敬老院档案台账管理制度

PAGE敬老院档案台账管理制度一、总则（一）目的为加强敬老院档案台账管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高敬老院管理服务水平，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本敬老院全体工作人员及入住老人档案台账的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案台账应如实反映敬老院各项工作及老人实际情况。2.完整性原则：涵盖敬老院运营管理的各个方面，确保档案资料齐全。3.保密性原则：对涉及老人隐私等敏感信息严格保密。4.规范性原则：按照统一标准和流程进行档案台账的建立、整理、保管和利用。二、档案台账管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案台账管理制度，并组织实施。2.集中统一管理敬老院各类档案台账，包括纸质档案和电子档案。3.指导各部门做好档案资料的收集、整理、归档工作。4.监督检查档案台账的保管、利用情况，确保档案安全。（二）各部门职责1.明确专人负责本部门档案资料的收集、整理，并定期移交至档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案台账的管理工作，提供必要的信息和支持。3.在工作中严格执行档案管理制度，确保档案资料的规范形成和妥善保管。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，熟悉档案管理业务流程。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常工作。3.做好档案的保管、统计、鉴定、销毁等工作，确保档案安全。4.积极为各部门和入住老人提供档案查阅服务，并做好记录。三、档案台账分类及内容（一）行政管理档案1.上级文件：包括各级政府部门、民政部门等下发的与敬老院相关的文件、通知、规定等。2.内部文件：敬老院制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要等。3.人事档案：工作人员的招聘、录用、考核、晋升、奖惩、培训等资料。4.财务档案：财务预算、决算、收支凭证、固定资产台账等。5.设施设备档案：敬老院各类设施设备的采购合同、安装调试记录、维修保养记录、报废处理记录等。（二）服务管理档案1.老人档案：每位老人的入住登记表、健康档案（包括基本身体状况、疾病史、用药情况等）、护理记录、生活照料记录、心理关怀记录等。2.服务计划与记录：针对老人制定的个性化服务计划及实施过程中的服务记录，如饮食服务记录、康复服务记录、文化娱乐活动记录等。3.安全管理档案：安全检查记录、应急预案、消防设施档案、食品卫生档案等。（三）活动档案1.文化娱乐活动档案：活动策划方案、活动照片、视频、参与人员名单等。2.志愿者活动档案：志愿者招募记录、服务记录、志愿者反馈等。（四）其他档案1.捐赠档案：捐赠物资的接收记录、使用情况记录等。2.合同档案：与外部机构签订的合作协议、租赁合同、服务外包合同等。四、档案台账的收集与整理（一）收集要求1.各部门应在工作过程中及时收集相关档案资料，确保资料的完整性和时效性。2.档案资料应真实、准确、清晰，不得伪造、篡改。3.对于重要文件和关键资料，应实行双套制备份，一份纸质档案，一份电子档案。（二）整理流程1.分类：按照档案台账分类标准，对收集到的档案资料进行分类。2.编号：为每类档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。5.上架：将整理好的档案按照编号顺序上架存放。五、档案台账的保管（一）保管场所1.设立专门档案库房，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，标识清晰，便于查找。2.电子档案应存储在专用服务器或存储设备上，并定期进行备份。备份数据应异地存放，确保数据安全。3.建立档案台账索引，方便快速查询档案信息。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括敬老院重要历史资料、上级重要文件等。3.长期保管的档案期限为10年以上，如老人档案、重要服务记录等。4.短期保管的档案期限为110年，如一般性文件、临时性活动档案等。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少一次。2.清查内容包括档案数量、保管状况、完整性等。3.对清查中发现的问题及时进行处理，如补充缺失档案、修复损坏档案等。六、档案台账的利用（一）查阅权限1.内部工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及老人隐私的档案，未经老人本人或其监护人同意，不得查阅。3.外部单位或个人查阅档案，需持有单位介绍信，并经敬老院负责人批准。（二）查阅登记1.档案管理部门应对查阅档案的人员进行登记，记录查阅时间、查阅内容、查阅目的等信息。2.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容应经档案管理部门同意，并进行登记。（三）归还要求查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并确保档案的完整性和保密性。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究责任。七、档案台账的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。（三）鉴定程序1.档案管理部门提出需要鉴定的档案清单。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据保管期限和利用价值，提出鉴定意见。3.对确定无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，报敬老院负责人审批。（四）销毁实施1.经批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人负责销毁。2.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，并由监销人员签字确认。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.电子档案应与纸质档案同步收集，并按照相同的分类标准进行整理。2.对电子档案进行命名、编号，确保文件名规范、准确，便于识别和查找。3.建立电子档案目录数据库，实现电子档案的快速检索。（二）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，定期进行维护和检查。2.采用异地备份的方式，确保电子档案数据的安全性和完整性。备份周期根据实际情况确定，一般不少于每月一次。（三）电子档案的利用与安全1.电子档案的查阅、利用应遵循与纸质档案相