职场档案管理制度

PAGE职场档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司职场档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，为公司各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在职场活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映职场活动的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理和保存与职场相关的各类档案资料，确保无遗漏。3.保密性原则：对涉及公司机密和员工隐私的档案严格保密。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的分类、编号、整理和保管。（四）管理职责1.综合管理部门负责制定和完善职场档案管理制度。指导、监督各部门的档案管理工作。集中保管公司重要的职场档案资料。2.各部门负责本部门职场档案的收集、整理、保管和移交。明确专人负责档案管理工作，并确保档案管理工作的规范开展。二、档案的分类与编号（一）分类1.员工入职档案：包括个人简历、学历证书、身份证复印件、入职登记表等。2.培训档案：培训计划、培训记录、培训考核成绩等。3.绩效考核档案：绩效考核方案、考核结果、绩效面谈记录等。4.薪酬福利档案：工资发放记录、福利申请与审批文件等。5.岗位变动档案：岗位调动申请表、审批文件、工作交接记录等。6.奖惩档案：奖励与处罚决定、相关证明材料等。7.劳动合同档案：劳动合同文本、续签与解除记录等。8.离职档案：离职申请表、离职审批文件、工作交接清单等。（二）编号采用统一的编号规则，以确保档案编号的唯一性和系统性。编号格式为：部门代码年份流水号。例如：HR2023001，表示人力资源部2023年的第1份档案。三、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应按照档案管理要求，及时收集本部门在职场活动中产生的各类档案资料。2.对于重要的文件和资料，应在形成后立即进行收集，确保档案的及时性。3.员工个人应积极配合部门做好档案资料的提交工作。（二）整理1.收集到的档案资料应进行分类整理，去除重复、无效的文件。2.按照档案编号规则进行编号，并编制档案目录。3.对档案资料进行装订、编页，确保档案的整齐和规范。四、档案的保管（一）保管方式1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗设施等。2.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。电子档案应进行备份，并存储在安全的存储介质上。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司核心机密、重大决策、重要历史资料等档案。2.长期保管：一般为10年以上，如员工的重要培训记录、绩效考核档案等。3.短期保管：一般为110年，如一般性的工作文件、临时性的通知等。（三）档案的借阅与归还1.借阅申请：因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、用途、借阅期限等。2.审批流程：申请表经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部门审批。综合管理部门根据档案的保密级别和重要程度进行审批。3.借阅登记：借阅人凭审批后的申请表到档案管理人员处办理借阅登记手续，领取档案。4.归还要求：借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，归还时档案管理人员应进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。（四）档案的查阅1.查阅范围：公司内部员工因工作需要可查阅本人及本部门的相关档案。涉及公司机密或其他特殊情况的档案，需经综合管理部门负责人批准后方可查阅。2.查阅方式：查阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料。如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并进行登记。（五）档案的保密1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密。2.未经批准，任何人不得擅自将档案带出公司或泄露给无关人员。3.对于涉及公司机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施，确保档案的安全性。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满，是否仍有保存价值。2.成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门代表和档案管理人员组成。鉴定小组对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报公司领导审批。2.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施。销毁过程应进行详细记录，包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等。3.销毁记录应长期保存，以备查考。六、档案的信息化管理（一）建立电子档案管理系统1.利用信息技术手段，建立公司电子档案管理系统，实现档案的电子化存储、检索、借阅等功能。2.电子档案管理系统应具备完善的权限管理功能，确保不同人员只能访问其权限范围内的档案资料。（二）电子档案的录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案录入电子档案管理系统，确保电子档案与纸质档案的一致性。2.定期对电子档案进行维护，包括数据备份、系统更新、病毒查杀等，确保电子档案的安全性和可用性。七、档案管理的监督与检查（一）内部监督1.综合管理部门定期对各部门的档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.各部门应定期对本部门的档案管理情况进行自查，确保档案管理工作符合制度要求。（二）外部审计1.接受公司内