用数据擦除或物理销毁等方式进行销毁。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，并在《档案销毁登记簿》上记录销毁时间、销毁地点、销毁档案名称、编号、数量、销毁方式等信息。监销人员应在销毁清单上签字确认。5.档案销毁后，应将《档案销毁申请表》、《档案销毁登记簿》等相关资料整理归档，妥善保存。八、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标1.建立完善的公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和信息化检索，提高档案管理工作效率和服务水平。2.实现档案信息的实时共享和在线利用，方便公司员工查阅和使用档案，为公司决策、生产经营、科研创新等提供有力的支持和保障。3.确保档案信息的安全和保密，防止档案信息泄露和丢失。（二）档案信息化管理措施1.加强档案信息化基础设施建设，配备必要的计算机设备及软件，建立安全可靠的网络环境。2.制定档案信息化管理规范和标准，明确档案电子化录入、存储、管理、利用等环节的操作流程和技术要求。3.对档案管理人员进行信息化培训，提高其信息化管理技能和水平，确保档案信息化管理工作的顺利