管廊档案管理制度

PAGE管廊档案管理制度一、总则（一）目的为加强管廊档案管理，确保管廊档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在管廊建设、运营、维护及管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司[公司名称]所涉及的各类管廊项目档案管理工作，包括管廊规划、设计、施工、验收、运营维护等全过程形成的文件材料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：管廊档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映管廊项目的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集管廊项目各阶段形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。4.及时性原则：及时对管廊项目文件材料进行整理、归档，保证档案的时效性。5.保密性原则：对涉及管廊安全、商业机密等敏感信息的档案，严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善管廊档案管理细则。2.负责管廊项目档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。3.集中统一管理管廊项目档案，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。4.定期对管廊档案管理工作进行检查、评估，总结经验，发现问题及时整改。5.组织开展档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（二）项目部门职责1.负责本部门管廊项目文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的真实、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将项目文件材料移交归档，并对移交档案的质量负责。3.配合档案管理部门做好项目档案的整理、鉴定、利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常收集、整理、编目、上架、保管等工作，确保档案的安全存放。3.按照档案利用规定，及时为利用者提供档案查阅、借阅等服务，做好利用登记工作。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并处理。5.参与档案的鉴定、销毁等工作，做好相关记录。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.管廊规划阶段：包括规划文件、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.设计阶段：设计图纸、设计变更通知、技术交底文件等。3.施工阶段：施工组织设计、施工方案、施工日志、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。4.监理阶段：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.验收阶段：竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书等。6.运营维护阶段：运行记录、维护保养记录、设备检修记录、故障处理记录、安全检查记录等。7.其他与管廊项目相关的文件材料，如合同协议、会议纪要、来往信函等。（二）收集要求1.项目部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料。3.对电子文件应同时收集其元数据和相关软件，确保电子文件的可读性和可利用性。4.收集过程中发现文件材料不完整或不符合要求的，应及时补充或纠正。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于检索和统计，提高档案管理效率。（四）整理方法1.分类：按照管廊项目的阶段、专业、载体等进行分类。例如，可分为规划设计类、施工类、监理类、验收类、运营维护类等一级类目，在一级类目下再根据具体内容设置二级、三级类目。2.编号：对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字与字母相结合的方式，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限、密级等信息，以便于查找和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，拆除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应安装温湿度调节设备，保持适宜的温湿度环境，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。3.库房应配备必要的消防器材和安全设施，定期进行检查和维护。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放于档案架上，标识清晰，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，进行备份，并按照分类目录进行存储。同时，建立电子档案索引数据库，便于快速检索。3.对重要的档案应进行复制备份，分别存放于不同的地点，以防丢失或损坏。（三）保管期限1.根据管廊档案的重要性和利用价值，确定保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括管廊规划、设计、竣工验收等重要文件材料，以及涉及管廊安全、产权等关键信息的档案。3.长期保管的档案一般为10年以上，包括管廊主体结构施工、设备安装调试等过程中的重要文件材料。4.短期保管的档案为10年以下，如一般性的施工记录、日常维护记录等。（四）档案清查1.定期对管廊档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.清查过程中发现档案丢失、损坏或变质等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并向上级报告。3.对清查结果进行详细记录，形成清查报告，作为档案管理工作的重要依据。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合管廊项目的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、准确判断、慎重决定的原则，确保鉴定结果的客观性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目部门负责人、相关专业技术人员等组成。鉴定小组负责对管廊档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保管价值，包括对管廊建设、运营、维护及管理的重要性和利用价值。3.档案的保管期限是否合理。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，判断其价值。2.综合分析法：结合管廊项目的历史背景、发展情况、利用需求等因素，综合分析档案的价值。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案题名、编号、日期、保管期限、密级等信息，并经档案管理部门负责人审核、公司领导批准。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，监销人员应在销毁清册上签字。4.对已销毁的档案，应在档案目录及相关检索工具中注明，并将销毁清册永久保存。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照国家有关档案利用的法律法规和公司档案管理制度提供档案利用服务。2.服务至上原则：以满足公司内部各部门及外部相关单位的档案利用需求为出发点，提供优质、高效的服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，确保档案信息的安全，防止泄露。（二）利用范围1.公司内部各部门因管廊建设、运营、维护、管理等工作需要查阅档案。2.与管廊项目相关的设计单位、施工单位、监理单位等外部单位因工作需要查阅档案。3.司法机关、行政机关等因依法履行职责需要查阅档案。（三）利用方式1.查阅：利用者可到档案库房查阅纸质档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：因工作需要确需借出档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人审批、档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[具体期限]，到期应及时归还。借阅期间应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失。3.复制：利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经审批后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制件应加盖档案管理部门印章，与原件具有同等效力。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案题名、编号、查阅或借阅期限、复制份数等信息。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查询。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的管廊档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，提升档案信息的共享程度和利用价值。（二）信息化管理系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入，包括文件题名、编号、日期、保管期限、密级、内容摘要等。2.检索查询：提供多种检索方式，如按题名、编号、日期、关键词等进行检索，快速准确地查找所需档案信息。3.借阅管理：对档案借阅申请、审批、归还等流程进行信息化管理，实时跟踪借阅情况。4.统计分析：对档案的数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计分析，生成各类报表，为档案管理决策提供依据。5.安全管理：设置用户权限，确保档案信息的安全，防止非法访问和数据泄露。（三）电子档案管理1.按照档案整理要求，对电子文件进行分类、编号、编目等整理工作。2.定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。3.对电子档案的元数据进行管理，保证电子档案的可读性和可利用性。（四）信息化培训1.定期组织档案管