住建局城建档案管理制度

PAGE住建局城建档案管理制度一、总则（一）目的为加强住建局城建档案管理，确保城建档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于住建局机关各部门、下属各事业单位以及参与城市建设活动的相关单位和个人形成的城建档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则住建局设立专门的城建档案管理机构，对全局城建档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.完整准确原则城建档案应全面、准确地反映城市规划、建设、管理活动的全过程，保证档案内容的真实性和完整性。3.安全保密原则采取有效措施确保城建档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。同时，严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管。4.便于利用原则城建档案管理应便于档案的收集、整理、保管和查阅利用，提高档案的利用效率，为城市建设和发展提供有力支持。二、管理机构及职责（一）管理机构住建局设立城建档案管理办公室（以下简称“档案办”），负责全局城建档案的日常管理工作。档案办设在住建局[具体科室名称]，配备专职档案管理人员。（二）职责分工1.档案办职责贯彻执行国家有关城建档案管理的法律法规和方针政策，制定本局城建档案管理制度并组织实施。负责接收、收集、整理、保管和统计全局城建档案，建立健全档案管理台账。对城建档案进行分类、编目、数字化处理，提高档案管理的信息化水平，方便档案查阅利用。定期对城建档案进行鉴定，按照规定程序销毁已到保管期限的档案。开展城建档案的开发利用工作，为城市建设、管理和决策提供档案信息服务。组织开展城建档案业务培训和宣传工作，提高全局档案管理意识和业务水平。指导和监督下属各事业单位及相关单位的城建档案管理工作。负责与上级档案管理部门及其他相关部门的业务联系，及时报送档案工作情况。2.业务部门职责各业务部门负责本部门在城市建设活动中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并按照档案管理要求定期向档案办移交。明确一名档案工作联络员，负责与档案办沟通协调本部门档案管理工作，确保档案收集齐全、整理规范、移交及时。在项目建设过程中，业务部门应督促项目参建单位做好项目文件材料的收集、整理和归档工作，确保项目档案的完整准确。三、档案收集（一）收集范围1.城市规划方面城市总体规划、分区规划、详细规划等各类规划文件及相关图纸。规划编制过程中的调研资料、论证报告、专家意见等。2.城市建设方面工程项目前期文件，包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告等。工程设计文件，如初步设计、施工图设计等各类图纸及设计变更文件。工程施工文件，包括施工组织设计、施工技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。工程监理文件，如监理规划、监理实施细则、监理月报、工程质量评估报告等。工程竣工验收文件，包括竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书等。3.城市管理方面城市基础设施运行管理文件，如道路桥梁养护记录、排水设施维护记录、路灯照明设施管理资料等。城市环境卫生管理文件，包括垃圾处理、清扫保洁、公厕管理等方面的资料。城市园林绿化管理文件，如绿化规划、养护记录、园林设施建设资料等。城市市政公用事业管理文件，如供水、供电、供气、供热等行业的管理资料。（二）收集要求1.各业务部门应按照档案管理要求，及时收集本部门在城市建设活动中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应真实、准确、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对纸质文件材料应进行分类整理，同时收集相应的电子文件，确保电子文件与纸质文件内容一致。电子文件应采用通用格式存储，并按照规定进行命名和分类。4.在项目建设过程中，业务部门应督促项目参建单位及时收集、整理项目文件材料，并定期进行检查。项目竣工后，参建单位应在规定时间内将项目档案移交建设单位。（三）收集程序1.业务部门在工作过程中形成的文件材料，由承办人员负责收集整理，定期交本部门档案工作联络员进行初步审核。2.档案工作联络员对收集的文件材料进行审核后，按照档案分类标准进行分类整理，并填写档案移交清单。3.业务部门将整理好的档案及移交清单一并移交档案办。档案办对接收的档案进行再次审核，如发现问题及时通知业务部门补充完善。四、档案整理（一）整理原则城建档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类按照城建档案的形成领域和内容，分为城市规划、城市建设、城市管理三大类。在每大类下再根据档案的具体内容和特点进行二级分类，如城市建设类可分为工程项目前期文件、工程设计文件、工程施工文件、工程监理文件、工程竣工验收文件等。2.组卷同一项目或同一类别的文件材料应集中组卷，卷内文件应按照文件形成的先后顺序排列。不同载体的文件材料应分别组卷，如纸质文件与电子文件应分别组卷，但电子文件应与纸质文件建立对应关系。3.编目卷内文件应编制卷内目录，包括文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等内容。案卷应编制案卷封面、案卷目录、备考表等。案卷封面应填写全宗号、目录号、案卷号、题名、编制单位、编制日期、保管期限等内容。建立档案索引，方便档案的查阅利用。索引应包括档案类别、案卷号、题名、责任者、日期等信息。（三）整理要求1.整理后的城建档案应符合国家和行业有关档案整理规范的要求，做到分类科学、组卷合理、编目准确。2.档案整理人员应熟悉城建档案业务，认真细致地做好档案整理工作，确保档案整理质量。3.在档案整理过程中，如发现文件材料不齐全、不准确或不符合要求的，应及时与相关业务部门沟通协调，补充完善。五、档案保管（一）保管场所1.档案办应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品投放设备等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，确保档案保管环境良好。（二）保管方式1.纸质档案应采用档案密集架存放，按照档案类别和保管期限进行排列。2.电子档案应采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行备份，并按照规定进行分类存储。同时，建立电子档案数据库，对电子档案进行统一管理和检索利用。3.对重要的纸质档案和电子档案应进行异地备份，确保档案的安全。（三）保管期限划分城建档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案城市总体规划、历史沿革、重要的城市建设项目档案等。涉及城市安全、公共利益、环境保护等方面的重要档案。具有重大历史价值和文化价值的档案。2.长期保管的档案城市分区规划、详细规划、一般城市建设项目档案等。保存期限在[X]年以上的档案。3.短期保管的档案城市建设项目中的一般性文件材料，保存期限在[X]年以下的档案。（四）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。2.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。3.按照档案保管期限的要求，定期对档案进行鉴定，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。4.做好档案的温湿度记录，根据温湿度变化情况及时采取相应的调控措施，确保档案保管环境适宜。六、档案查阅利用（一）查阅利用范围1.本局机关各部门因工作需要查阅城建档案的。2.下属各事业单位因业务工作需要查阅相关城建档案的。3.其他单位和个人因城市建设、规划、管理等方面的研究、咨询等需要查阅城建档案的，按照国家有关规定办理查阅手续。（二）查阅利用程序1.查阅人应填写《城建档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，并加盖单位公章或个人签字。2.《城建档案查阅申请表》经所在部门负责人审核签字后，提交档案办。3.档案办对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排档案管理人员提供查阅服务。4.查阅人凭有效证件到档案库房查阅档案，档案管理人员应按照查阅申请表的要求提供档案，并做好查阅登记。查阅登记应包括查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、档案卷号等信息。5.查阅人如需复印、摘录档案材料，应经档案办负责人批准，并按照规定办理相关手续。复印、摘录的档案材料应注明出处，并加盖档案办印章。6.查阅人应在规定的查阅期限内归还档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。如需延长查阅期限，应重新办理申请手续。（三）利用要求1.档案管理人员应积极主动地为查阅人提供优质服务，帮助查阅人查找所需档案信息。2.查阅利用城建档案时，应严格遵守国家有关保密规定，不得泄露档案内容。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照保密要求进行查阅和管理。3.档案办应定期对档案查阅利用情况进行统计分析，了解档案利用需求，为档案管理工作的改进提供依据。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立由档案办负责人、业务部门档案工作联络员及相关专业人员组成的档案鉴定小组，负责对城建档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据国家有关档案保管期限的规定，结合城建档案的实际情况，对档案的保存价值进行鉴定。鉴定时应考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，确保鉴定结果准确合理。（三）鉴定程序1.档案办定期将达到保管期限的档案清理出来，填写《城建档案鉴定申请表》，提交档案鉴定小组。2.档案鉴定小组对申请鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准确定档案的存毁意见。3.档案鉴定小组形成鉴定报告，明确鉴定结果及处理意见。鉴定报告应经档案办负责人审核签字后存档。4.对确定销毁的档案，档案办应编制《城建档案销毁清单》，详细记录档案的卷