采购中心档案管理制度

PAGE采购中心档案管理制度一、总则（一）目的为加强采购中心档案管理，确保采购工作中形成的各类档案真实、完整、有效，便于查询、利用和追溯，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于采购中心在采购业务活动中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则采购中心档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或指定专人负责，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映采购业务活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则全面收集采购工作中形成的各类档案，保证档案资料的齐全、完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及商业秘密、敏感信息的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善采购中心档案管理制度，并组织实施。2.负责采购档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改。5.负责档案管理信息化建设，提高档案管理工作效率和水平。（二）采购业务部门职责1.负责本部门采购业务档案的收集、整理和初步分类，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好采购档案的查询、利用等工作，提供相关业务信息和资料。3.严格按照档案管理制度的要求，规范采购业务文件的形成、积累和保管，确保档案质量。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，遵守档案管理各项规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、装订、上架、保管等。3.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索系统，方便档案查询和利用。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.负责档案的借阅、归还登记和催还工作，严格按照规定办理档案借阅手续。6.参与档案的鉴定销毁工作，对拟销毁的档案进行审核和登记。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.采购项目立项文件，包括采购申请、审批文件等。2.采购文件，如招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。3.采购合同及相关协议，包括采购合同、补充协议、变更协议等。4.采购过程中的往来函件、传真、电子邮件等。5.验收文件，如验收报告、检验证书等。6.付款凭证及相关财务资料。7.其他与采购业务相关的文件、资料和记录。（二）收集要求1.采购业务部门应在采购业务活动结束后及时将相关档案资料收集齐全，确保档案的完整性。2.对于重要采购项目，应在项目实施过程中同步收集相关档案资料，做到随事归档。3.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。（三）整理方法1.分类根据采购业务的特点和档案管理的要求，对采购档案进行分类。一般可分为采购项目类、采购合同类、采购文件类、验收文件类、财务文件类等。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用数字编号或字母与数字相结合的编号方式。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册，作为档案检索工具。4.装订对纸张规格不一致、破损或散装的档案资料进行整理和装订。装订应整齐、牢固，便于翻阅和保管。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.采购业务部门将整理好的档案资料按照档案管理部门的要求进行分类、编号、编目后，填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认。2.档案管理部门对移交的档案资料进行审核，审核无误后办理接收手续，并将档案资料按照类别和编号顺序上架保管。（二）保管期限采购档案的保管期限根据其重要程度和使用价值确定，一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管涉及公司重大采购决策、核心业务、重要资产等具有长期保存价值的档案，如采购战略规划文件、重大采购项目合同等。2.长期保管保存期限在10年以上（含10年）的档案，如一般采购项目合同、重要采购文件等。3.短期保管保存期限在10年以下的档案，如一般性采购文件、往来函件等。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全和可读取性。4.定期对档案进行清查、核对，发现档案损坏、丢失等情况应及时报告并采取相应措施。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案的正常使用和信息安全。2.优先满足公司内部采购业务查询、审计、评估等工作需要。（二）利用方式1.查阅公司内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容和期限，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.复印如需复印档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定收取复印费用。复印件应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。3.借阅因特殊情况需要借阅采购档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、内容、期限和归还日期，经部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。（三）借阅要求1.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、损坏、转借他人或带出公司。2.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前向档案管理部门申请。3.档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则。2.根据档案的保管期限、重要程度和现实利用价值，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、采购业务部门负责人、财务人员及相关专业人员组成。鉴定小组负责对拟销毁的档案进行审核和鉴定。（三）鉴定内容1.审查档案的真实性、完整性和准确性。2.评估档案的保管期限是否已满，是否仍有保存价值。3.检查档案是否涉及未了结的法律纠纷或其他重要事项。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，填写档案销毁申请表，报公司主管领导批准。2.经批准后，档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和保密性。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立采购中心档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理工作效率和服务水平，方便档案的查询、利用和统计分析。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应及时将采购档案的纸质信息录入档案管理信息系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据的准确性和完