银行贷款档案保管制度

PAGE银行贷款档案保管制度一、总则（一）目的为加强银行贷款档案的管理，确保贷款档案的完整、安全和有效利用，规范贷款业务操作流程，防范信贷风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行办理的各类贷款业务档案的保管，包括但不限于公司贷款、个人贷款、票据贴现等业务所形成的档案资料。（三）基本原则1.真实性原则：贷款档案应如实反映贷款业务的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集与贷款业务相关的各种文件、资料，保证档案资料的完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范对贷款档案进行整理、分类、编号和保管，确保档案管理工作的规范化。4.保密性原则：严格遵守保密规定，对涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的贷款档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.安全性原则：采取有效措施确保贷款档案的安全，防止档案损坏、丢失、被盗等情况发生。二、贷款档案的内容（一）借款人基本资料1.营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证、法定代表人身份证明书、法定代表人身份证复印件等。2.公司章程、董事会决议、股东会决议等公司治理文件。3.企业近三年财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表）及近期财务状况说明。4.法定代表人及主要管理人员简历、个人信用报告。（二）贷款申请资料1.借款申请书，详细说明借款金额、用途、期限、还款来源及还款方式等。2.贷款项目可行性研究报告或项目批复文件。3.抵押物清单、产权证明文件、评估报告；质押物清单、权利凭证、评估报告；保证人营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证、法定代表人身份证明书、法定代表人身份证复印件、公司章程、董事会决议、股东会决议、近三年财务报表、个人信用报告、保证合同等。（三）贷款调查资料1.贷款调查报告，包括借款人基本情况、经营状况、财务状况、信用状况、贷款用途及还款能力分析等。2.实地调查记录，包括对借款人生产经营场所、设备、库存等实地查看的情况记录。3.与借款人及相关人员的谈话记录。（四）贷款审批资料1.贷款审批表，记录贷款审批过程中的各项意见和决策。2.信贷审批委员会会议纪要或审批意见。3.上级主管部门审批文件（如有）。（五）贷款合同及相关文件1.借款合同，明确借贷双方的权利和义务。2.保证合同（如有）、抵押合同、质押合同等担保合同。3.借款借据，作为贷款发放的凭证。（六）贷款发放与支付资料1.贷款发放审批表。2.支付委托书、受托支付凭证等贷款支付相关文件。3.资金流向监控记录。（七）贷后管理资料1.贷后检查报告，定期对借款人经营状况、财务状况、还款能力等进行检查的记录。2.贷款风险分类资料，按照规定对贷款进行风险分类的相关文件。3.逾期贷款催收记录，包括催收通知书、催收电话记录、上门催收记录等。4.贷款展期申请及审批资料（如有）。（八）贷款结清与核销资料1.贷款还款凭证、利息清单等贷款结清证明文件。2.贷款核销申请及审批资料，包括核销原因、核销依据、核销程序等相关文件。三、贷款档案的整理与分类（一）整理要求1.对收集到的贷款档案资料进行分类整理，去除重复、无效的资料。2.对每份资料进行编号，确保编号的唯一性和系统性。3.对资料进行装订，保证资料的整齐、牢固。（二）分类方法1.按贷款业务类型分类：分为公司贷款档案、个人贷款档案、票据贴现档案等。2.按贷款流程阶段分类：分为贷款申请阶段档案、调查阶段档案、审批阶段档案、发放与支付阶段档案、贷后管理阶段档案、结清与核销阶段档案等。3.按档案内容性质分类：分为借款人基本资料、贷款申请资料、贷款调查资料、贷款审批资料、贷款合同及相关文件、贷款发放与支付资料、贷后管理资料、贷款结清与核销资料等。四、贷款档案的编号与标识（一）编号规则1.贷款档案编号应包含业务类型、年份、流水号等信息。例如，公司贷款档案编号格式为：GS[年份][流水号]，其中GS表示公司贷款；个人贷款档案编号格式为：GR[年份][流水号]，其中GR表示个人贷款。2.流水号应按照顺序依次编排，确保编号的连续性和唯一性。（二）标识方法1.在每份档案资料首页右上角加盖档案编号章，注明档案编号。2.在档案盒或档案袋上标明档案编号、业务类型、保管期限等信息。五、贷款档案的保管期限（一）短期档案保管期限为5年，适用于一些时效性较强、对后续业务参考价值相对较小的贷款档案，如部分临时性贷款业务档案等。（二）中期档案保管期限为10年，主要包括一般额度的贷款业务档案，这些档案对本行在一定时期内的信贷业务评估和风险分析具有一定的参考作用。（三）长期档案保管期限为15年及以上，涉及重大贷款项目、长期贷款业务以及具有重要历史价值和法律意义的贷款档案，如大型企业的长期固定资产贷款档案等。六、贷款档案的保管场所与设施（一）保管场所1.应设立专门的贷款档案保管库，确保保管库安全、干燥、通风良好。2.保管库应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等功能。（二）保管设施1.配备档案架、档案柜等存放设备，按照档案分类顺序进行排列，便于查找和管理。2.安装温湿度控制设备，保持保管库内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。3.配备消防设备，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护。4.安装防盗报警装置，如监控摄像头、门禁系统等，确保保管场所的安全。七、贷款档案的保管与借阅（一）保管职责1.设立档案管理员岗位，负责贷款档案的日常整理、保管、借阅登记等工作。2.档案管理员应定期对贷款档案进行检查、核对，确保档案的完整性和准确性。3.对发现的档案问题及时进行记录和报告，并采取相应的措施进行处理。（二）借阅规定1.内部人员因工作需要借阅贷款档案时，应填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅档案名称及编号、预计归还日期等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理员处办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自涂改、转借、丢失或损坏。4.外部机构或人员因司法查询、审计等特殊原因需要查阅贷款档案时，应出具相关证明文件，经本行合规部门审核、行领导批准后，由档案管理员陪同查阅，并做好查阅记录。八、贷款档案的保密与安全管理（一）保密措施1.对涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的贷款档案，档案管理员应严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露。2.在档案整理、保管、借阅等过程中，采取必要的保密措施，如对敏感信息进行遮盖、加密存储等。3.与档案管理人员签订保密协议，明确其保密责任和义务。（二）安全管理1.加强对保管场所的安全防范，定期检查安全设施的运行情况，确保其正常有效。2.对档案资料的出入库进行严格登记，详细记录档案的名称、编号、出入库时间、经手人等信息。3.定期对贷款档案进行备份，采用电子存储和纸质存储相结合的方式，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案丢失。九、贷款档案的销毁（一）销毁条件1.贷款档案保管期限届满，且已无继续保存价值的。2.因贷款业务结清、核销等原因，相关档案资料已完成其历史使命的。3.经鉴定确属无效或不应保存的档案资料。（二）销毁程序1.由档案管理员提出贷款档案销毁申请，填写《贷款档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.经所在部门负责人审核、合规部门审查、行领导批准后，方可进行销毁。3.销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底