档案室财务管理制度

PAGE档案室财务管理制度一、总则（一）目的为了加强本档案室财务管理，规范财务行为，确保档案管理工作的顺利开展，保障档案室资产的安全与完整，提高资金使用效益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本档案室实际情况，制定本财务管理制度。（二）适用范围本制度适用于本档案室全体工作人员及与档案室财务活动相关的各类事项。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务规章制度，依法进行财务活动。2.规范性原则：建立健全各项财务管理制度和流程，规范财务核算和管理行为。3.真实性原则：财务信息应真实、准确、完整地反映档案室财务状况和经营成果。4.效益性原则：合理配置资源，提高资金使用效益，确保档案室各项工作的有效开展。二、财务管理职责（一）档案室负责人职责1.对档案室财务管理工作负总责，领导和监督财务管理制度的贯彻执行。2.审核重大财务事项，确保财务决策符合档案室整体利益和发展战略。3.协调档案室与外部相关部门的财务关系，保障财务工作的顺利进行。（二）财务人员职责1.负责财务核算工作，按照国家统一的会计制度进行账务处理，及时、准确地编制财务报表。2.严格执行财务审批制度，对各项费用支出进行审核，确保支出合规、合理。3.负责资金管理，做好资金的收付、结算和保管工作，保障资金安全。4.定期进行财务分析，为档案室领导提供财务决策依据，提出改进财务管理的建议和措施。5.协助做好档案资产管理工作，定期进行资产清查，确保资产账实相符。（三）其他人员职责1.各部门负责人负责本部门费用预算的编制和执行，严格控制部门费用支出。2.全体工作人员应遵守财务管理制度，配合财务人员做好财务管理工作，如实提供财务相关信息。三、预算管理（一）预算编制1.每年末，财务人员应根据档案室下一年度工作计划和任务，结合历史数据和实际情况，编制年度财务预算草案。2.预算草案应包括收入预算、支出预算、资金预算等内容，并按项目和类别进行详细分类。3.各部门应根据本部门工作任务和业务需求，提出本部门的费用预算建议，经档案室负责人审核后报财务人员汇总。4.财务人员对各部门上报的预算建议进行审核、平衡，形成年度财务预算方案，提交档案室负责人审批。（二）预算执行1.经批准的年度财务预算是档案室财务工作的依据，各部门应严格按照预算执行。2.财务人员应建立预算执行台账，对预算执行情况进行跟踪、监控，及时掌握预算执行进度。3.如遇特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行申报和审批。调整预算的申请应详细说明调整的原因、金额及对其他预算项目的影响。（三）预算考核1.年末，财务人员应对各部门预算执行情况进行考核，考核指标包括预算完成率、费用控制率等。2.预算考核结果应与部门和个人绩效挂钩，对预算执行情况好的部门和个人给予奖励，对未完成预算任务或费用控制不力的部门和个人进行相应处罚。四资金管理（一）资金收入管理1.档案室的资金收入主要包括财政拨款、业务收入、捐赠收入等。2.各项收入应及时足额入账，财务人员应严格按照相关规定进行核算和管理。3.对于财政拨款，应确保专款专用，按照规定的用途和范围使用资金。4.业务收入应按照合同约定及时收取，加强应收账款管理，定期进行催收，确保资金回笼。（二）资金支出管理1.严格执行财务审批制度，所有支出必须经过审批后方可支付。2.支出审批流程：经办人填写费用报销单，注明支出事由、金额、附件等信息，经部门负责人审核签字后，报财务人员审核，最后由档案室负责人审批。3.财务人员应按照国家法律法规和财务制度的规定，对支出的真实性、合法性、合理性进行审核，对不符合规定的支出予以拒绝报销。4.费用报销应提供真实、有效的原始凭证，原始凭证应包括发票、收据、合同等，确保凭证内容完整、手续齐全。5.严格控制现金支出，除按规定可以使用现金支付的情况外，其他支出应通过银行转账等方式进行结算。（三）资金安全管理1.加强资金安全防范意识，确保资金存放安全。财务人员应妥善保管财务印章、票据、密码等重要物品，防止丢失和被盗用。2.定期进行银行账户余额核对，及时发现和处理异常情况。3.加强对财务人员的安全教育和培训，提高其安全防范能力和风险意识。五、资产管理（一）资产分类与计价1.档案室资产主要包括固定资产、无形资产、流动资产等。2.固定资产是指使用期限超过一年，单位价值在规定标准以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产，如办公设备、档案存储设备等。固定资产应按照取得时的实际成本计价。3.无形资产是指企业拥有或者控制的没有实物形态的可辨认非货币性资产，如档案管理软件等。无形资产应按照成本进行初始计量。4.流动资产是指预计在一个正常营业周期中变现、出售或耗用，或者主要为交易目的而持有，或者预计在资产负债表日起一年内（含一年）变现的资产，如库存现金、银行存款、应收账款等。流动资产应按照实际发生额计价。（二）资产购置与验收1.各部门根据工作需要提出资产购置申请，经档案室负责人审批后，由采购部门负责采购。2.资产购置应遵循公开、公平、公正的原则，选择合适的供应商和采购方式，确保资产质量和价格合理。3.资产到货后，采购部门应及时组织相关人员进行验收，验收内容包括资产的数量、规格、型号、质量等。验收合格后，填写验收报告，办理资产入库手续。（三）资产使用与保管1.资产使用部门应指定专人负责资产的保管和使用，确保资产的安全和正常运行。2.建立资产使用台账，记录资产的领用、归还、维修、报废等情况。3.定期对资产进行清查盘点，确保资产账实相符。清查盘点工作每年至少进行一次，清查结果应形成报告，对盘盈、盘亏的资产应及时查明原因，按照规定进行处理。（四）资产处置1.资产处置应遵循公开、公正、公平的原则，按照规定的程序进行审批。2.资产处置方式包括出售、报废、捐赠等。对于达到使用年限或因技术进步等原因无法继续使用的资产，应及时办理报废手续。3.资产处置收入应及时足额入账，按照规定进行核算和管理。六、成本费用管理（一）成本费用分类1.档案室成本费用主要包括人员费用、办公费用、设备购置与维护费用、档案整理与保管费用等。2.人员费用包括工资、奖金、福利等；办公费用包括办公用品、水电费、通讯费等；设备购置与维护费用包括设备购置款、维修保养费等；档案整理与保管费用包括档案整理费、存储设备租赁费、档案保护用品费等。（二）成本费用控制1.建立成本费用控制制度，明确各部门成本费用控制目标和责任。2.加强对各项成本费用的预算管理，严格控制费用支出，确保费用支出不超过预算指标。3.优化业务流程，提高工作效率，降低不必要的成本费用。4.定期对成本费用进行分析，找出成本费用控制的薄弱环节，采取有效措施加以改进。七、财务报告与财务分析（一）财务报告1.财务人员应定期编制财务报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.财务报告应真实、准确、完整地反映档案室财务状况和经营成果，按照规定的格式和内容进行编制。3.财务报告编制完成后，应及时报送档案室负责人及相关部门，并进行存档。（二）财务分析1.定期进行财务分析，为档案室领导提供决策依据。财务分析应包括财务状况分析、经营成果分析、资金使用效益分析等内容。2.财务分析方法可采用比较分析法、比率分析法、趋势分析法等，通过对财务数据的分析，揭示财务状况和经营成果的变化趋势及存在的问题。3.根据财务分析结果，提出改进财务管理的建议和措施，为档案室的发展提供支持。八、财务监督与检查（一）内部监督1.建立健全内部财务监督制度，加强对财务活动的日常监督和检查。2.财务人员应定期对财务收支、资产状况等进行自查，发现问题及时整改。3.档案室负责人应