贵州声像档案管理制度

PAGE贵州声像档案管理制度一、总则（一）目的为加强贵州地区声像档案的管理，确保声像档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥声像档案在各项工作中的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于贵州地区各级各类机关、团体、企事业单位以及其他社会组织形成的声像档案的管理。（三）定义声像档案是指机关、团体、企事业单位以及其他社会组织在从事各项工作活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、录音带、录像带等不同载体形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则声像档案由各单位档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则声像档案应如实反映当时的工作活动和历史面貌，不得进行篡改和伪造。3.完整性原则应全面收集、整理声像档案，确保档案内容的完整，包括图像、声音、文字说明等。4.安全性原则采取有效措施，确保声像档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、声像档案的形成与收集（一）形成部门与职责1.各单位的宣传部门、业务部门、活动组织部门等在工作活动中应负责形成声像档案。2.形成部门应明确专人负责声像档案的拍摄、录制、整理和移交工作，确保档案的质量和及时收集。（二）收集范围1.本地区重大政治、经济、文化、社会活动的声像资料。2.本单位重要会议、重要工作、重要项目、重要事件的声像记录。3.反映本地区、本单位历史沿革、发展变化的声像资料。4.本单位与国内外单位交流合作、友好往来的声像记录。5.其他具有保存价值的声像资料。（三）收集要求1.拍摄、录制的声像资料应主题明确、图像清晰、声音清楚、内容完整。2.及时整理拍摄、录制的原始素材，进行必要的编辑和标注，确保档案的规范性。3.对重要的声像资料应进行备份，防止原始资料损坏或丢失。三、声像档案的整理（一）分类标准1.按年度分类，将每年形成的声像档案分为不同的年度类别。2.按内容分类，可分为政治活动类、经济建设类、文化教育类、社会生活类等。3.按载体形式分类，分为照片档案、底片档案、影片档案、录音档案、录像档案等。（二）整理步骤1.照片档案对照片进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编写照片说明，包括照片的拍摄时间、地点、人物、事件等要素。将照片按照分类标准进行排列，装入相册或照片档案盒，并在相册或档案盒上标注相关信息。2.底片档案对底片进行编号，与照片编号相对应。底片应进行妥善保管，防止划伤、褪色等损坏。建立底片目录，记录底片的编号、内容、拍摄时间等信息。3.影片档案对影片进行编号，注明影片的名称、拍摄时间、内容简介等。影片应存放在专门的影片库中，保持适宜的温度、湿度环境。建立影片目录，便于查找和管理。4.录音档案对录音带进行编号，标注录音的主题、时间、地点等信息。将录音带转录为数字音频文件进行保存，同时保留原始录音带。建立录音档案目录，记录相关信息。5.录像档案对录像带进行编号，注明录像的内容、时间、地点等。将录像带转录为数字视频文件进行保存，同时保留原始录像带。建立录像档案目录，便于管理和检索。（三）编目要求1.编制声像档案目录，目录应包括编号、题名、拍摄时间、地点、人物、内容简介、载体形式等信息。2.目录应一式两份以上，一份随声像档案保存，一份单独装订成册，便于查阅。四、声像档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的声像档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房内的温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的保管设备，如档案柜、相册、影片库、录音录像播放设备等。2.对保管设备应定期进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）保管期限1.声像档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.对具有重要历史价值、反映本地区本单位重大事件等的声像档案应列为永久保管。3.对反映本地区本单位一般工作活动、具有一定保存价值但保管期限相对较短的声像档案可列为长期保管，保管期限一般为10年50年。4.对只具有短期参考价值的声像档案可列为短期保管，保管期限一般为5年以下。（四）档案清点与核对1.定期对声像档案进行清点和核对，确保档案的数量和质量。2.发现档案有损坏、丢失等情况应及时报告，并采取相应的补救措施。五、声像档案的利用（一）利用范围1.本单位内部的工作查考、经验总结、宣传教育、编史修志等。2.对外提供档案资料，用于文化交流、学术研究、社会公益等活动。（二）利用手续1.本单位内部人员利用声像档案，应填写利用申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅、复制。2.外单位人员利用声像档案，应持有单位介绍信，填写利用申请表，经档案管理部门负责人审核，并报本单位分管领导批准后，方可查阅、复制。查阅、复制重要声像档案还需签订保密协议。（三）利用方式1.查阅声像档案时，应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。2.复制声像档案应使用档案管理部门规定的设备和方法，确保复制件的质量。3.如需对声像档案进行翻拍、转录等处理，应经档案管理部门同意，并在其监督下进行。六、声像档案的数字化（一）数字化目的提高声像档案的利用效率，便于长期保存和远程传输，实现档案信息资源的共享。（二）数字化流程1.制定数字化方案，明确数字化的范围、标准、方法、步骤等。2.对声像档案进行整理和清点，确保档案的完整性和准确性。3.选择专业的数字化设备和软件，对声像档案进行数字化转换。4.对数字化后的声像档案进行质量检测，确保图像清晰、声音清楚、数据完整。5.将数字化后的声像档案进行存储和管理，建立相应的数据库和索引目录。（三）数字化成果管理1.对数字化成果进行备份，防止数据丢失。2.定期对数字化成果进行检查和维护，确保数据的安全性和可用性。3.建立数字化成果利用制度，规范利用流程，保障利用安全。七、声像档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立声像档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员、技术人员等组成。（二）鉴定标准1.根据声像档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的声像档案，可提出销毁意见。（三）鉴定程序1.鉴定小组对声像档案进行逐卷、逐件审查，提出鉴定意见。2.填写声像档案鉴定表，注明档案的编号、题名、保管期限、鉴定意见等。3.将鉴定表报本单位分管领导审批。（四）销毁手续1.经批准销毁的声像档案，应编制销毁清单，注明档案的编号、题名、数量等。2.销毁清单应一式两份，一份随档