人社局档案管理制度划分

PAGE人社局档案管理制度划分一、总则（一）目的为加强人社局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在人力资源和社会保障工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于人社局机关各科室、所属事业单位以及局属各部门在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则人社局档案工作实行集中统一管理，由专门的档案管理机构或指定专人负责，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案内容应真实反映工作实际情况，确保档案的完整性，不得遗漏重要信息。3.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案的安全与保密，防止档案信息泄露、丢失或损坏。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案利用效率，方便工作人员查阅和使用档案。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置人社局设立综合档案室，负责全局档案的集中统一管理。综合档案室配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案管理工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管本局在各项工作中形成的各类档案，确保档案的齐全、完整和安全。3.对档案进行分类、编目、上架，建立健全档案检索体系，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁已到保管期限的档案。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.开展档案业务培训和指导工作，提高全局工作人员的档案管理意识和业务能力。7.积极开发档案信息资源，为领导决策和各项工作提供参考依据。三、档案分类及编号（一）档案分类1.文书档案上级文件：包括党中央、国务院、人社部及上级党委、政府等部门下发的文件。本局文件：本局制发及与其他部门联合制发的各类文件。会议文件：本局召开的各类会议形成的文件材料。人事文件：干部任免、调配、考核、奖惩等人事管理方面的文件。业务文件：人力资源和社会保障业务工作中形成的各类文件。其他文件：不属于以上分类的其他文书文件。2.业务档案就业创业档案：包括就业登记、失业登记、创业扶持、职业介绍等方面的档案材料。社会保险档案：养老保险、医疗保险、失业保险工伤保险、生育保险等社会保险业务形成的档案。人事人才档案：干部人事档案、专业技术人员档案、技能人才档案等。劳动监察档案：劳动保障监察执法过程中形成的各类档案材料。劳动人事争议仲裁档案：劳动人事争议仲裁案件的受理、审理、裁决等环节形成的档案。其他业务档案：与人力资源和社会保障业务相关的其他专门档案。3.声像档案照片档案：反映本局重要活动、工作场景、先进人物等方面的照片。录音档案：本局重要会议、讲座、访谈等活动的录音资料。录像档案：本局重大活动、培训课程、工作汇报等的录像资料。4.实物档案荣誉证书：本局获得的各类荣誉证书、奖牌、奖杯等实物。印章：本局及所属部门使用的各类印章。其他实物：具有保存价值的其他实物。（二）档案编号1.文书档案编号文书档案编号采用年度保管期限流水号结构。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文书档案。2.业务档案编号业务档案编号根据不同业务类型，采用相应的编号规则。例如，社会保险档案编号可采用参保单位编码业务类别年度流水号的结构。3.声像档案编号声像档案编号采用年度类别顺序号结构。例如：2023照片001，表示2023年形成的第1张照片档案。4.实物档案编号实物档案编号采用实物类别年度顺序号结构。例如：荣誉证书20i3001，表示2023年获得的第1个荣誉证书。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各科室、所属事业单位及局属各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保形成的各类档案及时、完整地移交档案室。2.收集范围包括纸质文件、电子文件、声像资料、实物等。对于重要活动、重大事件形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集。3.档案收集人员应认真核对档案材料的完整性、准确性，对不符合要求的档案材料，应及时退回相关部门进行补充或更正。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案分类方案，对收集到的档案材料进行分类整理。2.文书档案整理对文件材料进行排序，按照文件的形成时间或重要程度进行排列。去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。采用A4纸规格对破损或小于A4纸的文件进行粘贴或折叠。填写卷内文件目录，包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。装订文件，采用三孔一线的方法进行装订，确保文件整齐、牢固。编制案卷封面，包括全宗名称、类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件数、页数、归档号等内容。3.业务档案整理根据不同业务档案的特点，制定相应的整理规则。例如，社会保险档案可按照参保人员类别、业务流程等进行分类整理。对每份档案材料进行编号、编目，建立档案目录数据库。将整理好的业务档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限、起止卷号等信息。4.声像档案整理照片档案应冲洗或打印成标准规格的照片，并进行编号、标注说明。录音、录像档案应进行转录，转换成通用格式，并添加文字说明，注明录制时间、地点、内容等信息。声像档案应按照年度、类别进行分类整理，装入专门的档案盒或光盘盒，并在盒上标明相关信息。5.实物档案整理对实物进行清理、登记，详细记录实物的名称、来源、日期、规格、数量等信息。将实物进行妥善保管，对于易损实物，应采取相应的保护措施。实物档案应按照类别、年度进行分类整理，建立实物档案目录。五、档案保管（一）保管场所1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序，整齐排列存放在档案密集架或档案柜中。2.不同类别、保管期限的档案应分开存放，便于查找和管理。3.声像档案、实物档案应根据其特点，采取相应的存放方式，如照片档案应存放在相册或照片册中，实物档案应存放在专门的展示柜或储物箱中。（三）档案保管期限1.文书档案保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。永久保管的档案主要包括本局制定的重要政策文件、人事任免文件、重大活动记录等。长期保管的档案包括一般性业务文件、重要会议文件等。短期保管的档案包括临时性工作文件、一般性通知等。2.业务档案保管期限根据国家有关规定和业务特点确定。例如，社会保险档案中的参保登记、缴费记录等档案应长期保管；劳动人事争议仲裁档案应按照案件处理完毕后的规定期限保管。3.声像档案、实物档案保管期限根据其价值和重要性确定，一般应与相关业务档案的保管期限相适应。（四）档案定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量、质量等。2.检查内容包括档案是否完整、有无损坏、霉变、虫蛀等情况，档案存放是否整齐有序，档案标识是否清晰等。3.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。如对损坏的档案进行修复或复制，对霉变、虫蛀的档案进行消毒、驱虫等。（五）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设施设备的安全管理。2.档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，确保档案安全。3.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经档案管理部门负责人批准，并进行登记。4.加强对档案信息的安全保护，采取加密存储、数据备份等措施，防止档案信息泄露。5.制定档案应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力，确保档案在紧急情况下的安全。六、档案利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案信息的正确使用。2.严格遵守档案查阅、借阅制度，履行审批手续，防止档案信息泄露。（二）利用方式1.查阅本局工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。查阅档案时，档案管理人员应在现场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。查阅完毕后，应及时归还档案，并在《档案查阅登记表》上签字确认。2.借阅外单位人员因工作需要借阅本局档案的，应持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、范围、期限等，经本局档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅档案应使用专门的档案借阅登记簿进行登记，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、丢失、损坏档案。到期应及时归还档案，如需延期借阅，应办理续借手续。（三）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括查阅或借阅时间、查阅或借阅人员姓名、部门、查阅或借阅内容、审批情况、归还时间等信息。登记记录应妥善保存，以便查询和统计。（四）档案复制1.本局工作人员因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理复制手续。2.档案管理人员应按照规定的程序和要求进行复制，确保复制件与原件一致。复制件应加盖“与原件核对无误”章，并注明复制日期、复制人等信息。3.外单位人员需要复制本局档案的，应按照借阅档案的程序办理审批手续，经批准后，由档案管理人员代为复制。复制件应按照规定进行登记和发放。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务骨干、相关专家等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表和国家有关规定，对档案的价值进行鉴定。2.鉴定档案是否仍具有查考利用价值，是否涉及重要历史事件、政策法规、人事信息等。3.对已到保管期限但仍需继续保存的档案，应重新确定保管期限。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.