印章档案资料管理制度

PAGE印章档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章档案资料的管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司涉及的各类印章档案资料的管理。（三）管理原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保印章档案资料管理活动合法合规。2.分级管理原则：根据印章的重要性和使用范围，实行分级管理，明确各级管理职责。3.安全保密原则：确保印章档案资料的安全，防止信息泄露和滥用。4.规范有序原则：建立规范的管理流程，保证印章档案资料的使用、保管等环节有序进行。二、印章管理（一）印章种类1.公司公章：用于公司对外的正式文件、合同、协议等重要事项的签署。2.法定代表人章：用于特定的法定代表人签署事项。3.财务专用章：用于公司财务相关文件、票据等的签章。4.合同专用章：用于公司各类合同的签署。5.部门章：用于各部门内部文件、通知等的盖章。（二）印章的刻制1.新设立公司或需要刻制新印章时，由相关部门提出申请，经公司领导审批后，统一由行政管理部门到公安机关指定的刻章单位办理刻制手续。2.刻制的印章必须符合国家规定的样式和规格，刻章单位留存的印模必须清晰、准确，并及时交公司行政管理部门备案。（三）印章的启用1.新印章启用前，行政管理部门应将印章的名称、式样、规格、启用日期等信息在公司内部进行公告，并通知相关部门。2.印章启用时，应在印章使用登记簿上进行登记，注明启用日期、使用范围等信息。（四）印章的保管1.公司公章、法定代表人章由行政管理部门指定专人保管；财务专用章由财务部门指定专人保管；合同专用章由合同管理部门指定专人保管；部门章由各部门负责人指定专人保管。2.印章保管人员必须具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章保管制度，确保印章安全。3.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。4.印章保管人员不得擅自将印章交他人保管或使用，如有特殊情况需要委托他人代管，必须经过公司领导批准，并办理相关交接手续。（五）印章的使用1.使用印章必须填写《印章使用申请表》，注明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经相关负责人审批签字。2.审批流程如下：一般事项：由部门负责人审核，分管领导审批。重要事项：由部门负责人审核，分管领导审核，总经理审批。涉及财务、合同等重大事项：由相关部门审核，财务负责人、法务负责人审核，总经理审批。3.印章保管人员应严格按照审批后的《印章使用申请表》用印，用印时应确保印章清晰、端正，与文件内容一致。4.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要确需预盖印章，必须经公司领导批准，并严格登记用印事项、用途、份数等信息。5.印章使用后，保管人员应及时在《印章使用登记簿》上进行登记，注明用印日期、用印事项、用印人等信息，并将《印章使用申请表》存档。（六）印章的停用与销毁1.因公司机构变动、印章损坏等原因需要停用印章时，由行政管理部门提出申请，经公司领导审批后，办理停用手续。2.停用的印章应及时收回，由行政管理部门统一保管。3.对于需要销毁的印章，由行政管理部门填写《印章销毁申请表》，经公司领导审批后，会同法务部门、审计部门等相关人员共同销毁，并在《印章销毁登记簿》上进行登记。三、档案资料管理（一）档案资料范围1.公司各类文件、合同、协议、报表、报告、信函、会议纪要等纸质和电子文档。2.公司印章的刻制、启用、保管、使用、停用、销毁等过程中形成的相关资料。3.公司在经营活动中产生的其他具有保存价值的资料。（二）档案资料的收集与整理1.各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集、整理工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案资料应按照类别、时间顺序等进行分类整理，编制目录，便于查找和管理。3.对于电子档案资料，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）档案资料的归档1.各部门应定期将整理好的档案资料移交公司档案室进行归档。2.档案室应按照档案管理的要求，对归档的档案资料进行审核、编号、装订等处理，并建立档案台账。3.档案资料归档后，应按照档案保管期限进行分类存放，便于保管和查阅。（四）档案资料的保管期限1.档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案资料：涉及公司重大权益、重要历史记录、法律法规规定必须永久保存的文件等。长期保管的档案资料：保存期限为10年以上（含10年）的文件，如公司年度财务报表、重要合同等。短期保管的档案资料：保存期限为10年以下的文件，如一般性文件、临时性通知等。2.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和公司实际情况进行，如有特殊情况需要延长或缩短保管期限，必须经过公司领导批准。（五）档案资料的查阅与借阅1.公司内部人员查阅档案资料，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅事项、查阅档案名称、查阅时间等信息，并经部门负责人审批。2.查阅重要档案资料时，应经公司领导批准。3.档案资料一般不得外借，如有特殊情况需要借阅，必须填写《档案借阅申请表》，注明借阅事项、借阅档案名称、借阅时间、归还时间等信息，并经部门负责人、分管领导审批，重要档案资料需经总经理审批。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自涂改、转借、复印、摘录等，如需摘录或复印，必须经过档案管理部门同意，并注明用途。5.借阅人员归还档案资料时，档案保管人员应认真核对，如发现有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。（六）档案资料的保密1.档案管理人员应严格遵守保密制度，确保档案资料的安全和保密。2.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案资料，应采取加密存储、限制查阅范围等措施进行保护。3.未经公司领导批准，档案管理人员不得向任何单位或个人提供档案资料，不得泄露档案资料的内容。（七）档案资料的鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对保管期满的档案资料进行鉴定，确定是否可以销毁。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，会同法务部门、审计部门等相关人员共同进行。3.对于确已失去保存价值的档案资料，应填写《档案销毁申请表》，经公司领导审批后，按照规定的程序进行销毁。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，并在《档案销毁登记簿》上进行登记，注明销毁时间、销毁档案名称、销毁方式等信息。四、监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对印章档案资料管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.印章的保管、使用情况是否符合规定。2.档案资料的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等环节是否规范。3.印章档案资料管理制度的执行情况是否得到有效落实。（三）检查方式1.定期检查：行政管理部门定期对印章档案资料管理情况进行全面检查。2.不定期抽查：行政管理部门不定期对印章档案资料管理的重点环节进行抽查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，行政管理部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应认真分析问题原因，制定整改措施