档案馆政府采购制度

PAGE档案馆政府采购制度一、总则（一）目的为了规范档案馆政府采购行为，加强政府采购管理，提高资金使用效益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本档案馆实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本档案馆使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受社会监督。3.公平竞争原则：为供应商创造公平的竞争环境，保证采购质量，降低采购成本。4.公正原则：采购活动应客观公正，维护国家利益和社会公共利益，保护采购当事人的合法权益。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购预算管理（一）预算编制1.档案馆各部门应根据工作需要和事业发展规划，提出年度政府采购项目需求，经分管领导审核后，报馆领导审批。2.财务部门依据批准的采购项目需求，结合财政预算安排，编制政府采购预算。预算应细化到具体项目、数量、金额等，确保预算的准确性和完整性。（二）预算执行1.政府采购预算一经批准，必须严格执行。各部门不得擅自调整或变更采购项目和预算金额。如因特殊情况确需调整的，应按照规定程序报经批准。2.采购项目应按照预算安排的时间和进度组织实施，确保采购任务按时完成，避免因拖延导致预算执行偏差。（三）预算监督1.财务部门负责对政府采购预算执行情况进行跟踪和监督，定期向馆领导汇报预算执行进度。2.审计部门应加强对政府采购预算执行情况的审计监督，检查预算执行的合规性和资金使用效益，发现问题及时督促整改。三、采购组织与实施（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的项目。公开招标应按照法定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事项进行谈判。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应与供应商进行协商，达成一致意见后签订采购合同。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并与其签订采购合同。（二）采购流程1.采购申请：各部门根据工作需要填写《政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购方式等内容，并附上相关的技术资料和说明。申请表经部门负责人签字后，报分管领导审批。2.采购审批：分管领导对采购申请进行审核，重点审查采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。审核通过后，报馆领导审批。馆领导根据实际情况做出批准或不予批准的决定。3.采购实施：委托采购代理机构：对于需要委托采购代理机构进行采购的项目，由档案馆按照规定程序选择具备相应资质和信誉的采购代理机构，并签订委托代理协议。采购代理机构应按照委托协议的要求，依法组织实施采购活动。制定采购文件：采购代理机构根据采购项目的特点和要求，编制招标文件、谈判文件、询价通知书等采购文件。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的合法性、公正性和完整性。发布采购信息：采购代理机构按照规定的媒体和渠道发布采购公告、招标邀请书等采购信息，公开采购项目的相关信息，吸引潜在供应商参与采购活动。组织开标、谈判、询价等：采购代理机构按照采购文件规定的时间、地点组织开标、谈判、询价等采购活动。开标应公开进行，由采购人或者其委托的采购代理机构主持，所有投标人的法定代表人或其授权代表应按时参加。谈判和询价应按照规定的程序进行，确保采购活动的公平、公正、公开。评标或确定成交供应商：开标后，评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标供应商。谈判和询价结束后，谈判小组或询价小组根据谈判或询价情况，确定成交供应商。评标委员会、谈判小组和询价小组应由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。签订采购合同：采购人应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标、成交供应商签订政府采购合同。政府采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。合同签订后，双方应严格履行合同约定。（三）采购合同管理1.采购合同签订后，采购人应将合同副本送财务部门备案。财务部门应根据合同约定的付款方式和时间，及时办理资金支付手续。2.采购人应加强对采购合同执行情况的监督检查，定期跟踪合同履行进度，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。如供应商未按照合同约定履行义务，采购人应按照合同约定追究其违约责任。3.在采购合同履行过程中，如需变更合同内容，采购人应与供应商协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。变更合同的，应按照规定程序报经批准。四、采购验收管理（一）验收标准1.根据采购合同约定的技术规格、质量标准、数量等内容，制定详细的验收标准。验收标准应明确、具体、可操作，确保验收工作的客观性和公正性。2.对于技术复杂、专业性强的采购项目，可以邀请相关领域的专家参与制定验收标准，并提供技术支持和指导。（二）验收程序1.采购项目完成后，采购人应及时组织验收。验收工作应由采购人、采购项目使用部门、财务部门等相关人员组成验收小组进行。验收小组应按照验收标准对采购项目的质量、数量、规格型号等进行逐一核对和检查。2.验收小组应认真填写《政府采购验收报告》，详细记录验收情况，包括验收项目、验收标准、验收结果、存在问题及整改建议等内容。验收报告应由验收小组成员签字确认。3.对于验收合格的采购项目，验收小组应出具验收合格证明；对于验收不合格的采购项目，采购人应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格为止。整改期间的相关费用由供应商承担。（三）验收监督1.审计部门应加强对政府采购验收工作的监督检查，检查验收程序是否合规、验收标准是否执行到位、验收结果是否真实准确等。发现问题及时督促整改，确保验收工作的质量和效果。2.档案馆应建立政府采购验收档案管理制度，将验收报告、采购合同、投标文件、中标通知书等相关资料整理归档，妥善保管，以备查阅。五、采购资金管理（一）资金来源政府采购资金来源主要包括财政性资金、自有资金等。财政性资金应严格按照财政预算管理的规定进行安排和使用；自有资金应按照档案馆的财务管理制度进行管理和核算。（二）资金支付1.采购人应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时向财务部门提交付款申请。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料，确保付款依据充分、合规。2.财务部门对付款申请进行审核，重点审查采购项目的合法性、合同执行情况、资金支付的准确性和合规性等。审核通过后，按照国库集中支付制度等相关规定办理资金支付手续。3.对于采用预付款方式的采购项目，采购人应在签订采购合同后，按照合同约定的预付款比例向供应商支付预付款。预付款应严格控制在合同金额的一定比例范围内，并在供应商履行合同义务后逐步扣回。（三）资金核算与监督1.财务部门应按照国家财务会计制度的规定，对政府采购资金进行单独核算，准确记录采购项目的资金收支情况。2.审计部门应加强对政府采购资金的审计监督，检查资金使用的合规性、效益性等情况，防止资金浪费和滥用。发现问题及时督促整改，确保资金安全、有效使用。六、质疑与投诉处理（一）质疑1.供应商认为采购文件、采购过程和中标、成交结果使自己的权益受到损害的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购人提出质疑。2.采购人应在收到供应商的质疑函后七个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商。质疑答复应针对质疑事项进行详细说明，提供相关证据和依据，确保答复的真实性和公正性。（二）投诉1.供应商对采购人的质疑答复不满意或者采购人未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向同级政府采购监督管理部门投诉。2.政府采购监督管理部门应在收到投诉后三十个工作日内，对投诉事项进行调查、取证，并作出处理决定。投诉处理决定应书面通知投诉人和与投诉事项有关的当事人。（三）处理原则1.质疑和投诉处理应遵循客观、公正、公平的原则，维护采购当事人的合法权益，确保政府采购活动的正常秩序。2.在处理质疑和投诉过程中，应充分听取各方意见，认真审查相关证据和材料，依法依规作出处理决定。处理决定应具有法律效力，各方当事人应严格执行。七、档案管理（一）采购文件归档1.采购代理机构应在采购活动结束后，按照档案管理的要求，将采购文件整理归档。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同等相关资料。2.采购人应将采购项目的申请文件、审批文件、验收报告等资料整理归档，与采购代理机构的采购文件一并妥善保管。（二）档案保管期限政府采购档案的保管期限应按照国家有关规定执行。一般情况下，采购文件应保管十五年以上，以备查阅和审计。（三）档案查阅与利用1.需要查阅政府采购档案的，应按照规定的程序办理查阅手续。查阅人应填写《政府采购档案查阅申请表》，经批准后，在指定地点查阅档案。查阅档案应遵守档案管理的相关规定，不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案材料。2.因工作需要利用政府采购档案的，应按照规定的程序办理利用手续。利用档案应确保档案的安全和完整，不得泄露档案内容，不得用于与工作无关的目的。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.政府采购监督管理部门应加强对档案馆政府采购活动的监督检查，定期或不定期对采购项目的执行情况、资金使用情况、采购程序合规性等进行检查。2.档案馆内部审计部门应加强对本单位政府采购活动的内部审计监督，检查采购活动是否符合法律法规和本制度的规定，发现问题及时督促整改。3.财政、审计、监察等部门应建立联动机制，加强对政府采购活动的协同监督，形成监督合