高中生学校档案管理制度

PAGE高中生学校档案管理制度一、总则（一）目的为了加强我校高中生档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校全体高中生在校期间形成的各类档案材料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学生在校期间的学习、生活、社会实践等情况。2.完整性原则：全面收集学生各方面的档案材料，确保档案的系统性和完整性。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，保护学生个人隐私，防止档案信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案整理、保管、利用等环节的有序进行。二、档案内容与分类（一）学生基本信息档案1.个人基本情况：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、家庭住址、联系电话等。2.学籍信息：如入学时间、毕业时间、所在班级、学号、学制等。3.家庭成员及主要社会关系信息：包括父母、兄弟姐妹的姓名、工作单位、职业等。（二）学习成绩档案1.学期考试成绩：各学科平时、期中、期末考试成绩记录。2.学业水平考试成绩：高中阶段学业水平考试各科成绩。3.高考成绩：高考各科成绩及录取院校信息。（三）奖惩档案1.奖励记录：包括学校、区县级以上教育行政部门及其他相关部门颁发的各类荣誉证书、奖状等。2.违纪处分记录：学校对学生违反校规校纪行为所给予的处分决定及相关材料。（四）综合素质评价档案1.思想品德：包括学生的政治态度、道德品质、行为习惯等方面的评价。2.学业水平：对学生学习能力、学习态度、学业成绩等方面的综合评价。3.身心健康：涵盖学生的身体素质、心理素质、体育锻炼等情况。4.艺术素养：学生在艺术方面的兴趣爱好、特长及参加艺术活动的表现。5.社会实践：学生参与社会实践活动、社区服务、志愿者活动等的记录。（五）党团组织档案1.入党入团申请书、思想汇报等材料。2.党团组织关系转接证明。3.参加党团组织活动记录。（六）其他档案1.学生参加各类竞赛、活动的获奖证书、作品等材料。2.学生个人的特长证明材料，如艺术考级证书、体育等级证书等。3.学校认为有必要归档的其他材料。三、档案的收集与整理（一）收集渠道1.班主任负责收集本班学生的各类档案材料，定期交至学校档案室。2.各学科任课教师将学生的成绩记录及时报送教务处，由教务处统一整理归档。3.学校各职能部门负责收集本部门工作中形成的与学生相关的档案材料，移交档案室。4.学生本人或家长可按规定向学校档案室提交相关补充材料。（二）收集要求1.各部门和人员应及时收集、整理学生档案材料，确保材料的及时性和完整性。2.所收集的档案材料应真实、有效，具有保存价值。3.档案材料应字迹清晰、格式规范，如有破损或褪色应及时修复或复制。（三）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类。2.同一类档案材料按照时间顺序或重要程度进行排列。3.每份档案材料应编写页码，并在首页加盖档案章。4.填写档案目录，明确档案材料的类别、名称、日期、页码等信息。四、档案的保管（一）保管场所学校设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放在档案柜中，排列整齐，便于查找。2.电子档案应进行备份存储，存储介质应安全可靠，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。3.对于重要的档案材料，可采用复印件与原件分开保管的方式，以降低原件损坏的风险。（三）保管期限1.学生在校期间形成的档案材料应永久保存。2.学生毕业后，其档案应按照国家有关规定进行保管，保管期限根据档案性质和相关规定确定。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案室的安全保卫工作，防止档案被盗、被抢、被毁等事件发生。2.严格控制档案室的访问权限，非档案管理人员未经允许不得进入档案室。3.定期对档案进行清查盘点，确保档案数量、质量与档案目录相符。4.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全保存。五、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和学校档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.档案利用应遵循保密原则，不得泄露学生个人隐私信息。3.档案利用应服务于学校的教育教学、管理工作以及学生的成长发展需要。（二）利用范围1.学校内部各部门因工作需要查阅学生档案。2.学生本人因升学、就业等需要查阅本人档案。3.教育行政部门、司法机关等因工作需要依法查阅学生档案。（三）利用程序1.校内查阅：查阅部门填写档案查阅申请表，经部门负责人签字同意后，提交档案室。档案室工作人员审核申请表，确认查阅范围和目的后，提供档案查阅服务，并做好查阅记录。2.学生本人查阅：学生本人凭有效身份证件填写档案查阅申请表，经班主任签字同意后，到档案室查阅。档案室工作人员应监督学生查阅过程，确保档案安全。3.校外查阅：教育行政部门、司法机关等因工作需要查阅学生档案，应出具单位介绍信和查阅人员有效身份证件，经学校主管领导批准后，由档案室工作人员提供查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。（四）档案借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，借阅人应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等信息，经部门负责人签字同意后，提交档案室。2.档案室工作人员审核申请表，确认借阅条件符合规定后，办理档案借阅手续，并向借阅人发放档案借阅证。3.借阅人应在规定期限内归还档案，如因特殊原因需要延期归还的，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如发生档案丢失或损坏，借阅人应承担相应的赔偿责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、慎重处理的原则。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由学校分管领导、档案室负责人、相关部门负责人及专业人员组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和程序，对档案进行鉴定。（三）鉴定内容1.档案的真实性：审查档案材料是否真实反映学生在校期间的实际情况。2.档案的完整性：检查档案材料是否齐全，是否符合档案整理要求。3.档案的有效性：评估档案材料对学校教育教学、管理工作以及学生成长发展的参考价值。4.档案的保管期限：根据档案性质和相关规定，确定档案的保管期限是否合理。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写档案销毁申请表，报学校主管领导批准。2.档案销毁申请表应包括档案名称、数量、销毁原因、销毁时间等信息。3.经批准后，由档案室工作人员会同相关部门人员共同对档案进行销毁，并在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案销毁的凭证。七、档案管理人员职责（一）档案管理负责人职责1.负责制定和完善学校档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.指导、监督和检查各部门档案材料的收集、整理、保管和利用工作。3.定期对档案管理工作进行总结和评估，提出改进措施和建议。4.负责与上级档案管理部门的沟通与联系，及时报送档案工作相关材料。（二）档案室工作人员职责1.负责档案室的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等。2.按照档案管理规范，对档案材料进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的规范化管理。3.维护档案室的安全和卫生，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作。4.为档案利用者提供查阅、借阅等服务，做好档案利用记录。5.协助档案鉴定工作小组开展档案鉴定工作，负责档案销毁的具体实施。