基层卫生院档案管理制度

PAGE基层卫生院档案管理制度一、总则（一）目的为加强基层卫生院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生院各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本卫生院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于基层卫生院各科室及全体工作人员在工作中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则卫生院档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或指定专人负责，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映卫生院各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集、整理卫生院在工作中形成的各类档案，确保档案的完整性，不遗漏重要信息。4.保密性原则对涉及国家机密、卫生院商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。二、档案管理机构与人员职责（一）档案管理机构设立专门的档案管理科室或档案室，负责统一管理卫生院的档案。档案室应具备必要的档案保管设施，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设备。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等日常管理工作。2.制定和完善档案管理制度，指导各科室做好档案的形成、积累和整理工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。4.积极开发利用档案信息资源，为卫生院的决策、医疗、教学、科研等工作提供服务。5.参加档案业务培训，不断提高档案管理业务水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类档案包括卫生院的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.医疗业务类档案涵盖病历档案、医疗文书、检验检查报告、护理记录、手术记录、医疗纠纷处理档案等。3.教学科研类档案如教学计划、教案、科研项目申报材料、科研成果、学术论文等。4.设备物资类档案包括设备购置合同、设备验收报告、设备使用说明书、物资采购清单、库存盘点记录等。5.基建档案涉及卫生院基本建设项目的立项审批文件、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。6.其他类档案不属于上述分类的其他特殊档案，如荣誉证书、捐赠协议等。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对各类档案进行统一编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号方法如下：1.行政管理类档案编号：采用“XZ年份流水号”的形式，其中“XZ”表示行政管理类档案，年份为档案形成年份，流水号为该年份内此类档案的顺序号。2.医疗业务类档案编号：根据病历档案的编号规则进行，病历档案编号一般为“年份科室代码病历序号”，其他医疗业务类档案可在此基础上进行适当扩展和细化。3.教学科研类档案编号：采用“JXKY年份流水号”，“JXKY”表示教学科研类档案，年份和流水号含义同行政管理类档案编号。4.设备物资类档案编号：按照设备或物资的类别和购置时间进行编号，如“SB设备类别代码购置年份流水号”，物资档案编号可参照此方法。5.基建档案编号：根据建设项目的名称和阶段进行编号，如“JJ项目名称缩写建设阶段代码流水号”。6.其他类档案编号：根据档案的性质和特点，自行制定编号规则，但应保持编号的系统性和连贯性。四、档案的收集与整理（一）收集范围各科室应按照档案管理要求，及时收集本科室在工作中形成的各种文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、照片、录音录像等。收集范围应涵盖以下方面：1.上级部门下发的与卫生院工作相关的文件、通知、指示等。2.卫生院制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告等。3.医疗业务活动中产生的各种病历、检查报告、治疗记录、护理记录等。4.教学、科研工作中的教案、论文、科研项目资料等。5.设备物资采购与管理过程中的相关文件、合同、清单等。6.基本建设项目的立项、设计、施工、验收等文件资料。7.人事、财务、后勤等管理工作中形成的各类档案。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.对收集到的档案材料，应进行初步整理，剔除重复、无用的文件，保证档案材料的质量。3.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理，并进行备份存储。4.照片、录音录像等特殊载体档案，应同时收集相关的文字说明材料，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。（三）整理方法1.分类整理按照档案分类方案，将收集到的档案材料进行分类，同类档案再按照时间顺序或重要程度进行排列。2.编号装订对整理好的档案进行编号，并按照一定的顺序进行装订。装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。3.编目著录编制档案目录，对每份档案的题名、编号、日期、来源、保管期限等信息进行著录，以便快速查找和利用档案。4.装盒上架将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息，然后按照档案架的排列顺序上架存放。五、档案的归档与保管（一）归档时间各科室应在每年年底前，将本年度形成的档案材料整理归档完毕，移交档案室统一保管。对于一些重要的、紧急的档案材料，应及时归档。（二）归档程序1.各科室档案管理人员对整理好的档案进行自查，确保档案的准确性和完整性。2.填写档案移交清单，注明档案的类别、数量、起止日期等信息，一式两份，科室和档案室各执一份。3.科室档案管理人员将档案移交清单和档案材料一并送交档案室，档案室管理人员进行核对验收，无误后在移交清单上签字确认。（三）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管的档案主要包括卫生院的重要规章制度、人事任免文件、财务决算报告、基本建设项目的重要文件等，这些档案对卫生院的发展具有重要的历史和现实意义，应永久保存。2.长期保管的档案一般为保存期限在10年以上至50年的档案，如医疗业务中的部分病历档案、教学科研项目的重要资料、设备物资的主要档案等。3.短期保管的档案保存期限在10年以下的档案，如一般性的行政文件、临时性的工作计划与总结等。（四）保管要求1.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护，防止数据丢失或损坏。5.严格执行档案保密制度，非档案管理人员未经批准不得进入档案室，查阅档案应办理相关手续。六、档案的查阅与借阅（一）查阅范围因工作需要，卫生院内部人员可以查阅与本人工作相关的档案。外部单位或个人查阅档案，应按照国家有关规定和卫生院的相关制度办理审批手续。（二）查阅程序1.内部人员查阅档案填写档案查阅申请表，注明查阅档案的类别、编号、查阅目的等信息，经所在科室负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外部单位或个人查阅档案查阅单位或个人应出具正式介绍信，说明查阅档案的目的和范围，填写档案查阅申请表，经卫生院主管领导批准后，由档案室管理人员陪同查阅。（三）借阅范围一般情况下，档案原件不得外借。因特殊原因确需借阅的，应按照以下程序办理：1.填写档案借阅申请表，注明借阅档案的类别、编号、借阅期限等信息，经所在科室负责人和档案室负责人签字同意后，报卫生院主管领导审批。2.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案原件，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。（四）查阅与借阅登记档案室管理人员应对档案的查阅和借阅情况进行详细登记，记录查阅或借阅人员的姓名、单位、查阅或借阅时间、档案名称和编号等信息，以便跟踪档案的流向和使用情况。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则定期对已到保管期限的档案进行鉴定，根据档案的实际保存价值，确定档案的存毁。鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室管理人员、相关业务科室负责人和卫生院主管领导组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.审查档案内容对档案的真实性、完整性、准确性进行审查，判断档案是否仍具有保存价值。2.考虑现实利用需求分析档案在当前卫生院各项工作中的利用情况，评估其对今后工作的参考价值。3.参考相关规定和标准依据国家有关档案保管期限的规定和行业标准，结合卫生院的实际情况，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后决定销毁的档案，编制档案销毁清单，注明档案的类别、编号、题名、保管期限等信息，一式两份。2.档案销毁清单经档案室负责人审核、卫生院主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应有专人监督，并在销毁清单上签字确认。4.销毁后的档案销毁清单应妥善保存，以备查考。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标与规划制定档案信息化建设目标和规划，逐步实现档案管理的数字化、网络化和智能化。建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等业务流程的信息化管理。（二）电子档案管理1.电子文件的收集与整理各科室在工作中形成的电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行收集和整理，并及时移交档案室。档案室对电子文件进行分类、编号、存储等管理。2.电子档案的存储与备份电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。3.电子档案的安全管理建立电子档案安全管理制度，采取加密、防火墙、防病毒等技术措施，确保电子档案的安全。严格控制电子档案的访问权限，防止电子档