电子档案归档管理制度规范

PAGE电子档案归档管理制度规范一、总则（一）目的为了加强公司电子档案的管理，确保电子档案的真实、完整、有效和安全，便于电子档案的查阅、利用和保存，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在工作活动中形成的具有保存价值的电子文件及其相关的元数据、背景信息等，包括但不限于办公文档、合同协议、财务报表、技术资料、项目文档等各类电子档案。（三）基本原则1.真实性原则：电子档案应真实反映公司各项业务活动的实际情况，确保其内容与原始业务记录一致。2.完整性原则：电子档案应包含反映业务活动全过程的所有相关信息，保证档案的完整性和系统性。3.有效性原则：电子档案应具备可识别、可读取、可利用的特性，能够满足公司日常办公和业务管理的需要。4.安全性原则：采取必要的技术和管理措施，确保电子档案的存储、传输和使用过程中的安全性，防止电子档案被篡改、丢失或泄露。二、电子档案的形成与收集（一）电子文件的生成1.公司各部门在业务活动中应按照规范的格式和要求生成电子文件，确保文件内容准确、完整、清晰。2.电子文件应采用通用的文件格式，如.doc、.xls、.pdf等，以便于长期保存和查阅。对于特殊格式的文件，应同时保存相应的转换工具或说明文档。（二）电子文件的收集1.各部门应明确专人负责电子文件的收集工作，确保在业务活动结束后及时将相关电子文件收集齐全。2.收集的电子文件应包括文件的正文、附件、批示、签名等全部内容，确保文件的完整性。3.对于通过电子邮件、即时通讯工具等方式接收的电子文件，接收人员应及时进行整理和保存，并按照规定的流程进行登记和归档。三、电子档案的整理与分类（一）整理要求1.电子档案应按照一定的逻辑顺序进行整理，确保文件之间的关联性和系统性。2.对电子文件进行分类编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.整理过程中应检查电子文件的格式是否符合要求，如有需要，应进行格式转换或修复。（二）分类方法1.按年度分类：将电子档案按照形成年度进行分类，如2020年、2021年等。2.按机构分类：根据公司的组织架构，将电子档案按照部门或机构进行分类，如行政部、财务部、业务一部等。3.按保管期限分类：根据电子档案的重要程度和保存价值，将其分为永久、长期、短期三类。永久保存的档案应是对公司具有重要历史价值和法律依据的文件；长期保存的档案一般保存期限为10年以上；短期保存的档案保存期限为110年。4.按文件类型分类：根据电子文件的内容和性质，将其分为办公文档、合同协议、财务报表、技术资料等来进行分类。四、电子档案的存储与备份（一）存储设备1.公司应配备专门的电子档案存储设备，如服务器、磁盘阵列、磁带库等，确保存储设备的容量和性能能够满足电子档案存储的需求。2.存储设备应具备冗余设计，以防止因硬件故障导致数据丢失。同时，应定期对存储设备进行检查和维护，确保其正常运行。（二）存储方式1.电子档案应采用集中存储的方式，便于统一管理和维护。对于重要的电子档案，应进行异地备份存储，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致数据丢失。2.在存储电子档案时，应按照分类和编号的要求进行存储，建立清晰的目录结构，便于查找和访问。（三）备份策略1.制定完善的电子档案备份策略，定期对电子档案进行备份。备份周期可根据档案的重要程度和变化频率确定，一般可分为每日备份、每周备份、每月备份等。2.备份数据应存储在与原数据不同的存储介质上，并分别存储在不同的物理位置。备份数据应进行定期检查和恢复测试，确保备份数据的可用性。五、电子档案的检索与利用（一）检索工具1.建立电子档案检索系统，提供多种检索方式，如按关键词检索、按分类检索、按日期检索等，方便用户快速查找所需的电子档案。2.检索系统应具备索引功能，能够对电子档案的元数据进行索引，提高检索效率。同时，应定期对检索系统进行维护和更新，确保其准确性和完整性。（二）利用权限1.明确电子档案的利用权限，根据用户的工作职责和业务需求，授予相应的查阅、下载、打印等权限。2.对于涉及公司机密的电子档案，应严格限制访问权限，只有经过授权的人员才能查阅和使用。在利用过程中，应进行登记和审计，确保电子档案的安全。（三）利用流程1.用户如需查阅电子档案，应填写查阅申请表，注明查阅的档案名称、查阅目的、查阅时间等信息，提交所在部门负责人审批。2.经审批同意后，用户可通过电子档案检索系统进行查阅。如需下载或打印电子档案，应按照规定的格式和要求进行操作，并确保电子档案的完整性和安全性。3.利用结束后，用户应及时归还电子档案，并注销相应的查阅权限。六、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定标准1.定期对电子档案进行鉴定，根据电子档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，确定其是否仍需保存。2.鉴定工作应由公司档案管理部门牵头，组织相关部门的专业人员共同进行。鉴定结果应形成鉴定报告，作为电子档案销毁的依据。（二）销毁流程1.对于已确定需要销毁的电子档案，应填写销毁申请表，注明销毁档案的名称及数量、销毁原因、销毁时间等信息，提交公司领导审批。2.经审批同意后，由档案管理部门负责组织实施销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁日期、销毁方式、监销人员等信息。3.电子档案的销毁方式可采用物理销毁或数据擦除等方式，确保电子档案无法恢复。销毁后，应将销毁记录归档保存。七、电子档案的安全管理（一）安全制度1.建立健全电子档案安全管理制度，明确安全管理职责，规范安全管理流程，确保电子档案的安全。2.加强对电子档案管理人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能，防止因人员失误导致电子档案安全事故。（二）安全技术措施1.采用先进的安全技术手段，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等，对电子档案存储和传输过程进行安全防护，防止外部网络攻击和数据泄露。2.对电子档案存储设备进行加密处理，设置访问密码，并定期更换密码。同时，应建立用户身份认证机制，确保只有授权用户才能访问电子档案。（三）安全审计1.建立电子档案安全审计机制，对电子档案的访问、操作、修改等行为进行审计和记录。审计记录应至少保存一定期限，以便于事后查询和追溯。2.定期对电子档案安全状况进行评估，及时发现和解决安全隐患。对于发生的安全事件，应及时进行调查和处理，并采取相应的改进措施，防止类似事件再次发生。八、电子档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司电子档案归档管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门电子档案的形成、收集、整理、存储、利用等工作，确保电子档案管理工作的规范化和标准化。3.负责电子档案存储设备的管理和维护，确保存储设备的正常运行和数据安全。4.组织开展电子档案的鉴定、销毁等工作，确保电子档案的质量和安全。5.负责电子档案检索系统的建设和维护，为公司各部门提供电子档案查阅服务。（二）部门档案员职责1.负责本部门电子文件的收集、整理和初步分类工作，确保电子文件的完整性和准确性。2.按照公司电子档案归档管理制度的要求，及时将本部门的电子档案移交公司档案管理部门，并协助档案管理部门进行审核和整理。3.负责本部门电子档案的日常查阅和利用工作，按照规定的流程办理查