县档案局制度建设

PAGE县档案局制度建设一、总则（一）目的为加强县档案局的规范化管理，提高档案工作质量和效率，确保档案的完整、安全与有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县档案局全体工作人员及本局所管理的各类档案。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.统一领导原则：实行局党组统一领导，明确各部门职责，确保档案工作协调一致。3.科学规范原则：运用科学的管理方法和技术手段，建立健全档案管理制度和业务流程，保证档案管理工作的规范化、标准化。4.安全保密原则：加强档案安全防范措施，确保档案实体和信息的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构与职责（一）档案管理机构设置县档案局设立综合档案室，负责集中统一管理本局各类档案。同时，根据工作需要，在各业务部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作，并定期向综合档案室移交。（二）局党组职责1.贯彻执行国家有关档案工作的方针、政策和法律法规，将档案工作纳入本局发展规划和年度工作计划，确保档案工作与各项业务工作协调发展。2.加强对档案工作的领导，定期研究解决档案工作中的重大问题，为档案工作提供必要的人员、经费和设施设备等保障。3.监督检查本局档案工作制度的执行情况，对在档案工作中表现突出的部门和个人进行表彰奖励，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。（三）综合档案室职责1.贯彻执行档案管理的法律法规和本局档案管理制度，制定并组织实施档案管理工作的具体计划和措施。2.负责接收、收集、整理、保管本局各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.开展档案的鉴定、统计、编目、检索等工作，建立健全档案检索体系，提高档案利用效率。4.依法向社会提供档案利用服务，做好档案查阅、借阅、复制等工作的登记和管理，确保档案信息的合理利用。5.指导和监督各业务部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传工作，提高全局人员的档案意识和业务水平。6.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立档案信息数据库，实现档案信息资源的共享和高效利用。（四）兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作，确保档案材料的齐全、完整和准确。2.按照档案管理规定，定期将本部门整理好的档案移交综合档案室，并办理交接手续。3.协助综合档案室开展档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的档案信息和服务。4.接受档案业务培训，学习和掌握档案管理的基本知识和技能，不断提高本部门档案管理水平。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.本局在履行职能活动中形成的具有保存价值的各种文件、材料、记录、图表、声像等资料，包括但不限于党组文件、行政文件、会议记录、工作计划与总结、统计报表、业务档案（如档案业务指导文件、档案接收与移交记录等）、人事档案、财务档案、基建档案、设备档案等。2.本局工作人员在工作中形成的个人业务成果、重要工作笔记、调研报告等与工作相关的资料。3.上级机关下发的与本局工作有关的文件、指示、通知等材料。4.本局在对外交往活动中形成的具有保存价值的文件、协议、合同等资料。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集齐全。对于重要文件和紧急事件形成的档案，应在事件结束后及时整理归档。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体形式符合要求（如纸质档案应使用耐久性强的书写材料，电子档案应符合格式规范和存储要求）。3.对收集到的档案材料进行初步分类和整理，剔除重复、无用的材料，确保档案质量。（三）档案整理原则与方法1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照年度机构（问题）保管期限的分类方法进行整理。年度划分以文件形成的自然年度为准；机构（问题）分类根据本局内部机构设置或业务职能进行；保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。3.纸质档案应进行装订、编页、编目等整理工作。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，确保整齐牢固；编页应逐页编号，正面编在右上角，背面编在左上角；编目应包括案卷封面、卷内文件目录、备考表等，准确填写各项内容。4.电子档案应按照相关标准进行分类、编号、著录等整理工作，建立电子档案目录数据库，确保电子档案的可读性和可检索性。四、档案保管（一）档案保管场所建设1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房面积应根据本局档案数量和未来发展需求合理确定，确保档案有足够的存放空间。库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备、防虫防鼠设备等，保证档案保管环境安全可靠。2.档案库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理编目区、查阅接待区等，各区域之间应保持相对独立，避免相互干扰。档案存放区应按照档案类别、保管期限等进行合理排架，便于查找和管理。（二）档案保管措施1.建立档案库房管理制度，明确库房管理人员职责，严格控制库房出入人员。库房管理人员应定期对库房进行巡查，检查档案保管状况，及时发现并处理问题。2.对档案进行科学存放，按照档案类别、保管期限、重要程度等进行分类存放，避免档案挤压、损坏。对于珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。3.定期对档案进行清点核对，确保档案数量准确、实体完整。每年至少进行一次全面的档案清查工作，对清查中发现的问题及时进行记录和处理。4.做好档案库房的温湿度控制工作，将库房温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。根据温湿度变化情况，及时采取通风、除湿、加湿等措施，确保档案保管环境适宜。5.加强对档案保管设备的维护和管理，定期检查消防设备、防盗报警设备、温湿度调节设备等的运行状况，确保设备正常运行。对设备出现的故障应及时维修或更换，保证设备的可靠性和安全性。（三）档案安全保密管理1.严格遵守档案安全保密制度，加强对档案工作人员及利用者的保密教育，提高保密意识。档案工作人员应签订保密承诺书，明确保密责任和义务。2.对档案库房实行专人专管，库房钥匙应由专人保管，非库房管理人员未经许可不得进入库房。在档案查阅、借阅等利用过程中，严格履行登记手续，限制查阅范围，防止档案信息泄露。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取特殊的保密措施，如单独存放、加密存储、限制利用等。严禁将涉密档案带出本局或在非保密场所查阅、讨论。4.加强对档案信息系统的安全管理，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护设备，防止网络攻击和数据泄露。定期对档案信息系统进行安全检查和漏洞修复，确保系统安全稳定运行。5.对档案的销毁应严格按照规定程序进行，建立档案销毁清册，经审批后在指定地点进行销毁，并留存销毁记录。销毁过程应有专人监督，确保档案信息彻底消除。五、档案利用（一）档案利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅、借阅档案，用于工作参考、决策依据、业务办理等。2.外单位因工作需要，按照规定程序查阅本局相关档案，如司法机关、行政机关、社会组织等为办理案件、开展工作等查阅档案。3.公民因个人合法权益需要查阅涉及本人的档案，如人事档案、婚姻档案等。（二）档案利用程序1.本局工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、数量、用途、查阅期限等。申请表经所在部门负责人签字同意后，交综合档案室审核。2.综合档案室对申请表进行审核，根据档案的保管期限、密级等情况决定是否批准查阅或借阅。对于涉及重要机密或特殊情况的档案，需经局领导审批后方可提供利用。3.审核通过后，查阅或借阅人员凭有效证件到综合档案室办理查阅或借阅手续。查阅人员应在指定的查阅接待区进行查阅，不得擅自将档案带出查阅区域；借阅人员应按照规定期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.外单位查阅本局档案，应出具单位介绍信和查阅人员有效证件，填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、数量等。申请表经本局相关部门负责人签字同意后，交综合档案室审核，报局领导审批。审核通过后，外单位查阅人员按照本局档案利用规定进行查阅。5.公民查阅涉及本人的档案，应持有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的具体内容和用途。申请表经综合档案室审核后，可在规定时间内查阅相关档案。（三）档案利用登记与统计1.综合档案室应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅或借阅日期、查阅或借阅人员姓名、单位、档案名称、数量、用途、查阅期限等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，形成档案利用统计报表，如档案查阅人次、借阅数量、利用档案类别等统计数据。通过统计分析，了解档案利用需求和规律，为档案管理工作提供参考依据。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定原则与标准1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，准确判定档案的保存价值。2.根据国家有关档案保管期限的规定，结合本局档案形成特点和实际利用情况，制定档案鉴定标准。鉴定标准应明确不同类别档案的保管期限划分依据，如文件的重要程度、历史意义、现实利用价值等。（二）档案鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由局领导、综合档案室负责人及相关业务部门人员组成。鉴定小组负责对本局档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作一般每五年进行一次。鉴定时，鉴定小组应逐卷逐件地对档案进行审查，根据鉴定标准，提出存毁意见。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。《档案销毁清册》经鉴定小组组长审核签字后，报局领导审批。4.经批准销毁的档案，应在指定地点进行销毁。销毁过程应有专人监督，确保档案信息彻底消除。销毁后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁清册存档。（三）档案销毁后的管理1.对已销毁的档案，应在档案管理系统中进行注销处理，确保档案信息不再存在于系统中。2.将《档案销毁清册》作为档案管理工作的重要资料进行长期保存，以备查阅。七、档案信息化建设（一）档案信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化采集、存储、管理、利用和共享，提高档案管理工作的效率和质量。2.利用信息技术手段，优化档案业务流程，减少人工操作环节，降低档案管理成本。3.通过档案信息化建设，提升档案信息资源的开发利用水平，为本局各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）档案数字化工作1.制定档案数字化工作计划，明确数字化范围、标准、流程和时间节点。按照工作计划，逐步对本局各类档案进行数字化处理，确保档案数字化的质量和进度。2.档案数字化应遵循相关标准和规范，如《纸质档案数字化技术规范》等。扫描分辨率应符合要求，图像清晰、完整，色彩还原准确。数字化过程中应进行数据挂接、著录等工作，建立准确的电子档案目录数据库与数字化档案对应关系。3.对数字化档案进行质量检查，确保数字化档案的准确性、完整性和可读性。质量检查应包括图像质量检查、数据挂接准确性检查、目录数据库信息准确性检查等。对检查中发现的问题及时进行整改，保证数字化档案质量符合要求。（三）档案信息管理系统建设1.选择适合本局档案管理需求的档案信息管理系统，系统应具备档案收集、整理、保管、利用、鉴定、统计等功能模块，实现档案管理业务的全流程信息化。2.对档案信息管理系统进行定制化开发和配置，使其符合本局档案管理工作实际情况。设置用户权限管理功能，确保不同人员只能访问和操作其权限范围内的档案信息。3.加强档案信息管理系统的安全防护，采取数据备份、灾难恢复等措施，保障档案信息系统的稳定运行和数据安全。定期对系统进行维护和升级，优化系统性能，提高系统的易用性和可靠性。（四）档案信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统、网络设备、存储设备等的安全管理。明确安全管理责任，规范安全操作流程，确保档案信息化工作安全有序进行。2.加强对档案信息系统用户的安全管理，设置用户账号和密码，定期更换密码。对用户操作行为进行审计和监控，防止非法访问和数据篡改。3.采取防火墙、入