县安监局档案管理制度

PAGE县安监局档案管理制度一、总则（一）目的为加强县安监局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为安全生产监督管理工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县安监局机关各科室、直属事业单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一领导，由局办公室负责档案的综合管理，各科室、直属事业单位明确专人负责档案的收集、整理和移交。2.真实完整原则：档案应如实反映安全生产监督管理工作的全过程，确保档案内容的真实性和完整性。3.分类科学原则：按照档案的形成领域、内容特点等进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：加强档案的安全防护，确保档案信息不泄露，严格执行保密制度。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以局主要领导为组长，各分管领导为副组长，各科室、直属事业单位负责人为成员的档案管理领导小组。负责研究决定档案管理工作中的重大事项，指导档案管理工作的开展。（二）局办公室作为档案管理的综合部门，负责制定档案管理制度，组织档案的收集、整理、归档、保管、利用和统计等工作，指导各科室、直属事业单位的档案管理工作，定期对档案管理工作进行检查和考核。（三）各科室、直属事业单位负责本部门在工作中形成档案的收集、整理和初步分类，及时移交局办公室，并指定专人负责档案管理工作，配合局办公室做好档案的查阅利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级文件：包括党中央、国务院及上级安全生产监管部门下发的各类文件、通知、通报等。2.本局文件：局机关制发的各类文件、报告、请示、批复、会议纪要等。3.业务档案：安全生产许可、执法检查、事故调查处理、隐患排查治理等业务工作中形成的文件材料、报表、记录、照片、录像等。4.人事档案：干部职工的履历、考核鉴定、任免、工资、奖惩等档案材料。5.财务档案：财务预决算、会计凭证、账簿、报表等档案材料。6.声像档案：反映本局重要活动、工作场景、事故现场等的照片、录音、录像等。7.其他档案：与本局工作相关的合同协议、荣誉证书、来访记录等档案材料。（二）收集要求1.各科室、直属事业单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整收集。2.对收集到的档案材料，应进行认真核对，确保其真实性、准确性和完整性。3.对于重要档案和紧急档案应及时收集，优先整理归档。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，分为文书档案、业务档案、人事档案、财务档案、声像档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。文书档案按照年度保管期限流水号的方式编号；业务档案按照业务类别年度流水号的方式编号。3.装订：对纸质档案进行整理装订时，应去除金属物，采用A4纸规格，左侧装订，装订应牢固、整齐。4.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、起止日期、卷内文件页数、件数、编号等内容。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.业务档案应在业务工作结束后及时归档。3.人事档案、财务档案等应按照相关规定及时归档。（二）归档程序1.各科室、直属事业单位将整理好的档案移交局办公室。2.局办公室对移交的档案进行审核，符合要求的予以接收，并办理交接手续。3.将归档后的档案按照类别和编号顺序上架存放。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：反映本局主要职能活动和历史面貌的，对安全生产监督管理工作有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案：在较长时间内对本局工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：在较短时间内对本局工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年至15年。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案安全。3.建立档案库房管理制度，定期对档案进行检查清点，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，存储介质应定期进行检查和维护，确保电子档案的安全。五、档案的查阅与利用（一）查阅范围本局工作人员因工作需要可查阅本局档案；外单位因工作需要查阅本局档案的，应按照规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.本局工作人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》注明查阅目的、内容、期限等，经所在科室负责人签字同意后，到局办公室查阅。2.外单位查阅档案，应提前向局办公室提交查阅申请函，说明查阅目的、内容、期限等，经局领导批准后，方可查阅。查阅时，应在局办公室指定地点进行，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。如需摘抄、复制、拍照的，应另行办理审批手续。（三）利用方式1.提供档案原件查阅。2.根据查阅人员需求，提供档案复印件或摘录相关内容。3.对于涉及机密的档案，应按照保密规定进行查阅和利用，严格控制知悉范围。（四）查阅记录对档案查阅情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容、利用方式等，查阅记录应妥善保存。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室牵头，各相关科室、直属事业单位人员参加，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，提出销毁意见。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、年度、保管期限、卷号、文号等内容。2.将《档案销毁清册》报局领导审批。3.经批准后，由两名以上工作人员在指定地点对档案进行销毁，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.对销毁过程进行记录，包括销毁时间、地点、人员等，记录应存档备查。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平，实现档案信息资源的共享。（二）信息化管理措施1.建立档案管理信息系统，对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等环节进行信息化管理。2.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化