2026年工业机器人公司应付账款结算与支付管理制度

2026年工业机器人公司应付账款结算与支付管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司应付账款结算与支付行为，健全财务管理体系，强化应付账款全流程管控，防范财务支付风险、票据风险及廉政风险，保障公司资金资产安全，维护公司与供应商（含服务商、合作方，下同）的合法权益，提升应付账款管理效率和资金使用效益，适配工业机器人行业研发、生产、采购、运维全流程应付账款管理需求，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《支付结算办法》等相关法律法规及公司内部财务管理规定，结合公司工业机器人生产采购、研发外包、设备运维等业务实际，制定本制度。本制度兼顾合规性、实用性、原创性和可操作性，条款清晰、表述严谨、逻辑连贯，符合各类文档平台上传标准，全程采用纯文字讲解，无任何表格、流程图示，语言通俗易懂、段落分明，同时完成信息脱敏处理，杜绝任何可追溯至企业敏感信息的细节，既满足企业实际运营管理需求，也确保内容原创独特、有深度，符合高质量文档规范。第二条适用范围本制度适用于公司所有应付账款的结算、审核、支付、管控及相关管理活动，覆盖公司各部门（采购部、研发部、生产部、运维部、财务部等）涉及应付账款的全部业务环节，涵盖各类应付账款类型，包括但不限于工业机器人生产所需原材料、零部件采购应付账款，研发外包、技术服务应付账款，生产设备采购及运维应付账款，办公物资采购应付账款，以及其他各类经营活动产生的应付未付款项。本制度适用于公司全体参与应付账款结算、审核、支付、管控的工作人员，包括各业务部门对接人员、财务审核人员、支付执行人员、审批人员及监督人员；同时适用于与公司发生应付账款往来的所有供应商，供应商参与应付账款结算相关活动需遵守本制度相关规定。本制度不适用于公司应付职工薪酬、应付税费、应付股利等非供应商往来类应付项目，此类项目按公司相关专项管理制度执行；不适用于公司关联方之间的应付账款特殊结算事项，关联方应付账款结算支付按公司关联交易专项管理规定执行。第三条核心原则1.合规性原则：应付账款结算与支付全过程严格遵守国家财经法律法规、会计准则及公司内部管理制度，确保结算凭证合法有效、支付流程规范合规、资金支付合法有序，杜绝违规结算、违规支付、虚假支付等行为。2.权责明晰原则：明确各部门、各岗位在应付账款结算、审核、支付、管控中的工作职责、工作权限，做到事事有人管、人人有责任、权责相匹配，避免职责交叉、遗漏或权责不清，确保各项工作有序推进。3.精准高效原则：确保应付账款结算数据真实、准确、完整，结算流程简洁高效，支付及时合规，兼顾资金使用效益与供应商权益，减少资金闲置和逾期支付风险，提升应付账款管理整体效率。4.风险防控原则：强化应付账款全流程风险管控，重点防范票据伪造变造、虚假结算、支付错误、资金挪用、供应商信用违约等各类风险，建立健全风险排查和处置机制，保障公司资金资产安全。5.诚信履约原则：秉持诚信经营理念，严格按照合同约定及结算标准，及时足额支付应付账款，维护公司与供应商的良好合作关系，提升公司行业信誉，助力公司工业机器人业务持续稳定发展。6.脱敏保密原则：对结算支付过程中的公司资金信息、供应商敏感信息、业务合作细节等进行严格保密，做好信息脱敏处理，杜绝信息泄露，保障公司和供应商的合法权益。第四条制度依据本制度依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国票据法》《企业会计准则第1号——存货》《企业会计准则第4号——固定资产》《支付结算办法》《人民币银行结算账户管理办法》等国家相关法律法规、规章准则，结合公司财务管理制度、采购管理制度、研发管理制度、合同管理制度等内部规定，以及公司工业机器人行业业务特点和应付账款管理实际制定。若国家相关法律法规、规章准则及公司内部管理制度发生更新，本制度相关条款应适时修订，确保制度的合规性和适用性。第二章核心定义第五条应付账款指公司因采购工业机器人生产所需原材料、零部件、设备，接受研发外包、技术服务、运维服务，采购办公物资及其他各类经营活动，应向供应商支付但尚未支付的款项，包括货款、服务费、运维费、加工费及其他相关应付费用，不包含应付职工薪酬、应付税费、应付股利等非供应商往来款项。第六条结算指公司与供应商之间，根据双方签订的合同、协议及实际发生的业务往来，核对交易数量、金额、单价、履约情况等相关信息，确认应付账款金额、结算方式、结算周期，整理完善结算凭证，完成应付账款确认的全部工作流程。第七条支付指公司在应付账款结算确认完成后，按照合同约定、结算标准及公司审批流程，通过银行转账、票据支付等合法合规的支付方式，向供应商足额支付应付账款的全部工作流程。第八条结算凭证指用于应付账款结算的各类合法有效凭证，包括但不限于增值税专用发票、增值税普通发票、普通发票、收据、采购验收单、研发服务验收单、运维服务确认单、合同/协议副本、交易对账确认单等相关资料。第九条供应商指与公司建立合法合作关系，向公司提供工业机器人生产原材料、零部件、设备、研发外包、技术服务、运维服务及其他相关产品或服务，形成应付账款往来的企业、单位或个体工商户，不含公司关联方（关联方按关联交易管理规定执行）。第三章应付账款结算管理第十条结算前提应付账款结算需同时满足以下前提条件，方可启动结算流程：一是公司与供应商已签订合法有效的合同或协议，明确交易内容、单价、数量、结算方式、结算周期、质量标准等核心条款；二是供应商已按合同约定全面履行履约义务，提供的产品、服务符合合同约定及公司质量标准，经公司相关业务部门验收合格并出具验收凭证；三是交易相关的数量、金额、单价等信息核对无误，无争议、无纠纷；四是结算凭证齐全、合法、有效，符合国家税收法律法规及公司结算凭证管理要求；五是不存在影响结算的其他异常情况（如产品质量异议、履约违约等）。若存在产品质量不合格、履约不到位、凭证缺失或无效等情况，暂不启动结算流程，由相关业务部门牵头与供应商沟通整改，待问题解决、满足结算前提后，再启动结算工作。第十一条结算资料准备结算流程启动前，相关业务部门（采购部、研发部、运维部等）需牵头准备完整的结算资料，确保资料真实、准确、完整、合规，具体包括：一是合同/协议副本（加盖部门公章），若有补充协议、变更协议的，需一并提供；二是结算凭证原件，包括发票、收据等，发票需符合国家税收规定，票面信息完整、真实，无涂改、伪造、变造痕迹，发票内容与实际交易内容一致；三是验收凭证，包括采购验收单、研发服务验收单、运维服务确认单等，需明确验收日期、验收内容、验收结果、验收人员签字及部门盖章；四是交易对账确认单，由业务部门与供应商核对交易细节后共同签字确认，明确应付金额、结算周期等核心信息；五是其他相关补充资料，根据实际交易情况及结算需求提供，确保结算资料的完整性和可追溯性。资料准备完成后，业务部门需对资料进行初步审核，确认无误后，按流程提交至财务部进行结算审核。第十二条结算审核流程应付账款结算审核实行“业务部门初审、财务部复审”的两级审核机制，审核流程规范有序，确保结算数据准确、流程合规。1.业务部门初审：相关业务部门收到供应商提交的结算申请及相关资料后，指定专人负责初审，重点审核：交易内容、数量、单价、金额是否与合同约定一致，是否与实际履约情况相符；验收凭证是否真实有效，验收结果是否明确，签字盖章是否齐全；结算凭证是否齐全、合法，发票票面信息是否完整、真实，是否符合税收规定；对账确认单是否经双方核对签字确认，无争议、无纠纷；补充资料是否完整，是否能够支撑结算需求。初审完成后，初审人员签字确认，经部门负责人审批后，将全部结算资料提交至财务部。2.财务部复审：财务部收到业务部门提交的结算资料后，指定专人负责复审，复审内容包括：结算资料是否齐全、完整，是否符合本制度及公司相关规定；发票的真实性、合法性、有效性，通过税务系统核验发票真伪，确认发票无虚开、伪造、变造等违规情况，发票内容与合同、验收凭证、对账确认单一致；应付账款金额计算是否准确，单价、数量、金额核对无误，无计算错误；结算方式、结算周期是否符合合同约定，是否符合公司应付账款结算管理要求；是否存在逾期结算、重复结算等异常情况；资料签字盖章是否齐全，流程是否合规。复审过程中，若发现资料缺失、信息有误、凭证无效或存在其他异常情况，财务部需及时退回业务部门，明确退回原因及整改要求，由业务部门牵头整改完善后，重新提交审核。复审合格后，复审人员签字确认，经财务负责人审批后，完成应付账款结算确认，录入财务系统，建立应付账款台账，明确应付金额、结算日期、支付期限、供应商信息等核心内容。第十三条结算周期管理应付账款结算周期严格按照公司与供应商签订的合同、协议约定执行，结合工业机器人行业业务特点，明确不同类型应付账款的结算周期标准，避免无约定、无标准结算。1.原材料、零部件采购应付账款：结算周期一般为到货验收合格后30-90天，具体周期按合同约定执行，若涉及大额采购、定制化零部件采购，结算周期可按合同约定适当延长，但需经公司相关负责人审批确认。2.研发外包、技术服务应付账款：结算周期一般为服务完成验收合格后30-60天，具体周期按合同约定执行，若涉及长期研发项目，可按合同约定分期结算，分期结算需明确每期结算节点、结算金额及验收标准。3.设备采购及运维应付账款：设备采购应付账款结算周期一般为设备到货验收合格后60-90天，运维服务应付账款结算周期一般为运维服务完成确认后30天，具体周期按合同约定执行。4.其他应付账款：结算周期按合同约定执行，无合同约定的，按公司财务管理制度相关规定执行，一般不超过60天。业务部门需严格按照结算周期启动结算流程，财务部负责监督结算周期执行情况，对逾期未启动结算的项目，及时提醒业务部门跟进处理，避免因结算不及时影响供应商合作及公司信誉。第十四条结算异议处理结算审核过程中，若业务部门、财务部与供应商之间就交易数量、金额、质量、履约情况等相关内容存在异议，由相关业务部门牵头，组织财务部、供应商进行沟通核实，明确异议原因，协商解决方案。若异议因供应商履约不到位、产品质量不合格等原因导致，由业务部门牵头要求供应商限期整改，整改合格后重新启动结算流程；若异议因资料缺失、信息有误导致，由相关责任部门补充完善资料、纠正错误后，继续推进结算审核；若异议无法协商一致，由业务部门牵头整理相关证据资料，按公司合同纠纷处理流程执行，待纠纷解决后，再办理结算相关事宜。异议处理过程需做好详细记录，留存相关沟通资料、证据文件，纳入应付账款管理档案，确保异议处理可追溯。第四章应付账款支付管理第十五条支付申请应付账款结算确认完成后，相关业务部门需及时向财务部提交支付申请，启动支付流程。支付申请需提交的资料包括：支付申请表（注明供应商名称、应付金额、支付方式、支付账号、合同编号、结算日期、支付理由等核心信息）、结算审核合格的全部资料复印件（加盖业务部门公章）、供应商银行账户信息确认单（由供应商出具并签字盖章，明确银行账号、开户行、账户名称，确保信息准确无误）。支付申请表需经业务部门经办人签字、部门负责人审批，确保支付申请真实、合规，符合合同约定及公司相关规定。若涉及大额支付（大额标准按公司财务管理制度规定执行），需额外提交大额支付说明，经公司分管领导审核确认。第十六条支付审核流程应付账款支付审核实行“业务部门初审、财务部复审、审批人终审”的三级审核机制，严格把控支付风险，确保支付流程合规、支付金额准确。1.业务部门初审：业务部门提交支付申请后，由初审人员对支付申请资料进行再次审核，重点审核：支付申请信息是否与结算确认信息一致，应付金额、供应商名称、支付账号等信息是否准确无误；支付申请资料是否齐全、完整，符合支付申请要求；支付时间是否符合合同约定的支付期限，是否存在提前支付、逾期支付等异常情况；供应商银行账户信息是否经确认，是否准确无误。初审合格后，初审人员签字确认，报部门负责人再次审批。2.财务部复审：财务部收到业务部门审批后的支付申请资料后，指定专人负责复审，复审内容包括：支付申请是否经业务部门完整审批，签字盖章是否齐全；支付申请信息与财务系统中应付账款台账信息、结算审核信息是否一致，应付金额计算是否准确；支付方式是否符合合同约定及公司支付管理要求，是否合法合规；供应商银行账户信息是否准确无误，是否与供应商出具的确认单一致；支付申请资料是否齐全、完整，能够支撑支付需求；是否存在重复支付、虚假支付、违规支付等异常情况；大额支付是否提交了大额支付说明，审核流程是否合规。复审过程中，若发现信息有误、资料缺失、流程不合规等情况，财务部需及时退回业务部门，明确退回原因及整改要求，由业务部门整改完善后重新提交审核。复审合格后，复审人员签字确认，报财务负责人审核。3.审批人终审：财务负责人审核通过后，将支付申请资料提交至公司指定审批人进行终审。审批人结合结算审核、支付复审情况，对支付申请进行全面审核，重点审核支付的合规性、合理性、安全性，确认无风险后，签字批准支付；若审批人认为存在异常情况，可退回财务部或业务部门进一步核实，核实清楚后再进行审批。支付审核过程需做好详细记录，留存审核痕迹，确保审核流程可追溯、可监督。第十七条支付执行支付申请经终审批准后，财务部支付执行人员需在规定时间内，按照审批意见及合同约定，办理应付账款支付手续，确保支付及时、准确、合规。1.支付方式：应付账款支付方式优先采用银行转账方式，包括网银转账、电汇等，符合国家支付结算相关规定；若合同约定采用票据支付（汇票、本票等），需严格按照票据管理相关规定办理，确保票据真实、有效、合规，做好票据领用、开具、交付等相关记录，防范票据风险。2.支付操作：支付执行人员需严格按照审批后的支付申请信息，录入银行支付系统，核对供应商名称、银行账号、开户行、支付金额等核心信息，确认无误后，提交支付指令；支付完成后，及时获取银行支付回单，确认支付成功，并将支付回单录入财务系统，更新应付账款台账，标记该笔应付账款为“已支付”。3.特殊情况处理：若支付过程中出现银行账户异常、支付失败等情况，支付执行人员需及时与银行、业务部门、供应商沟通核实，查明原因，采取相应的补救措施，重新办理支付手续，并做好相关记录；若因供应商银行账户信息变更导致支付失败，需由供应商出具正式的账户信息变更说明，经业务部门审核确认后，更新支付信息，再办理支付手续。4.支付时限：支付执行人员需在支付申请终审批准后3-5个工作日内办理完成支付手续，确保符合合同约定的支付期限，避免逾期支付；若因特殊情况无法按时支付，需提前向财务负责人及相关业务部门说明原因，经批准后适当延长支付时限，并及时告知供应商，做好沟通解释工作。第十八条支付归档应付账款支付完成后，财务部需及时整理完善支付相关资料，完成归档工作，确保资料完整、可追溯。归档资料包括：支付申请表、结算审核资料、支付审核记录、银行支付回单、供应商银行账户信息确认单、票据相关资料（若有）、支付异常情况处理记录（若有）等。归档资料需按年度、按供应商分类整理，建立归档台账，明确归档日期、归档人员、资料明细，存放于指定的档案保管场所，配备必要的保管设施，做好防火、防潮、防盗、防损毁工作，严格执行档案查阅审批流程，确保资料安全、规范管理。第五章职责分工第十九条业务部门职责1.负责与供应商对接，签订合法有效的合同、协议，明确结算方式、结算周期、支付期限等核心条款，确保合同条款符合公司相关规定及工业机器人行业业务特点。2.负责对供应商履约情况进行跟踪、验收，出具真实有效的验收凭证，确保供应商提供的产品、服务符合合同约定及公司质量标准。3.负责准备应付账款结算所需的全部资料，牵头与供应商核对交易信息，办理对账确认手续，提交结算申请，配合财务部完成结算审核工作。4.负责提交应付账款支付申请，审核供应商银行账户信息的准确性，配合财务部完成支付审核、支付执行相关工作，及时处理结算、支付过程中的异议及异常情况。5.负责跟踪应付账款结算、支付进度，及时与供应商、财务部沟通对接，确保结算、支付工作有序推进，维护公司与供应商的良好合作关系。6.严格遵守本制度相关规定，做好本部门应付账款相关资料的保管、保密工作，配合公司监督、审计部门开展检查工作。第二十条财务部职责1.负责本制度的制定、修订、培训及宣贯工作，确保公司各部门、各相关人员熟练掌握制度要求，严格执行制度规定。2.负责应付账款结算审核工作，核验结算资料的真实性、合法性、完整性，确认应付账款金额，建立健全应付账款台账，做好应付账款明细核算，确保财务数据真实、准确、完整。3.负责应付账款支付审核、支付执行工作，严格按照审批流程办理支付手续，核对支付信息，确保支付合规、准确、及时，防范支付风险、票据风险。4.负责应付账款全流程管控，跟踪结算、支付进度，排查结算、支付过程中的风险隐患，及时发现并处置异常情况，做好风险防控工作。5.负责应付账款相关资料的归档、保管工作，建立归档台账，规范档案管理，严格执行档案查阅审批流程，确保资料安全、可追溯。6.负责配合公司监督、审计部门开展应付账款相关检查工作，提供所需的财务资料、核算数据及相关记录，及时整改检查中发现的问题。7.负责及时更新国家相关法律法规、税收政策，结合公司业务实际，优化应付账款结算与支付流程，提升管理效率和风险防控能力。第二十一条审批人职责1.负责应付账款结算、支付的终审工作，严格按照本制度及公司相关规定，对结算审核、支付审核情况进行全面审核，确保结算、支付合规、合理、安全。2.负责把控应付账款结算、支付过程中的重大风险，对发现的异常情况、违规问题，及时责令相关部门核实、整改，杜绝虚假结算、违规支付等行为。3.负责审批应付账款结算周期、支付时限的调整，审批大额应付账款支付，确保审批决策科学、合规，符合公司整体利益及工业机器人行业发展需求。第二十二条监督审计部门职责1.负责对公司应付账款结算与支付管理制度的执行情况进行全程监督、检查，确保制度落地执行，及时发现制度执行过程中的问题，提出修订完善建议。2.负责对应付账款结算、支付全流程进行审计检查，重点排查虚假结算、违规支付、重复支付、资金挪用等违规违纪行为，防范财务风险、廉政风险。3.负责对检查、审计过程中发现的问题，出具检查报告、审计报告，明确整改要求、整改时限，跟踪整改落实情况，确保问题整改到位。4.负责受理应付账款结算、支付相关的投诉、举报，及时核实处理，对违规违纪人员，按公司相关规定追究责任，涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第六章风险防控管理第二十三条票据风险防控1.严格把控结算凭证审核关，财务部需通过税务系统、发票查验平台等合法渠道，核验发票的真实性、合法性，杜绝接收虚开、伪造、变造、过期的发票及其他无效凭证，对查验异常的发票，及时退回供应商，并追究相关责任人责任。2.若采用票据支付方式，需严格按照票据管理相关规定，审核票据的真实性、有效性、完整性，核对票据票面信息、背书信息，确保票据无瑕疵、无风险；做好票据领用、开具、交付、保管等相关记录，指定专人负责票据管理，防范票据丢失、被盗、伪造等风险。3.定期对结算凭证、票据相关资料进行排查，及时发现票据风险隐患，采取相应的防控措施，避免因票据问题导致公司资金损失、税务风险。第二十四条支付风险防控1.严格执行支付审核流程，三级审核缺一不可，确保每一笔支付都经过合规审核，杜绝未经审核、审核不合规的支付行为。2.严格核对支付信息，重点核对供应商名称、银行账号、开户行、支付金额等核心信息，确保支付信息与审批信息、结算信息一致，避免因信息错误导致支付错误、资金流失。3.建立重复支付排查机制，财务部定期对已支付、待支付的应付账款进行排查，核对支付记录、结算记录，杜绝重复支付、虚假支付等行为，对发现的重复支付款项，及时采取追回措施，追究相关责任人责任。4.加强大额支付风险防控，大额应付账款支付需额外提交说明，经多层级审核审批，支付执行过程中全程跟踪，确保大额资金支付安全、合规。第二十五条履约风险防控1.业务部门需加强对供应商履约情况的跟踪、管控，在合同履行过程中，及时发现供应商履约异常（如延期履约、产品质量不合格、服务不到位等），及时与供应商沟通整改，避免因履约异常导致结算、支付风险。2.建立供应商信用管理机制，定期对供应商信用情况进行评估，对信用不良、履约能力不足的供应商，及时调整合作策略，避免与其发生大额应付账款往来，防范履约风险、支付风险。3.结算、支付过程中，若发现供应商存在违约行为，需暂停结算、支付流程，由业务部门牵头处理违约事宜，追究供应商违约责任，待违约问题解决后，再继续推进结算、支付工作。第二十六条信息保密与脱敏防控1.所有参与应付账款结算、支付、管控的工作人员，需严格遵守公司保密规定，妥善保管公司资金信息、供应商敏感信息、业务合作细节、结算支付资料等相关信息，不得擅自泄露、传播。2.做好信息脱敏处理，结算支付相关资料、台账中，不得出现公司具体银行账号、核心资金数据、供应商核心商业信息等敏感内容，采用模糊表述、统一编号等方式进行脱敏，确保无任何可追溯至企业敏感信息的细节。3.严格执行资料查阅、借阅审批流程，未经批准，任何人员不得查阅、借阅应付账款结算支付相关资料，严禁私自复制、摘抄敏感信息，防范信息泄露风险。第七章监督考核与责任追究第二十七条监督机制1.日常监督：财务部负责对公司应付账款结算与支付全流程进行日常监督，定期检查结算审核、支付审核、支付执行、资料归档等工作情况，及时发现问题、督促整改，确保制度执行到位。2.专项监督：监督审计部门每季度至少开展一次应付账款专项监督检查，重点检查制度执行情况、结算支付合规性、风险防控情况，排查违规违纪行为，出具专项检查报告，提出整改建议，跟踪整改落实情况。3.全员监督：建立全员监督反馈机制，鼓励公司全体员工对应付账款结算、支付过程中的违规操作、弄虚作假、信息泄露、资金挪用等行为进行反馈、举报，反馈举报渠道公开，公司对反馈举报人员给予保密，对有效反馈举报重大问题的，给予适当表彰奖励。第二十八条考核标准应付账款结算与支付管理考核纳入公司各相关部门、相关人员的年度绩效考核，考核周期为年度考核，考核重点包括：制度执行情况、结算支付合规性、结算支付及时性、资料完整性、风险防控情况、异议处理效率等方面，考核标准由财务部结合公司绩效考核管理制度制定，报公司管理层审批后实施。考核结果分为优秀、合格、不合格三个等级，考核优秀的部门及个人，给予表彰奖励；考核合格的，正常开展后续工作；考核不合格的，给予1个月的整改期，整改期间加强指导，整改后仍不合格的，扣除相应绩效分数，调整岗位或按公司相关规定处理。对结算支付工作高效、无违规记录、风险防控到位的部门及个人，优先给予评优评先、岗位晋升等奖励；对存在违规操作、工作失误导致公司损失的，取消考核优秀资格，追究相关责任。第二十九条责任追究对在应付账款结算、支付、管控过程中，存在违规操作、弄虚作