社区医院档案管理制度

PAGE社区医院档案管理制度一、总则（一）目的为加强社区医院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医院管理、医疗服务、教学科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于社区医院各科室、部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：社区医院档案实行集中统一管理，由医院综合档案室负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映医院各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集医院在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及医院机密、患者隐私等内容的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为医院各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善医院档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理医院各类档案，包括文书档案、医疗档案、科研档案、教学档案、人事档案、财务档案等。3.对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防磁等工作，定期对档案进行检查和维护。6.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。7.组织开展档案鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁，并做好记录。8.参与医院档案信息化建设，推进档案数字化管理。（二）各科室、部门档案管理人员1.负责本科室、部门档案的收集、整理、初步分类和移交工作。2.指导本科室、部门员工做好文件材料的收集、归档工作，确保档案的齐全完整。3.协助综合档案室开展档案的查阅、借阅等利用工作。4.定期向综合档案室反馈本科室、部门档案管理工作情况。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案：包括医院红头文件、会议文件、工作计划与总结、请示与批复、规章制度、合同协议等。2.医疗档案：患者病历、检查检验报告、医嘱单、护理记录、手术记录、麻醉记录等。3.科研档案：科研项目立项申请书、研究方案、实验数据、科研成果鉴定材料、论文发表等。4.教学档案：教学计划、教案、讲稿、学生成绩册、实习报告等。5.人事档案：员工履历表、学历学位证书、职称评定材料、奖惩记录、劳动合同等。6.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务预决算等。7.设备档案：设备购置合同、说明书、验收报告、维修记录等。8.基建档案：医院建设项目的可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。9.其他档案：医院组织的各类活动资料、宣传资料、统计报表等。（二）收集要求1.各科室、部门应明确专人负责档案收集工作，及时将工作中形成的各类文件材料进行收集整理。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要文件材料，应收集齐全相关的附件、底稿等，确保档案内容的全面性。4.各科室、部门应在每年年底前将本年度形成的档案移交综合档案室。（三）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）分类法进行整理。先将档案按年度分开，再按保管期限分为永久、长期、短期，然后按机构（问题）进行排列。2.医疗档案：按照患者姓名、病历号等顺序进行整理，将相关的病历资料装订成册。3.科研档案：按照科研项目类别、阶段进行整理，建立项目档案卷，将项目各阶段形成的文件材料依次排列。4.教学档案：按照教学类别、学期进行整理，将教学相关资料分类存放。5.人事档案：按照档案管理规定的十大类进行分类整理，建立员工个人档案盒。6.财务档案：按照会计年度、凭证类别进行整理，将会计凭证、账簿、报表等分别装订成册。7.设备档案：按照设备名称、型号进行整理，将设备相关资料集中存放。8.基建档案：按照工程项目阶段、文件类型进行整理，建立项目档案专卷。四、档案的保管（一）档案库房建设1.医院应设立专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防磁等条件。2.库房应安装防火、防盗报警装置，配备灭火器材、除湿机、防虫药品、防磁设备等必要的设施设备。3.库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.采用符合档案保管要求的档案柜、档案架、档案盒等装具存放档案。2.档案柜、档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。3.档案盒应按照档案分类编号顺序进行排列，盒内文件应排列有序，并在盒脊上标明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.医疗档案、科研档案、教学档案等根据其重要性和实际需要确定保管期限。3.人事档案、财务档案等按照国家有关规定确定保管期限。（四）档案定期检查1.综合档案室应定期对档案进行检查，一般每季度检查一次，重点检查档案的保管状况、数量变化等情况。2.检查时应做好记录，发现问题及时采取措施进行处理。如发现档案有破损、霉变、虫蛀等情况，应及时进行修复、消毒、驱虫等处理；如发现档案数量短缺，应查明原因并及时追查。五、档案的利用（一）查阅与借阅1.医院内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在科室、部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位人员查阅档案，应持有单位介绍信，注明查阅内容和目的，经医院分管领导批准后，方可查阅。3.借阅档案须填写《档案借阅申请表》，经所在科室、部门负责人和综合档案室负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。4.查阅、借阅档案应在综合档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（二）档案复制1.因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经所在科室、部门负责人和综合档案室负责人签字同意后，方可复制。2.档案复制应使用符合档案保管要求的设备和材料，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖“档案复制专用章”，并注明复制日期、份数等信息。（三）档案统计1.综合档案室应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由医院分管领导担任组长，综合档案室负责人、各相关科室负责人等为成员。（二）鉴定标准根据档案保管期限表和医院实际情况，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行鉴定，提出销毁意见。2.编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称、年度、保管期限、数量等信息。3.《档案销毁清册》经医院分管领导批准后，由综合档案室组织实施销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。5.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，建立档案信息数据库，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）档案数字化1.对具有保存价值的档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求。2.数字化后的档案应进行图像处理，确保图像清晰、完整、可读。3.建立档案数字化目录数据库，对数字化档案进行著录标引，方便检索利用。（三）档案信息系统1.选用适合医