档案三合一制度审查合格

PAGE档案三合一制度审查合格总则1.目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，提高档案利用效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本档案三合一制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中的管理活动。3.基本原则档案管理应遵循集中统一管理原则，确保公司档案的完整性和系统性。档案管理应符合国家法律法规和行业标准要求，保证档案的合法性和规范性。档案管理应注重档案的真实性、准确性和完整性，维护档案的原始记录性。档案管理应便于档案的利用，提高档案的服务效能。档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善公司档案管理制度，指导和监督各部门档案管理工作。集中统一管理公司各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等工作。定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。组织开展档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。2.各部门档案管理职责负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作。按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门形成的档案移交至档案管理部门。积极配合档案管理部门开展档案管理工作，提供必要的支持和协助。3.档案管理人员职责认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和公司档案管理制度。负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等。对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。负责档案的检索和利用工作，为公司各部门提供档案查询服务。参与档案的鉴定和销毁工作，提出合理的鉴定意见。积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。档案收集与整理1.档案收集范围公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等文件。公司员工的人事档案、工资档案、培训档案等。公司的财务报表、会计凭证、审计报告等财务档案。公司的科研项目、技术改造、基本建设等方面形成的科技档案。2.档案收集要求各部门应按照档案收集范围的要求，及时收集本部门形成的档案材料，并进行初步整理。档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰可辨，签字盖章齐全。对电子文件应同时收集其元数据和相关软件，确保电子文件的可读性和可利用性。档案收集过程中应做好记录，注明档案的名称、来源、日期、数量等信息。3.档案整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。便于计算机管理和检索。4.档案整理方法文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制归档文件目录。科技档案按照项目、阶段、专业进行分类整理，建立项目档案卷内目录和总目录。人事档案按照干部档案管理规定进行整理，建立档案目录和档案袋。财务档案按照会计档案管理办法进行整理，装订成册，编制会计档案目录。电子档案按照相关标准进行整理，建立电子档案数据库，进行分类存储和管理。档案鉴定与保管期限划分1.档案鉴定原则依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合公司实际情况，对档案进行科学鉴定。坚持全面的、历史的、发展的观点，准确判定档案的价值。严格掌握档案的保管期限，确保档案的完整性和系统性。2.档案保管期限划分永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。定期保管的档案：分为30年、10年保管期限。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。3.档案鉴定工作组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门牵头，各相关部门负责人和档案管理人员参加。档案鉴定小组负责对公司档案进行定期鉴定，提出档案的存毁意见。档案鉴定工作应形成记录，包括鉴定时间、鉴定人员、鉴定意见等信息。档案保管1.档案保管场所公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。档案库房应保持清洁卫生，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案保管方式纸质档案应按照分类顺序上架存放，便于查找和利用。电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份，备份介质应异地存放。声像档案应按照载体类型进行分类保管，如照片、录音带、录像带等。3.档案保管要求档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。对电子档案应定期进行维护和更新，保证电子档案的可读性和可利用性。严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。档案利用1.档案利用原则遵循保密原则，确保档案信息的安全。按照规定的程序和手续提供档案利用服务。充分发挥档案的作用，为公司各项工作提供支持和保障。2.档案利用范围公司内部各部门因工作需要查阅档案。公司员工因个人需要查阅本人档案。外单位因工作需要查阅公司档案，应按照国家有关规定办理相关手续。3.档案利用手续公司内部各部门查阅档案，应填写档案查阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。公司员工查阅本人档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。外单位查阅公司档案，应提前向公司提出申请，说明查阅目的、范围和时间等，经公司领导批准后，方可查阅。查阅时应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自摘抄、复制档案。4.档案利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行登记，包括查阅时间、查阅人、查阅内容、利用目的等信息。档案利用登记应及时、准确、完整，便于统计和查询。档案信息化管理1.档案信息化建设目标建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。提高档案管理的工作效率和服务质量，为公司提供更加便捷、高效的档案利用服务。加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全和保密。2.档案信息化建设内容档案数字化：对公司现有档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。档案信息管理系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的信息管理系统，实现档案的在线录入、分类、编目、检索、利用等功能。档案信息安全保障体系建设：建立档案信息安全管理制度，采取数据加密、用户认证、访问控制等技术手段，确保档案信息的安全。3.档案信息化管理要求档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。加强对电子档案的管理，定期对电子档案进行备份和维护，防止数据丢失。严格遵守档案信息安全管理制度，不得擅自泄露档案信息。档案销毁1.档案销毁原则对已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。档案销毁应遵循保密原则，确保档案信息的安全。档案销毁应严格按照规定的程序和手续进行，防止档案的流失和泄密。2.档案销毁范围已超过保管期限且无保存价值的档案。经鉴定小组鉴定确认无保存价值的档案。因保管不善导致破损、变质无法修复的档案。3.档案销毁程序档案管理部门提出档案销毁清单，经档案鉴定小组审核后，报公司领导批准。将批准销毁的档案进行登记造册，注明档案名称、数量、保管期限等信息。档案销毁应在档案管理部门指定的地点进行，由两名以上档案管理人员监销。档案销毁后，监销人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。监督与检查1.监督检查职责公司档案管理部门负责对各部门档案管理工作进行监督检查。定期对公司档案管理工作进行全面检查，发现问题及时整改。对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。2.监督检查内容档案管理制度的执行情况。档案收集、整理、保管、利用等工作的开展情况。档案信