卫健委档案三合一制度模板

PAGE卫健委档案三合一制度模板一、总则（一）目的为加强卫健委档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和保管，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫健委机关各科室、直属事业单位及下属各医疗机构在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案应如实反映工作实际情况，保证档案内容的完整性，不得擅自篡改、伪造档案。3.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为各项工作提供有效支持。4.安全保密原则：加强档案安全防护，确保档案信息不泄露，维护档案的安全与完整。二、档案分类（一）文书档案1.上级文件：包括党和国家上级机关下发的各类文件、指示、通知等。2.本级文件：本单位制发的各类公文，如决定、通知、报告、请示等。3.会议文件：各类会议形成的文件材料，如会议通知、议程、报告、决议等。4.人事文件：干部任免、调配、考核、奖惩等人事管理文件。5.财务文件：财务预决算、审计报告、财务制度等文件。6.其他文书：不属于以上类别的其他文书材料。（二）业务档案1.医疗业务档案：包括病历、诊断报告、治疗方案、手术记录等医疗过程中形成的文件材料。2.公共卫生档案：传染病防治、预防接种、健康教育、卫生监督等公共卫生工作相关档案。3.计划生育档案：计划生育政策执行、人口信息管理、生殖健康服务等方面的档案。4.卫生应急档案：突发公共卫生事件应急预案、应急处置记录、物资储备等档案。5.其他业务档案：根据本单位业务特点确定的其他业务领域形成的档案。（三）科技档案1.科研项目档案：科研课题立项、研究过程、成果鉴定等环节形成的文件材料。2.设备档案：医疗设备、办公设备等的购置、安装、调试、维修、报废等记录。3.基建档案：基本建设项目从规划、设计、施工到竣工验收全过程形成的档案。（四）声像档案1.照片档案：反映本单位重要活动、工作场景、领导视察等的照片。2.录音档案：重要会议、讲座、访谈等的录音资料。3.录像档案：重大活动、突发事件处置等的录像资料。（五）电子档案1.办公自动化系统产生的电子文件：如电子公文、电子邮件等。2.业务系统生成的数据文件：医疗信息系统、卫生监督系统等产生的数据记录。3.其他电子数据：与本单位工作相关的电子图表、数据库等。三、档案编号（一）编号规则1.文书档案：采用年度保管期限流水号的编号方式。例如：2023永久001，表示该文书档案为2023年形成的永久保管档案，流水号为001。2.业务档案：根据业务类别进行编号，如医疗业务档案编号为YL年度流水号，公共卫生档案编号为GW年度流水号等。3.科技档案：科研项目档案编号为KY项目编号年度流水号，设备档案编号为SB设备编号年度流水号，基建档案编号为JJ项目编号年度流水号。4.声像档案：照片档案编号为ZP年度流水号，录音档案编号为LY年度流水号，录像档案编号为LX年度流水号。5.电子档案：在相应纸质档案编号后添加“E”，如文书档案电子编号为（2023永久001）E。（二）编号管理1.档案编号由档案管理部门统一编制，确保编号的唯一性和系统性。2.编号应清晰、准确地标注在档案实体和目录上，便于查找和识别。3.如果档案发生变更或调整（如档案内容补充、保管期限变更等），编号一般保持不变，在相关记录中注明变更情况。四、档案整理（一）整理要求1.遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.文书档案按照分类方案进行分类，将同一类别的文件材料按时间顺序排列，依次编号装订。3.业务档案根据业务流程和类别进行整理，确保档案内容的完整性和逻辑性。例如，医疗业务档案可按病历号顺序整理，公共卫生档案按项目类别和时间顺序整理。4.科技档案按照项目或设备的形成过程进行整理，将相关文件材料集中在一起，建立完整的项目或设备档案体系。5.声像档案应注明拍摄（录制）时间、地点、内容、人物等信息，并进行分类整理。照片可按时间或主题分类，录音、录像档案可按项目或事件分类。6.电子档案应按照纸质档案的分类和编号进行整理，确保电子文件与纸质文件的对应关系清晰。同时，对电子文件进行元数据管理，记录文件的背景信息、来源、格式等。（二）装订要求1.文书档案一般采用A4纸左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.对于纸张规格特殊或页数较多的文件，可采用三孔一线或胶装等方式装订。3.业务档案、科技档案等可根据实际情况选择合适的装订方式，确保档案的整齐和牢固。（三）编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等项目。2.题名应准确反映档案内容，简洁明了。日期填写文件形成的年、月、日。保管期限和密级按照规定填写。3.档案目录应打印或手写清晰，一式多份，分别放置在档案盒内、库房检索工具柜及电子目录系统中，便于查阅。五、档案归档（一）归档范围各科室、单位在工作中形成的具有保存价值的文件材料，均应按照本制度规定进行归档。具体归档范围参照各类档案分类细则执行。（二）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.业务档案应根据业务工作流程和实际情况，及时归档。一般在业务工作结束后一个月内完成归档，如医疗业务档案在患者出院后一个月内归档，公共卫生项目档案在项目结束后一个月内归档。3.科技档案应在项目验收或设备报废后三个月内完成归档。4.声像档案应在活动结束或拍摄（录制）完成后及时整理归档，一般不超过一个月。5.电子档案应与纸质档案同步归档，确保电子文件的完整性和准确性。（三）归档程序1.各科室、单位指定专人负责收集、整理本科室、单位的文件材料，按照分类和编号要求进行初步整理。2.将初步整理好的档案移交至档案管理部门，档案管理部门进行审核，对不符合要求的档案退回原科室、单位进行补充或修正。3.审核通过的档案进行编目、装订等整理工作，然后按照档案库房的存储规划进行上架存放。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、光盘柜等，确保档案存放有序、安全。（二）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.业务档案、科技档案等根据其重要程度和实际利用价值确定保管期限，一般重要的档案保管期限为30年，一般性档案保管期限为10年。3.声像档案的保管期限参照同类纸质档案确定。4.电子档案的保管期限与相应纸质档案一致，同时应定期进行备份，确保电子数据的安全性和可恢复性。（三）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，重点检查档案的数量、质量、保管状况等。2.清查过程中发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或处理，并记录清查结果。3.根据清查结果，对档案管理工作进行总结和评估，针对存在的问题及时进行整改，不断完善档案管理工作。七、档案利用（一）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅、借阅档案，应按照规定办理相关手续。2.外单位因工作需要查阅本单位档案，须经本单位主管领导批准，并严格履行查阅登记手续。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，利用时应严格遵守保密规定，未经授权不得擅自提供给无关人员。（二）利用方式1.查阅：工作人员可在档案管理部门指定的场所查阅档案，查阅时应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还。3.复制：根据利用需求，可对档案进行复制。复制档案应经档案管理部门负责人批准，复制件应与原件核对无误，并注明出处。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用时间、利用人姓名、单位、利用目的、档案编号、题名、查阅期限、归还时间等。3.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务骨干及相关领导组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可考虑进行销毁；对仍有一定利用价值的档案，可适当延长保管期限。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出拟鉴定档案清单。2.鉴定工作小组对拟鉴定档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对确定销毁的档案，编制销毁清册，经单位主管领导批准后进行销毁。（四）销毁方式1.档