社团档案管理制度细则

PAGE社团档案管理制度细则一、总则（一）目的为加强本社团档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在社团各项工作中的作用，特制定本制度细则。（二）适用范围本制度适用于本社团所有部门及成员在社团活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：社团档案由专门的档案管理部门或指定专人集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映社团活动的实际情况，数据准确无误。3.分类科学原则：按照档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善社团档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.集中统一管理社团各类档案，对档案进行收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织销毁。5.负责档案库房的安全管理，确保档案的安全存放。6.对各部门的档案管理工作进行指导和监督，组织档案管理培训。（二）各部门职责1.负责本部门在社团活动中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。3.遵守社团档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，熟悉档案管理业务，具备一定的专业知识和技能。2.认真履行档案管理职责，严格按照档案管理程序和要求开展工作。3.做好档案的收集、整理、保管、统计等工作，确保档案的质量。4.保守档案机密，不得泄露档案内容。5.积极为社团各部门提供档案利用服务，及时准确地提供所需档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.社团章程、会员名单、组织机构设置及人员变动情况等文件。2.社团工作计划、总结、报告、决议、通知等文件材料。3.社团组织的各类活动方案、策划书、活动记录、照片、视频等资料。4.社团与其他组织的合作协议、往来信函等文件。5.社团财务收支报表、审计报告等财务档案。6.会员的入会申请、会费缴纳记录等会员档案。7.社团获得的荣誉证书、奖项等文件。8.其他与社团活动相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应在活动结束后及时将相关文件材料收集齐全，整理好后移交档案管理部门。2.收集的文件材料应完整、真实、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并做好备份。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，分为综合管理类、活动类、会员类财务类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。5.上架：将整理好的档案上架存放，便于查找和管理。四、档案的分类与编号（一）分类1.综合管理类：包括社团章程、组织架构、工作计划、总结、决议、通知等文件。2.活动类：包括各类活动的策划书、方案、活动记录、照片、视频等资料。3.会员类：包括会员名单、入会申请、会费缴纳记录、会员活动参与情况等文件。4.财务类：包括财务收支报表、审计报告、票据等文件。5.其他类：包括社团获得的荣誉证书、与其他组织的合作协议等文件。（二）编号1.综合管理类：以“Z”开头，后面接四位数字编号，如“Z0001”。2.活动类：以“H”开头，后面接四位数字编号，如“H0001”。3.会员类：以“M”开头，后面接四位数字编号，如“M0001”。4.财务类：以“C”开头，后面接四位数字编号，如“C0001”。5.其他类：以“Q”开头，后面接四位数字编号，如“Q0001”。五、档案的保管期限（一）永久保管1.社团章程、组织机构变更文件等具有重要历史价值和凭证作用的文件。2.社团获得的省部级以上荣誉证书、奖项等文件。3.涉及社团重大权益、重要活动的文件材料。（二）定期保管1.保管期限为[X]年的档案：包括社团年度工作计划、总结、一般性活动记录等文件。2.保管期限为[X]年的档案：包括会员名单、入会申请、会费缴纳记录等文件。3.保管期限为[X]年的档案：包括财务收支报表、审计报告等文件。（三）鉴定与销毁1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否到期。2.对已失去保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，经社团负责人批准后组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。销毁后，监销人应在《档案销毁清册》上签字。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.社团成员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.非社团成员查阅档案，须经社团负责人批准，并填写《档案查阅申请表》，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人到档案管理部门领取《档案查阅申请表》，如实填写查阅内容、目的、时间等信息。2.《档案查阅申请表》经批准后，档案管理人员根据查阅内容提供相应的档案，并在《档案查阅登记表》上记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅档案名称等信息。3.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅结束后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案，确保档案无损坏、丢失等情况。（三）利用规定1.档案仅供查阅人在规定的范围内使用，不得擅自转借、转让、公布档案内容。2.如需将档案用于其他用途，应经社团负责人批准，并按照相关规定办理手续。3.档案管理人员应积极为查阅人提供档案利用服务，及时解答查阅人提出的问题。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及社团机密的档案，应采取加密存储、限制查阅等措施，确保档案安全。3.查阅机密档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人不得擅自记录、复制档案内容。（二）安全管理1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全存放。2.定期对档案库房进行检查，发现问题及时处理