机要档案室档案管理制度

PAGE机要档案室档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司机要档案室档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司机要档案室各类档案的管理，包括但不限于文件、合同、协议、报表、技术资料、人事档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：机要档案室对公司各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映公司的各项活动和历史面貌。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案的安全和保密。4.方便利用原则：建立健全档案管理制度，提高档案管理水平，为公司各项工作提供方便快捷的档案利用服务。二、档案管理职责（一）机要档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度，制定和完善机要档案室的各项规章制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，为档案利用提供便利条件。4.负责档案的开发利用工作，积极主动地为公司各项工作提供档案信息服务。5.定期对档案管理工作进行总结和评估，不断提高档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并按照公司档案管理规定及时移交机要档案室归档。2.配合机要档案室做好档案的收集、整理、归档等工作，提供必要的协助和支持。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得擅自将档案带出公司或转借他人。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、统计等，确保档案的安全和完整。3.积极开展档案的开发利用工作，为公司各项工作提供档案信息服务，及时、准确地提供所需档案资料。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施加以解决。5.保守档案机密，不得泄露档案内容，确保档案信息安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、合同、协议、报表、技术资料、人事档案等。2.上级机关、其他单位发来的与公司有关的文件、资料等。3.公司内部各部门之间相互传递的文件、资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署齐全。3.对于重要文件材料，应及时收集并妥善保管，防止丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于检索和统计，提高档案管理效率。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等进行分类，可分为文书档案、科技档案、人事档案、会计档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和检索。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在文件材料形成后及时整理，并按照规定的时间和要求移交机要档案室归档。2.移交的档案应符合整理要求，手续齐全，填写《档案移交清单》。3.机要档案室对接收的档案进行认真核对，确认无误后办理归档手续。（二）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。3.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。4.短期保管：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（三）保管方式1.纸质档案：采用密集架存放，按照分类编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案：存储在专用的服务器上，并进行备份，确保数据的安全和完整。同时，建立电子档案目录，便于检索和利用。3.特殊载体档案：如照片、录音、录像等，应按照相关规定进行整理和保管，确保其质量和可读性。（四）保管环境1.机要档案室应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度适宜。2.配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.严格遵守档案利用制度，确保档案的安全和保密。2.以服务公司各项工作为宗旨，积极主动地为利用者提供档案信息服务。3.坚持方便利用、提高效率的原则，简化利用手续，提高档案利用效率。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司领导因决策需要查阅档案。3.外单位因工作需要查阅与公司有关的档案，但须经公司领导批准。（三）借阅手续1.公司内部人员借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到机要档案室办理借阅手续。2.外单位人员借阅档案时，须持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅时间等信息，经公司领导批准后，到机要档案室办理借阅手续。3.机要档案室对借阅申请进行审核，确认无误后，将档案提供给借阅者，并办理借阅登记手续。借阅者应在规定的时间内归还档案，如需延期借阅，应办理续借手续。（四）利用方式1.查阅：借阅者可在机要档案室查阅档案，如需复印或摘录档案内容，应经机要档案室同意，并按照规定进行登记。2.借出：对于确需借出的档案，借阅者应填写《档案借出登记表》，注明档案名称、编号、借阅时间、归还时间等信息，经机要档案室负责人签字同意后，方可借出。借阅者应妥善保管借出的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、销毁档案内容。归还档案时，机要档案室应对档案进行检查，如发现问题，应及时追究借阅者的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面审查、准确判定档案价值的原则。2.以国家有关档案鉴定的标准和规定为依据，结合公司实际情况进行鉴定。3.确保鉴定工作客观、公正、准确，避免随意性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由机要档案室负责人、相关部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其内容和价值，确定其保管期限。2.综合分析法：结合档案的形成背景、来源、内容、形式等因素，综合分析其价值。（四）销毁程序1.编制销毁清册：对经过鉴定确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。2.审批：《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核后，报公司领导批准。3.销毁：经批准后，由机要档案室指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应在指定地点进行，并由两人以上监销。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.备案：销毁档案的相关资料应进行备案，以备查考。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.机要档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和公司领导报告档案管理情况。3.统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。（二）移交工作1.公司因机构变动、撤销、合并等原因，需要对档