广西文书档案管理制度

PAGE广西文书档案管理制度一、总则（一）目的为加强广西地区文书档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于广西行政区域内各级各类机关、团体、企事业单位及其他社会组织的文书档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则文书档案工作实行集中统一管理，确保档案管理的科学性、规范性和系统性。各单位应明确档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，统一协调档案的收集、整理、保管、利用等各项业务。2.真实性原则档案应如实反映单位的各项工作活动和历史面貌，确保档案内容真实可靠。在文件形成过程中，应严格按照规定的程序和要求进行起草、审核、签发等操作，保证文件内容的真实性和准确性。3.完整性原则全面收集和整理单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案的门类齐全、内容完整。不仅要收集正式文件，还要收集相关的会议记录、图表、数据、照片、音像等资料，形成完整的档案体系。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止档案信息的泄露。明确档案查阅、借阅的权限和审批程序，确保档案信息安全。5.便于利用原则档案管理应充分考虑利用需求，优化档案整理和存储方式，建立便捷的检索系统，提高档案利用效率。通过多种途径为单位各项工作和社会利用提供优质服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置各单位应根据实际情况设立专门的档案管理机构，如档案室、档案馆等，或指定专人负责档案管理工作。档案管理机构应具备必要的办公场所、设备和人员，确保档案管理工作的正常开展。（二）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管本单位在各项工作中形成的各类文件材料，确保档案的完整、准确和安全。3.对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，建立科学合理的档案检索体系，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定的程序和标准，剔除失去保存价值的档案，并做好档案的销毁工作。5.负责档案的统计工作，及时准确地掌握档案的数量、种类、利用情况等信息，为档案管理决策提供依据。6.开展档案信息化建设，利用现代信息技术手段对档案进行数字化处理，建立电子档案管理系统，提高档案管理效率和服务水平。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高单位全体人员的档案意识和业务素质。8.积极提供档案利用服务，为单位各项工作、历史研究、社会利用等提供档案资料，做好档案查阅、借阅登记和利用效果反馈工作。三、文书档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关文件包括上级机关发来的指示、决定、通知、通报、批复等文件材料，以及上级领导的重要讲话、批示等。2.本机关文件本机关形成的各类文件，如党组文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表、合同协议、人事档案、财务档案等。3.下级机关文件下级机关报送的请示、报告、统计报表、工作汇报等文件材料。4.其他文件与本机关工作相关的各类会议记录、纪要、简报、信息、调研材料、照片、音像资料、实物等。（二）收集要求1.及时收集各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件形成后及时移交档案管理机构。对于重要文件和紧急文件，应优先收集并及时处理。2.完整齐全收集的文件材料应保持完整性，不得遗漏重要内容。要注意收集文件的正本、定稿、附件、修改稿等，确保档案内容的全面性。3.真实准确收集的文件材料应真实反映工作实际情况，不得擅自修改、伪造文件内容。对于存在疑问或不完整的文件，应及时与形成部门沟通核实。（三）整理原则1.遵循文件形成规律按照文件的形成时间、来源、内容等特点，对文件进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.便于保管和利用整理后的档案应便于存放、查找和利用，提高档案管理工作效率。采用科学合理的分类方法和编号系统，建立清晰的档案目录。（四）整理方法1.分类文书档案一般按照年度机构（问题）保管期限进行分类。年度分类：将文件按其形成年度进行划分，不同年度的文件分别整理。机构（问题）分类：按照单位内部的组织机构或业务性质，将文件分为若干类别。如综合类、组织人事类、财务类、业务类等。保管期限分类：根据文件的保存价值，将文件划分为永久、长期、短期三种保管期限。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用全宗号年度保管期限流水号的形式。全宗号由上级档案管理部门统一编制，代表一个单位的档案整体；年度为文件形成的年份；保管期限用汉字注明；流水号按档案排列顺序依次编写。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应详细记录每个案卷的编号、题名、年度、保管期限、起止日期、页数等信息；卷内文件目录应记录卷内每份文件的编号、题名、日期、页号等信息。4.装订对纸质档案进行装订，去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等，采用线装或胶装的方式，确保文件整齐、牢固。四、文书档案的保管（一）保管场所档案管理机构应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备、防盗报警设备等。定期对保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（三）档案存放按照档案的分类和编号顺序，将档案整齐排列存放在档案架或档案柜中。不同保管期限、不同门类的档案应分开存放，便于管理和查找。对于电子档案，应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，防止数据丢失。（四）档案保管期限划分1.永久保管凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括本单位制定的法规政策性文件、重要会议文件、重要业务文件、机构演变文件、人事任免文件、会计凭证、年度决算报表等。2.长期保管凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。主要包括一般性会议文件、业务文件、工作计划、总结、统计报表等。3.短期保管凡是反映本单位局部工作活动，在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为5年以下。主要包括临时性的文件、事务性通知、一般性简报等。（五）档案定期检查定期对档案进行检查，一般每年至少进行一次全面检查。检查内容包括档案的数量、保管状况、存储环境等。发现问题及时采取措施进行处理，如修复破损档案、更换防虫药品、调整温湿度等。同时，做好检查记录，对档案的检查情况进行详细记载。五、文书档案的利用（一）利用范围1.本单位内部利用为单位各项工作提供档案资料支持，如查阅政策文件、历史资料、业务档案等，为决策、管理、业务开展等提供参考依据。2.外部利用根据国家法律法规和有关规定，为社会利用提供档案服务，如为历史研究、编史修志、司法调查、文化交流等提供档案资料。（二）利用方式1.查阅本单位人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等，经所在部门负责人审批后，到档案管理机构查阅。档案管理人员应根据审批意见提供相应的档案，并做好查阅登记工作。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。2.借阅外单位人员因特殊需要借阅档案的，应持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经本单位档案管理机构负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案，按时归还档案。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、归还时间等。利用登记记录应妥善保存，以便查询和统计档案利用情况。（四）利用效果反馈鼓励利用者对档案利用效果进行反馈，档案管理机构应及时收集利用者的意见和建议，了解档案在实际工作中的作用和价值。对于利用效果显著的档案实例，应进行总结和宣传，提高档案的利用效率和影响力。六、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.收集范围与纸质档案相对应，收集单位在各项工作中形成的电子文件，包括办公自动化系统生成的文件、电子邮件、电子报表、数据库文件、图形图像文件、音频视频文件等。2.整理要求按照电子文件的形成规律和特点，进行分类、编号、编目等整理工作。电子文件的分类应与纸质档案分类相对应，编号应与纸质档案编号一致，编目应准确记录电子文件的题名、日期、来源、格式、存储位置等信息。同时，对电子文件进行元数据采集，确保电子档案的完整性和可读性。（二）电子档案的存储与保管1.存储方式采用安全可靠的存储设备，如磁盘阵列、磁带库、光盘库等，对电子档案进行集中存储。同时，建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，防止数据丢失。2.保管环境电子档案存储环境应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁、防病毒等功能。定期对存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行。同时，安装必要的安全防护软件，防止电子档案被非法访问、篡改或破坏。（三）电子档案的利用1.利用方式通过电子档案管理系统提供电子档案的查阅、借阅服务。利用者可通过网络远程查阅电子档案，经授权后可进行下载、打印等操作。档案管理人员应在电子档案管理系统中记录利用情况，确保利用过程的规范和安全。2.安全管理加强电子档案利用过程中的安全管理，设置不同的用户权限，对敏感电子档案进行加密处理，防止电子档案信息泄露。同时，对电子档案利用操作进行审计，及时发现和处理异常情况。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以维护档案的完整与安全为前提、便于利用的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理机构负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，制定档案鉴定标准和工作方案，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。2.分析档案的形成规律和利用情况了解档案在单位各项工作中的作用和利用频率，分析档案的形成规律，以此为依据确定档案的保存价值。（四）销毁程序1.编制销毁清册经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理机构编制销毁清册。销毁清册应详细记录档案的题名、年度、保管期限、编号、数量等信息。2.审