改厕档案管理制度

PAGE改厕档案管理制度一、总则（一）目的为加强改厕档案管理，确保改厕工作相关信息的完整、准确、规范，便于查询、统计和分析，为改厕工作的决策、监督和评估提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所涉及的各类改厕项目档案管理工作，包括农村改厕、城镇改厕等相关档案资料的收集、整理、归档、保管、利用等环节。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映改厕工作实际情况，确保数据准确、资料可靠。2.完整性原则：全面收集改厕工作各个环节产生的文件、资料、记录等，保证档案的完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理，确保档案格式、内容等符合要求。4.保密性原则：对涉及个人隐私、工作机密等信息严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、检索和利用。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善改厕档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门做好改厕档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一保管改厕档案，建立档案数据库，实现档案信息化管理。4.负责档案的查阅、借阅、复制等利用服务，并做好登记和记录。5.定期对档案进行鉴定、销毁，并做好相关手续。（二）项目实施部门职责1.负责本部门改厕项目档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案资料的真实、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和信息。（三）相关人员职责1.改厕项目工作人员负责在工作过程中及时形成、收集和整理各自工作范围内的档案资料，并按规定移交。2.档案管理人员应具备专业知识和技能，认真履行档案管理职责，确保档案管理工作的质量。三、档案收集（一）收集范围1.改厕项目申报文件、审批文件、实施方案等。2.改厕项目合同、协议等。3.改厕工程设计图纸、施工图纸、变更记录等。4.改厕物资采购清单、发票、质量检验报告等。5.改厕施工过程中的照片、视频、施工日志、监理记录等。6.改厕农户信息登记表、验收表、满意度调查等。7.改厕工作的会议记录、总结报告、统计报表等。8.其他与改厕工作相关的文件、资料。(二)收集要求1.项目实施部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、准确收集。2.收集的档案资料应齐全、完整，签字盖章手续完备。3.对收集的电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并做好备份存储。4.收集过程中发现档案资料有缺失、损坏等情况，应及时补充或修复。四、档案整理（一）分类标准1.项目管理类：包括项目申报、审批、合同、验收等文件。2.工程技术类：设计图纸、施工图纸、变更记录、施工日志等。3.物资管理类：物资采购清单、发票、质量检验报告等。4.农户信息类：农户信息登记表、验收表、满意度调查等。5.工作记录类：会议记录、总结报告、统计报表等。6.其他类：不属于以上分类的其他相关文件、资料。（二）整理方法1.按照分类标准对收集的档案资料进行分类。2.对每一类档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.对每份档案资料进行编目，编目内容包括文件题名、编号、日期、来源、保管期限等。4.按照一定的顺序对档案资料进行排列，如时间顺序、重要程度等。（三）装订要求1.对纸质档案资料进行装订，确保整齐、牢固。2.装订时应去除金属物，采用左侧装订，装订线距左侧边缘15mm。3.对纸张规格不一致的档案资料，应进行折叠或裱糊处理，使其规格统一。五、档案归档（一）归档流程1.项目实施部门整理好档案资料后，填写档案移交清单，一式两份。2.档案管理部门对移交的档案资料进行审核，审核无误后在移交清单上签字确认。3.双方各保留一份移交清单，档案管理部门将档案资料按照归档要求进行存放。（二）归档期限1.改厕项目档案应在项目结束后[X]个月内完成归档。2.对一些时效性较强的档案资料，应及时归档，确保档案的及时性和完整性。（三）归档存储1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。3.对电子档案，应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。六、档案保管（一）保管期限1.改厕项目档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括项目申报文件、审批文件、重要合同、验收报告等。3.长期保管的档案包括工程技术资料、物资采购资料等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案包括农户信息登记表、满意度调查等，保管期限为[X]年。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，保证档案的完整性。4.严格遵守档案保密制度，防止档案信息泄露。七、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、相关政府部门因工作检查、审计等需要查阅档案。3.其他经公司/组织批准的单位或个人因研究、学习等需要查阅档案。（二）利用流程1.查阅、借阅档案应填写申请表，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批结果，为查阅、借阅人员提供档案，并做好登记和记录。4.查阅、借阅人员应在规定的期限内归还档案，如需延期，应办理延期手续。5.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案资料，未经批准不得查阅、借阅和公开。2.查阅、借阅档案人员应爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员等组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）销毁流程1.档案鉴定小组将鉴定意见报公司/组织领导审批。2.经批准同意销毁的档案，应编制销毁清单，一式两份。3.档案管理部门按照销毁清单对档案进行销毁，销毁过程应有专人监督，并在销毁清单上签字确认。4.销毁清单应永久保存。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的改厕档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率和质量，方便档案信息的共享和交流。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责档案信息化管理系统的数据录入工作，确保录入数据的准确、完整。2.定期对档案信息化管理系统的数据进行维护和更新，保证数据的时效性和有效性。