电子数字化档案借阅制度

PAGE电子数字化档案借阅制度一、总则（一）目的为了加强公司电子数字化档案的管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及员工对电子数字化档案的借阅管理。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规及行业标准。2.确保档案的安全与保密，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.提高档案利用效率，满足公司各项工作对档案信息的需求。二、档案定义与分类（一）电子数字化档案定义指通过电子设备生成、存储、传输和利用的各类文件、资料、记录等，包括但不限于文档、表格、图像、音频、视频等形式。（二）档案分类1.行政类档案：包括公司文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.人事类档案：员工入职资料、绩效考核记录、培训档案、薪资福利文件等。3.财务类档案：会计凭证、财务报表、审计报告、税务资料等。4.业务类档案：项目文档、合同协议、市场调研报告、客户资料等。5.其他类档案：不属于以上分类的其他重要文件和资料。三、借阅申请与审批（一）借阅申请1.借阅人需填写《电子数字化档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.申请表应提交给所在部门负责人审核签字，确保借阅需求的合理性和必要性。（二）审批流程1.部门负责人审核通过后，将申请表提交至档案管理部门。2.档案管理部门根据档案的密级和重要性进行审批。对于普通档案，由档案管理人员直接审批；对于机密级及以上档案，需经档案管理部门负责人审核签字后报公司分管领导审批。3.审批通过后，档案管理部门通知借阅人办理借阅手续。四、借阅权限与范围（一）借阅权限1.公司员工根据工作需要，经审批后可借阅相应级别的电子数字化档案。2.严禁非公司员工借阅公司档案，特殊情况需经公司分管领导批准，并签订保密协议。（二）借阅范围1.借阅人只能在其权限范围内借阅档案，不得超范围借阅。2.对于涉及多个部门或业务领域的档案，需经相关部门共同审批后方可借阅。五、借阅期限与归还（一）借阅期限1.借阅期限根据档案的性质和使用需求确定，一般不超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，借阅人应提前[X]个工作日向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。2.对于重要且紧急的档案，借阅期限可根据实际情况适当缩短，但不得影响工作的正常开展。（二）归还1.借阅人应在规定的归还日期前归还所借档案，如需续借，应重新办理申请手续。2.归还档案时，借阅人应确保档案的完整性和准确性，不得对档案进行涂改、损坏或丢失。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。六、借阅方式与载体（一）借阅方式1.档案管理部门根据借阅人的需求，通过公司内部网络系统或移动存储设备提供电子数字化档案的借阅服务。2.借阅人应在档案管理部门指定的场所进行查阅和使用档案，不得擅自将档案带出公司或转借他人。（二）借阅载体1.电子数字化档案原则上以电子文件形式提供借阅，特殊情况需要提供纸质副本的，需经档案管理部门负责人批准，并按照相关规定进行复印和登记。2.借阅人应妥善保管借阅的电子文件，不得擅自更改文件内容或格式，如需对文件进行编辑，应在档案管理部门指定的软件和环境下进行，并确保备份原始文件。七、档案保密与安全（一）保密要求1.借阅人应对所借阅的档案严格保密，不得泄露档案内容给无关人员。2.对于涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等敏感档案，借阅人应采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.在借阅期间，借阅人不得在非保密场所谈论档案内容，不得在互联网等公共网络平台传播档案信息。（二）安全措施1.档案管理部门应确保电子数字化档案存储系统的安全，定期进行数据备份和系统维护，防止数据丢失或损坏。2.借阅人在使用电子设备查阅档案时，应注意保护设备安全，防止病毒感染和数据泄露。如发现设备出现故障或异常情况，应及时向档案管理部门报告。3.借阅结束后，借阅人应按照档案管理部门的要求，及时删除或归还所借阅的电子文件，不得私自留存或传播。八、监督与检查（一）监督机制1.档案管理部门负责对档案借阅情况进行日常监督，定期检查借阅记录和档案归还情况。2.公司内部审计部门有权对档案借阅制度的执行情况进行审计和监督，发现问题及时提出整改意见。（二）违规处理1.对于违反本制度的借阅行为，档案管理部门将视情节轻重给予警告、通报批评等处理，并责令其限期改正。2.如因违规借阅导致档案信息泄露、丢失或损坏，给公司造成损失的，公司将依法追究相关责任人的责任，并要求其承担相