城乡居保档案管理制度

PAGE城乡居保档案管理制度一、总则（一）目的为加强城乡居民社会养老保险（以下简称“城乡居保”）档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本地区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本地区城乡居保业务经办过程中形成的各类档案资料的管理，包括参保登记、缴费申报、待遇核定、养老金发放、关系转移等环节产生的文件、表格、记录、凭证等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：城乡居保档案实行集中统一管理，由专门的档案管理机构或部门负责，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则：档案内容应真实反映城乡居保业务办理过程和参保人员的实际情况，保证档案的完整性和准确性。3.安全保密原则：加强档案安全管理，采取必要的安全防护措施，确保档案信息不泄露、不丢失、不损坏。同时，严格遵守保密规定，对涉及个人隐私和敏感信息的档案进行妥善保管。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，提高档案利用效率，方便业务经办人员和相关部门查询、调阅档案资料。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置成立城乡居保档案管理中心，负责本地区城乡居保档案的集中统一管理。档案管理中心可根据工作需要，设置档案收集整理岗、档案保管岗、档案查阅利用岗等岗位，明确各岗位职责。（二）档案管理机构职责1.制定档案管理制度：根据国家法律法规和行业标准，结合本地区实际情况，制定城乡居保档案管理制度、业务流程和操作规范，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理：负责收集、整理城乡居保业务经办过程中形成的各类档案资料，对档案进行分类、编号、装订、编目等工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。3.档案保管：建立档案库房，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火防盗防潮防虫设施等，确保档案的安全保管。定期对档案进行检查、清点和维护，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。4.档案查阅利用：建立档案查阅利用制度，规范档案查阅利用流程。根据业务经办人员和相关部门的需要，提供档案查阅服务，并做好查阅登记和利用效果跟踪反馈工作。5.档案信息化建设：推进城乡居保档案信息化管理，建立档案信息数据库，实现档案资料的电子化存储和检索利用。加强档案信息安全管理，防止信息泄露和数据丢失。6.档案统计与分析：定期对档案管理工作进行统计分析，掌握档案数量、种类、利用情况等信息，为档案管理决策提供依据。7.业务指导与培训：对城乡居保业务经办机构的档案管理工作进行业务指导和培训，提高基层档案管理人员的业务水平和工作能力。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.参保登记档案：包括参保人员基本信息表、身份证复印件、户口本复印件、照片等相关资料。2.缴费申报档案：包括缴费明细表、缴费凭证、银行代扣协议等。3.待遇核定档案：包括待遇申请表、相关证明材料、审核审批表等。4.养老金发放档案：包括发放明细表、发放记录、银行代发凭证等。5.关系转移档案：包括转移申请表、转移接续信息表、相关证明材料等。6.其他档案：如业务经办过程中形成的文件、通知、会议记录、工作总结等。（二）档案收集要求1.及时收集：业务经办人员应在业务办理完毕后，及时将相关档案资料移交档案管理机构，确保档案收集的及时性。2.齐全完整：档案资料应齐全、完整，包括业务办理过程中产生的各类文件、表格、记录、凭证等，不得遗漏重要信息。3.真实准确：档案内容应真实反映业务办理情况，数据准确无误，签字盖章齐全。（三）档案整理方法1.分类：按照城乡居保业务类别和档案形成时间、来源等因素，对档案进行分类。一般可分为参保登记类、缴费申报类、待遇核定类、养老金发放类、关系转移类等大类，每大类下再根据具体业务内容细分小类。2.编号：为每一份档案编制唯一的档案编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的管理和查询。编号可采用年份+类别+流水号的方式，如2023CB001，表示2023年参保登记类第1份档案。3.装订：对零散的档案资料进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用A4纸张规格，左侧装订，装订厚度适中，便于翻阅和保管。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、类别、题名、日期（形成时间）、保管期限、密级等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。四、档案保管（一）档案库房建设1.选址要求：档案库房应选址在地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源、污染源等，确保档案安全。2.建筑结构：库房应采用坚固耐用的建筑结构，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等功能。库房门窗应安装防盗门窗和遮光窗帘，地面应采用防潮、耐磨材料铺设。3.面积规划：根据档案数量和未来发展需求，合理规划档案库房面积。档案库房应划分档案存放区、整理加工区、查阅接待区等功能区域，确保档案管理工作有序开展。（二）档案保管设备配备1.档案柜：选用符合档案保管要求的档案柜，档案柜应坚固耐用、排列整齐，便于档案的存放和查找。2.防火防盗设施：安装火灾自动报警系统、灭火设备（如灭火器、消防栓等），确保火灾发生时能够及时发现和扑救。同时，安装防盗报警装置、监控设备等，加强库房安全防范。3.防潮防虫设施：配备除湿机、空调等设备，控制库房湿度，防止档案受潮发霉。在库房内放置防虫药品（如樟脑丸等），防止虫害侵蚀档案。4.温湿度监测设备：安装温湿度传感器，实时监测库房温湿度变化情况，并记录保存。温湿度应控制在适宜的范围内，温度一般为14℃24℃，相对湿度为45%60%。（三）档案保管期限城乡居保档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管档案：涉及参保人员权益的重要档案资料，如参保人员基本信息、待遇核定表、养老金发放记录等，应永久保管。2.长期保管档案：保管期限为10年以上（含10年）的档案资料，如缴费申报明细表、关系转移申请表等，应长期保管。3.短期保管档案：保管期限为10年以下的档案资料，如业务经办过程中形成的一般性文件、通知等，应短期保管。（四）档案定期检查与维护1.定期检查：档案管理机构应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次局部检查。检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时处理。2.维护修复：对破损、褪色、霉变等有问题的档案，应及时进行维护修复。维护修复工作应遵循保持档案原貌、保证档案安全的原则，采用适当的方法和材料进行处理。3.档案清点：定期对档案进行清点核对，确保档案数量准确、存放位置正确。清点结果应详细记录，并与档案目录进行核对，发现差异及时查找原因并进行处理。五、档案查阅利用（一）查阅利用范围1.业务经办人员：城乡居保业务经办机构的工作人员因工作需要，可查阅、调阅与其经办业务相关的档案资料。2.参保人员：参保人员本人可凭有效身份证件查阅与其本人相关的档案资料，如参保登记信息、缴费记录、待遇核定情况等。3.相关部门：公安、民政、审计等相关部门因工作需要，可按照规定程序查阅城乡居保档案资料。（二）查阅利用流程1.查阅申请：查阅人员应填写《城乡居保档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、内容、用途等信息，并签字盖章。2.申请审批：档案管理机构对查阅申请进行审核，根据查阅人员的身份和查阅范围，确定是否批准查阅申请。对于涉及重要档案资料或敏感信息的查阅申请，应报档案管理机构负责人审批。3.查阅登记：经批准后，档案管理机构为查阅人员办理查阅登记手续，记录查阅人员姓名、单位、查阅时间、查阅档案内容等信息。4.提供查阅：档案管理机构按照查阅申请要求，为查阅人员提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料，不得在档案上圈划、批注、污损。5.查阅归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理机构，档案管理人员对归还的档案进行核对，确保档案资料完整无损。（三）利用效果跟踪反馈档案管理机构应建立档案利用效果跟踪反馈机制，对档案查阅利用情况进行跟踪。对于因查阅档案解决了实际问题或提供了重要参考依据的，应及时收集利用效果反馈信息，并进行分析总结。通过跟踪反馈，不断改进档案管理工作，提高档案利用价值。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立城乡居保档案信息管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索利用、统计分析等功能，提高档案管理工作效率和信息化水平，为城乡居保业务经办和决策提供有力支持。（二）档案数字化加工1.扫描录入：对纸质档案进行扫描，将档案内容转化为电子图像，并进行文字识别和录入，形成电子档案数据。扫描分辨率应符合档案管理要求，一般不低于300dpi，确保图像清晰、可读。2.数据挂接：将扫描录入的电子档案数据与对应的档案编号进行挂接，建立电子档案与纸质档案的对应关系，方便查询和利用。3.质量审核：对数字化加工后的电子档案数据进行质量审核，检查图像清晰度、文字识别准确率、数据挂接准确性等，确保电子档案数据质量符合要求。（三）档案信息管理系统功能1.档案存储管理：实现电子档案的分类存储、集中管理，建立电子档案数据库，对档案数据进行备份和恢复，确保档案数据的安全可靠。2.检索查询：提供多种检索查询方式，如按档案编号、类别、题名、日期、关键词等进行检索，方便快速准确地查找所需档案资料。3.利用管理：记录档案查阅利用情况，包括查阅人员、查阅时间、查阅内容等信息，实现档案利用的全程跟踪和统计分析。4.安全管理：设置用户权限管理功能，对不同用户的档案查阅利用权限进行严格控制，确保档案信息安全。同时，采取数据加密传输、存储等安全措施，防止档案信息泄露。5.统计分析：对档案管理工作进行统计分析，生成各类统计报表，如档案数量统计、利用情况统计、保管期限统计等，为档案管理决策提供数据支持。（四）数据安全与维护1.安全防护：加强档案信息系统的安全防护，安装防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全设备，防止网络攻击和病毒感染。定期对系统进行安全漏洞扫描和修复，确保系统安全稳定运行。2.数据备份：建立完善的数据备份制度，定期对档案信息数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，防止数据丢失。同时，制定数据恢复应急预案，确保在数据出现问题时能够及时恢复。3.系统维护：安排专人负责档案信息系统的日常维护和管理，及时处理系统运行过程中出现的问题。定期对系统进行升级和优化，提高系统性能和功能。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理机构负责人、业务骨干、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准根据档案保管期限和重要性，按照国家有关规定和本地区实际情况制定档案鉴定标准。对于保管期限已满且确无保存价值的档案，可予以销毁；对于仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）鉴定程序1.初步筛选：档案管理机构根据档案保管期限，对到期档案进行初步筛选，列出拟销毁档案清单。2.详细审查：鉴定工作小组对拟销毁档案进行详细审查，逐份核对档案内容，根据鉴定标准确定档案的存毁。3.编制销毁清册：对确定销毁的档案，编制《城乡居保档案销毁清册》，清册应包括档案编号、类别、题名、日期、保管期限等内容，并由鉴定工作小组负责人签字确认。4.审批：档案销毁清册报档案管理机构负责人审批，经批准后方可实施销毁。（四）销毁实施1.销毁