机关档案管理制度上墙

PAGE机关档案管理制度上墙一、总则（一）目的为加强本机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：机关档案由综合档案室集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映机关工作活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：保证档案内容的全面、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格保密，防止泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室综合档案室是本机关档案管理的职能部门，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关档案管理制度并组织实施。2.负责接收、征集本机关各部门形成的各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订等工作。3.建立健全档案保管制度，确保档案的安全保管。配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。6.积极开展档案利用工作，编制档案检索工具，为机关工作和社会利用提供服务。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高机关工作人员的档案意识。（二）各部门档案管理人员各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，其职责如下：1.负责收集本部门在工作中形成的各种文件材料，按照档案管理要求进行分类整理。2.定期将整理好的档案移交综合档案室，并办理移交手续。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本机关工作有关的文件、指示、通知等。2.本机关形成的各类文件，包括党组文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表、合同协议、规章制度等。3.本机关各部门在业务活动中形成的文件材料，如业务文件、技术资料、图纸、图表、调研材料等。4.本机关工作人员在工作中形成的个人重要文件，如任免文件、奖励处分文件、培训记录等。5.反映本机关重大活动、重要事件的照片、录音、录像等声像资料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，纸张应符合档案保存要求。3.对电子文件，应按照规定进行收集和整理，确保电子文件的可读性和完整性。（三）整理方法1.分类：档案按年度、机构（问题）、保管期限进行分类。年度分类以文件形成的自然年度为准；机构（问题）分类根据机关内部机构设置或职能分工进行；保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.编号：对每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、机构（问题）、保管期限、起止日期、件数、页数、编号等内容，目录应打印成册，并建立电子目录。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案的整齐牢固。四、档案的保管（一）保管场所综合档案室应设立专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。库房内温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。（二）保管设备1.档案柜：应选用坚固耐用、防火、防潮的档案柜，用于存放档案。2.温湿度调节设备：配备空调、除湿机等设备，调节库房温湿度。3.防火设备：安装火灾自动报警系统、灭火器材等，确保档案安全。4.防虫设备：放置防虫药品，防止档案虫害。5.防盗设备：安装防盗门、防盗窗、监控系统等，保障档案库房安全。（三）档案保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。如发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时进行修复或复制。3.对电子档案，应定期进行备份，备份介质应异地存放，确保电子档案的安全。4.严格执行档案出入库登记制度，档案管理人员应认真填写档案出入库登记表，记录档案的出入库时间、名称、数量、借阅人等信息。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点和辩证的方法，从本机关工作的实际需要出发，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，分析其内容和形式，确定其保存价值。2.参考档案保管期限表：根据档案保管期限表，对档案进行初步筛选。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。销毁清册应包括档案题名、年度、机构（问题）、保管期限、起止日期、件数、页数、编号等内容。2.档案销毁清册经机关分管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁时，应确保档案信息彻底销毁，无法恢复。4.档案销毁过程中，应有两人以上监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。六、档案的统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的年度归档数量、累计库存数量等。2.档案利用情况统计：如查阅、借阅档案的人次、卷次等。3.档案鉴定与销毁情况统计：如鉴定档案数量、销毁档案数量等。（二）统计要求1.档案管理人员应认真做好档案统计工作，确保统计数据的准确、及时。2.统计报表应按照规定的格式和时间要求填报，报送综合档案室负责人审核后上报。七、档案的利用（一）利用范围1.本机关工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本机关档案，应按照规定办理查阅手续。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅本机关档案，应出具相关证明文件，按照规定程序查阅。（二）利用方式1.查阅：本机关工作人员可直接到综合档案室查阅档案。查阅时，应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、档案名称、查阅人等信息。2.借阅：因工作需要长期使用档案的，可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案复制服务。复制档案应经综合档案室负责人批准，并注明复制日期、复制人等信息。（三）利用手续1.本机关工作人员查阅档案，应填写档案查阅登记表，经所在部门负责人签字后，到综合档案室查阅。2.外单位查阅本机关档案，应提前向综合档案室提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。经机关分管领导批准后，方可查阅。查阅时，应在综合档案室工作人员的陪同下进行，并填写档案查阅登