代建中心档案管理制度

PAGE代建中心档案管理制度一、总则（一）目的为加强代建中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在代建工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于代建中心各部门及全体工作人员在代建项目实施过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：代建中心档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映代建项目的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集代建项目各环节形成的档案，保证档案的齐全。4.规范性原则：档案的形成、整理、保管、利用等应符合国家相关法律法规和行业标准。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善代建中心档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理代建中心各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.负责档案的保管、保护，确保档案的安全和完整。4.建立档案检索系统，提供档案查询、借阅等服务。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识。（二）各部门职责1.负责本部门在代建项目实施过程中形成档案的收集、整理和移交工作。2.明确一名档案兼职管理人员，负责本部门档案工作的日常管理，并配合档案管理部门做好相关工作。3.严格按照档案管理制度的要求，规范本部门档案的形成和管理，确保档案质量。（三）工作人员职责1.各岗位工作人员在工作过程中应及时将形成的档案材料移交本部门兼职档案管理人员，确保档案的及时收集。2.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。3.积极配合档案管理部门的工作，按照要求提供档案利用服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件：包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等。2.勘察设计文件：如地质勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件等。3.工程招投标文件：招标文件、投标文件、评标报告等。4.工程合同文件：代建合同、建设工程施工合同、监理合同、材料设备采购合同等。5.工程建设过程文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更通知、工程质量检验报告、工程进度报告等。6.工程竣工验收文件：竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。7.其他与代建项目相关的文件：如会议纪要、来往信函、影像资料等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集的责任人，及时收集本部门在代建项目实施过程中形成的各类档案。2.档案收集应确保齐全、完整，不得遗漏重要文件。3.对收集到的档案应进行初步审核，确保文件内容真实、准确，签字盖章齐全。（三）整理原则1.遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和纸质档案的查阅。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等进行分类，可分为工程前期类、工程建设类、工程竣工验收类等。2.组卷：将同一类别的档案按照一定的数量和顺序进行组卷，卷内文件应排列有序。3.编目：对每卷档案编制卷内目录，注明文件题名、日期、页号等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。（二）档案上架1.按照档案分类方案，将整理好的档案上架存放，便于查找和管理。2.档案应排列整齐，标识清晰，注明档案类别、年度、项目名称等信息。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括代建项目的重要文件、合同协议、竣工验收报告等；长期保管的档案一般为10年以上，如工程建设过程中的重要文件等；短期保管的档案为10年以下。（四）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，一般每年不少于一次。2.检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等，发现问题及时采取措施进行处理。（五）档案数字化1.逐步推进档案数字化工作，将重要档案进行扫描录入，建立电子档案数据库。2.电子档案应与纸质档案同步管理，确保内容一致，并做好数据备份和安全防护。五、档案的利用（一）利用范围1.代建中心内部工作人员因工作需要查阅档案。2.相关部门或单位因工作联系需要查阅档案。3.法律法规规定的其他查阅档案的情形。（二）利用流程1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门对申请表进行审核，符合条件的予以批准，并安排查阅。4.查阅人应在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出。5.查阅过程中如需复印或摘录档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）借阅管理1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。4.借阅期满后，借阅人应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查。（四）档案统计1.档案管理部门应建立档案利用统计台账，对档案的查阅、借阅等情况进行详细记录。2.定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，结合代建项目的实际情况，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门编制《档案销毁清册》，注明档案的题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经鉴定小组组长签字确认后，报代建中心领导审批。3.