档案库房管理制度及职责

PAGE档案库房管理制度及职责一、总则（一）目的为加强公司档案库房管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有档案库房的管理工作，包括各类纸质档案、电子档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.安全保密原则：采取有效措施，保障档案的安全，防止档案信息泄露。3.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司各项工作提供支持。二、档案库房管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案库房管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.负责档案库房的日常管理，包括库房环境维护、设备设施管理等。4.负责档案的鉴定、销毁工作，确保档案的质量和安全。5.负责档案信息的开发利用，为公司提供档案查询、借阅等服务。（二）库房管理人员职责1.严格遵守档案库房管理制度，做好库房的日常巡查工作。2.负责档案的出入库登记、整理上架等工作，确保档案存放有序。3.负责库房环境的监测和调控，保持适宜的温度、湿度和通风条件。4.负责档案库房设备设施的日常维护和管理，确保设备设施正常运行。5.协助档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确归档。2.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，按照规定办理相关手续。3.负责对本部门员工进行档案管理知识培训，提高员工的档案意识。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.公司与外部单位签订的合同、协议、往来信函等。3.公司员工的个人档案，包括入职资料、培训记录、考核结果等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.收集的档案应保持原始材料的真实性和完整性，不得擅自涂改、伪造。3.对于重要档案，应进行备份或数字化处理，以防止档案丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理，提高档案管理效率。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，如分为文书档案、科技档案、人事档案等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，便于查询和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。四、档案归档与保管（一）归档要求1.各部门应定期将整理好的档案移交档案管理部门进行归档。2.档案管理部门应按照归档要求，对移交的档案进行审核，确保档案质量。3.归档的档案应填写归档登记表，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。（二）保管期限1.根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司的重要文件、合同、协议等；长期保管的档案一般为10年以上；短期保管的档案为10年以下。（三）库房设置1.档案库房应选择安全、干燥、通风良好的地点，远离火源、水源和污染源。2.库房应分为不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序进行。3.库房内应配备必要的消防设备、防盗设备、温湿度调节设备等，保障档案的安全。（四）档案存放1.档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找和管理。2.对于纸质档案，应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，标识清晰。3.对于电子档案，应存储在专用的存储设备中，并进行备份，备份存储设备应异地存放。（五）库房环境管理1.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。2.定期对库房进行通风换气，保持空气清新。3.做好库房的清洁卫生工作，防止灰尘、虫害等对档案的损害。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的查阅区域进行，不得擅自将档案带出查阅区域。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理延期手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄档案内容。4.借阅人员归还档案时，应确保档案的完整和无损，档案管理部门应对归还的档案进行检查。（三）外部人员查阅与借阅1.外部单位因工作需要查阅或借阅公司档案，应提前向公司提出申请，经公司领导批准后，方可办理查阅或借阅手续。2.外部人员查阅或借阅档案时，应按照公司的规定办理相关手续，并由公司人员陪同查阅或借阅。3.外部人员查阅或借阅档案的范围和期限应严格按照公司的规定执行，不得擅自扩大或延长。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.根据档案的保管期限和实际利用价值，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和专业人员组成。（三）鉴定方法1.根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案进行综合分析和评估。2.参考档案的利用情况，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，应填写档案销毁申请表，经档案鉴定小组审核、公司领导批准后，方可销毁。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，并填写档案销毁登记表，注明档案名称、编号、日期、销毁方式等信息。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理的效率和质量，为公司提供更加便捷、高效的档案服务。（二）数字化处理1.对重要档案进行数字化扫描，确保档案信息的长期保存和有效利用。2.数字化档案应进行分类、编号、存储，并建立相应的索引目录。（三）信息化系统管理1.使用专业的档案信息化管理系统，对档案进行集中管理。2.定期对信息化系统进行维护和升级，确保系统的安全稳定运行。3.加强对档案信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止档案信息泄露。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对档案库房管理工作进行监督检查，发现问题及时整改。2.公司内部审计部门应定期对档案管理工作进行审计，确保档案管理工作符合法律法规和公司制度的要求。（二）考核