档案管理制度员派遣岗位

PAGE_档案管理制度员派遣岗位一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理工作，规范档案管理制度员派遣岗位的设置与管理，确保档案管理工作的规范化、科学化、专业化，提高档案管理水平，保障档案的完整与安全，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织通过派遣方式使用档案管理制度员的岗位管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.集中统一原则：档案实行集中统一管理，维护档案的完整性和系统性。3.安全保密原则：强化档案安全保密意识，采取有效措施确保档案信息不泄露。4.服务利用原则：充分发挥档案的服务功能，为公司/组织各项工作提供有力支持。二、档案管理制度员派遣岗位职责（一）档案收集与整理1.负责接收、收集公司/组织各部门形成的各类文件材料，确保档案齐全完整。2.按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类、编号、编目等整理工作。3.对零散文件进行装订、编页等加工处理，使其符合档案保管要求。（二）档案保管1.负责档案库房的日常管理，保持库房清洁、整齐、通风良好，确保档案存放环境适宜。2.对档案进行科学存放，按照档案类别、年度、保管期限等进行有序排列，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查，发现问题及时报告并采取相应措施，确保档案安全无损。4.做好档案库房的安全防范工作，配备必要的消防、防盗等设施设备，确保档案实体安全。（三）档案检索与利用1.建立健全档案检索工具，编制档案目录、索引等，方便快速查找档案。2.根据公司/组织内部各部门的需求，及时提供档案查阅、借阅服务，并做好登记手续。3.对档案利用情况进行跟踪记录，及时反馈利用效果，为档案管理工作改进提供依据。4.积极开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记等，为公司/组织决策提供参考。（四）档案数字化管理1.按照档案数字化工作要求，组织实施档案数字化扫描、图像处理、数据挂接等工作。2.建立档案数字化数据库，确保数字化档案信息的准确、完整和安全。3.对数字化档案进行备份和存储管理，定期进行数据维护和更新。（五）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，根据档案保管期限和实际利用价值，提出存毁意见。2.对拟销毁的档案进行登记造册，报经公司/组织领导审批后，按照规定程序进行销毁。3.做好档案销毁过程的监督和记录工作，确保销毁工作彻底、合规。（六）与派遣机构及公司/组织相关部门的沟通协调1.与派遣机构保持密切联系，及时反馈档案管理制度员的工作情况和问题，协调解决派遣过程中的相关事宜。2.与公司/组织内部各部门加强沟通，了解档案需求，提供优质服务，促进档案管理工作与各部门工作的有效衔接。三、档案管理制度员派遣岗位人员要求（一）基本条件1.遵守国家法律法规，具有良好的职业道德和敬业精神。2.具备高中及以上学历，档案管理、文秘等相关专业优先。3.身体健康，能适应档案管理工作的需要。（二）专业技能1.熟悉档案管理业务流程，掌握档案分类、编号、编目等整理方法。2.具备一定的计算机操作技能，能熟练运用办公软件和档案管理软件。3.具有较强的文字表达能力和沟通协调能力。（三）工作经验及培训要求1.具有[X]年以上档案管理工作经验，熟悉档案管理相关法律法规和行业标准。2.定期参加档案管理业务培训，不断更新知识，提高业务水平。四、档案管理制度员派遣岗位管理流程（一）派遣申请1.公司/组织各部门根据工作需要，填写档案管理制度员派遣岗位需求申请表，明确岗位名称、职责、工作期限等内容。2.将申请表提交至人力资源部门审核，人力资源部门根据公司/组织实际情况进行审批。（二）派遣机构选择与合作1.人力资源部门通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式，选择符合要求的档案管理派遣机构。2.与选定的派遣机构签订派遣服务协议，明确双方的权利义务、服务内容、费用标准等事项。（三）人员派遣1.派遣机构根据公司/组织需求，选派符合条件的档案管理制度员，并与派遣人员签订劳动合同。2.派遣人员到公司/组织报到，公司/组织人力资源部门负责办理入职手续，并将其安排到档案管理岗位工作。（四）工作考核1.公司/组织档案管理部门负责对档案管理制度员的日常工作进行考核，考核内容包括工作任务完成情况、工作质量、工作态度等。2.每月定期对档案管理制度员的工作进行总结评价，填写考核表，提出考核意见。3.年度终了，对档案管理制度员进行年度考核，考核结果分为优秀、合格、不合格三个等次。考核结果作为发放绩效奖金、续聘或解聘的依据。（五）薪酬待遇1.档案管理制度员的薪酬由派遣机构按照劳动合同约定发放，公司/组织根据考核结果给予一定的绩效奖金。2.绩效奖金的发放标准根据公司/组织绩效考核办法执行，与档案管理制度员的工作业绩挂钩。（六）续聘与解聘1.派遣期满，根据工作需要和档案管理制度员的工作表现，决定是否续聘。如需续聘，提前与派遣机构协商续签派遣服务协议。2.档案管理制度员如有违反公司/组织规章制度、工作严重失误等情况，公司/组织有权向派遣机构提出解聘要求。3.派遣机构按照规定办理档案管理制度员的解聘手续，并做好工作交接。五、档案管理制度（一）档案分类标准1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）分类，保管期限分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）。2.科技档案：按照项目分类，包括科研项目、工程项目等，保管期限根据项目实际情况确定。3.会计档案：按照会计年度分类，保管期限分为永久、[X]年、[X]年等。4.人事档案：按照员工类别分类，包括在职员工档案、离职员工档案等，保管期限按照国家有关规定执行。（二）档案编号规则1.文书档案编号：采用“年度+保管期限代码+流水号”的方式编制，如“2023Y001”表示2023年永久保管的第1份文书档案。2.科技档案编号：根据项目特点进行编号，如“KJ202301”表示2023年的第1个科技项目档案。3.会计档案编号：按照会计凭证、账簿、报表等类别分别编号，如“KZ2023001”表示2023年的第1份会计凭证档案。4.人事档案编号：采用员工工号作为档案编号。（三）档案编目要求1.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。（四）档案借阅制度1.内部查阅档案需填写借阅申请表，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅档案应在规定时间内归还，如需延期，应办理续借手续。3.借阅档案时应爱护档案，不得涂改、损坏、转借他人。4.涉及机密档案的借阅，需经公司/组织保密部门审批，并严格遵守保密规定。（五）档案保密制度1.加强档案保密教育，提高档案管理人员和利用人员的保密意识。2.对档案库房、办公区域等采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。3.严格控制档案利用范围，对涉及公司/组织机密的档案，应限定接触人员，并签订保密协议。4.定期对档案保密制度执行情况进行检查，发现问题及时整改。（六）档案安全制度1.建立健全档案安全管理制度，明确档案管理各环节的安全责任。2.加强档案库房安全管理，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，并定期进行检查维护。3.对档案数字化存储设备进行安全管理，采取数据备份、加密等措施，防止数据丢失和泄露。4.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。六、档案管理信息化建设（一）信息化系统建设目标1.建立功能完善、操作简便的档案管理信息化系统，实现档案管理的全过程信息化。2.通过信息化系统，提高档案管理工作效率，提升档案信息资源的开发利用水平。（二）信息化系统功能模块1.档案收集模块：实现文件材料的在线收集、上传，自动生成档案编号和目录。2.档案整理模块：对档案进行分类、编目、装订等整理操作，并记录整理过程。3.档案保管模块：实时监控档案库房环境，记录档案存放位置和状态。4.档案检索模块：提供多种检索方式，快速准确地查找所需档案信息。5.档案利用模块：办理档案查阅、借阅手续，跟踪利用情况。6.档案鉴定与销毁模块：对档案进行鉴定，生成销毁清单，记录销毁过程。7.系统管理模块：设置用户权限、数据备份与恢复、系统日志