水政执法档案管理制度

PAGE水政执法档案管理制度一、总则（一）目的为加强水政执法档案管理，规范水政执法行为，提高水政执法工作效率和质量，保障水法律法规的贯彻实施，依据相关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位水政执法过程中形成的各类档案资料的管理，包括但不限于执法检查记录、行政处罚决定书、行政复议决定书、行政诉讼判决书等。（三）管理原则1.集中统一原则：水政执法档案由本单位档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实可靠原则：档案内容应真实反映水政执法活动的全过程，不得篡改、伪造或擅自销毁档案资料。3.方便利用原则：建立健全档案管理制度，优化档案管理流程，提高档案利用效率，为水政执法工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善水政执法档案管理制度，指导和监督各执法部门的档案管理工作。2.集中统一管理水政执法档案，做好档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对档案进行检查、鉴定和统计，确保档案的安全和完整。4.负责档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平。（二）执法部门职责1.负责本部门水政执法档案的收集、整理和初步归档工作，并按照规定及时移交档案管理部门。2.严格按照档案管理制度的要求，规范执法文书的制作和使用，确保档案内容的真实、准确和完整。3.积极配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等。3.做好档案的保管和保护工作，确保档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。4.积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案查阅、借阅等手续。三、档案收集与整理（一）收集范围1.执法检查记录：包括现场检查笔录、询问笔录、勘验笔录、调查取证材料等。2.行政处罚决定书：包括立案审批表、案件调查报告、行政处罚事先告知书、行政处罚决定书、送达回执等。3.行政复议决定书：包括行政复议申请书、行政复议受理通知书、行政复议决定书等。4.行政诉讼判决书：包括行政起诉状、行政诉讼受理通知书、行政诉讼判决书等。5.其他与水政执法有关的文件、资料，如执法证件、执法文书式样、执法培训记录等。（二）收集要求1.各执法部门应在执法活动结束后及时将相关档案资料收集齐全，并按照档案管理部门的要求进行整理。2.档案资料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.收集的档案资料应按照形成时间顺序排列，同一事项的文件应集中在一起。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，将档案分为执法检查类、行政处罚类、行政复议类、行政诉讼类等类别。2.编号：对每一份档案资料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，目录应打印成册，并与档案资料一同装订。4.装订：将档案资料按照编目顺序进行装订，装订应牢固、整齐，便于查阅。四、档案归档与保管（一）归档要求1.各执法部门应在每年年底将整理好的档案资料移交档案管理部门进行归档。2.档案管理部门对接收的档案资料进行审核，审核合格后办理归档手续，并将档案资料存入档案库房。3.归档的档案资料应编制归档目录，归档目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，并与档案资料一同存入档案库房。（二）保管期限1.水政执法档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括：行政处罚决定书、行政复议决定书、行政诉讼判决书等重要执法文书；涉及重大水事违法案件的档案资料；其他需要永久保存的档案资料。3.长期保管的档案包括：执法检查记录、立案审批表、案件调查报告等一般性执法文书；涉及一般水事违法案件的档案资料；其他需要长期保存的档案资料。保管期限为10年。4.短期保管的档案包括：送达回执、执法证件、执法文书式样、执法培训记录等临时性档案资料。保管期限为5年。（三）保管措施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。5.采用信息化手段对档案进行管理，建立档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.本单位工作人员因工作需要查阅水政执法档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。3.查阅档案后，查阅人员应在《档案查阅登记表》上签字，并将档案资料归还档案管理人员。（二）借阅规定1.外单位因工作需要借阅水政执法档案的，应填写《档案借阅申请表》，经本单位档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。2.借阅档案的期限一般不得超过15天，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案资料是否齐全、完整，有无损坏、涂改等情况。如发现问题，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、慎重处理的原则。2.对保管期限已满的档案，应进行认真鉴定，确定是否仍有保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关执法部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析其历史价值和现实意义。2.参考有关档案保管期限的规定，结合本单位的实际情况，确定档案的保管期限。3.对保管期限已满但仍有保存价值的档案，应延长其保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》，报经本单位领导批准后予以销毁。（四）销毁程序1.档案销毁前，应在指定地点进行登记造册，并由两名以上工作人员进行监销。2.监销人员应认真核对销毁档案的名称、数量、编号等内容，确保销毁档案与《档案销毁清单》一致。3.销毁档案应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字，并将销毁情况报告本单位领导。七、档案统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时、完整，报表内容应包括档案的类别、数量、保管期限、利用情况等。3.档案统计数据应作为档案管理工作的重要依据，为档案管理决策提供支持。（二）移交工作1.单位撤销、合并或职能调整时，应按照国家有关规定