交通运输档案三合一制度

PAGE交通运输档案三合一制度一、总则（一）目的为加强交通运输档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和保管，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，特制定本“交通运输档案三合一制度”。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在交通运输业务活动中形成的各类档案，包括但不限于规划、建设、运营、管理等方面的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类交通运输档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容应真实反映交通运输业务活动的实际情况，数据准确可靠，手续完备。3.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率，为公司/组织的决策、运营和管理提供有力支持。4.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的安全与保密，防止档案的丢失、损坏、泄露等情况发生。二、档案分类（一）综合管理类1.公司/组织文件包括公司章程、制度、决议、通知、报告、请示等各类正式文件。2.行政管理文件如人事管理、财务管理、行政管理等方面的文件，包括人员招聘、培训、考核、薪酬福利、经费预算、办公用品管理等相关资料。3.会议文件各类会议的通知、议程、纪要、决议等文件。4.资质证照文件公司/组织获得的各类资质证书、营业执照、许可证等相关文件。（二）规划建设类1.交通规划文件包括综合交通规划、专项交通规划、区域交通规划等各类规划文本、图纸、调研报告等。2.项目前期文件项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目选址意见书、用地预审意见等项目前期审批文件。3.工程设计文件初步设计、施工图设计等文件，包括设计图纸、设计说明、计算书等。4.工程招投标文件招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等相关文件。5.工程建设合同文件工程施工合同、监理合同、材料设备采购合同等各类合同文件。6.工程施工文件施工组织设计、施工日志、工程变更通知、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录等施工过程中的文件。7.工程竣工验收文件竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书、工程档案验收意见等竣工验收相关文件。（三）运营管理类1.运输业务文件运输计划、调度指令、运输合同、运输票据、货物清单、运输统计报表等运输业务相关文件。2.安全管理文件安全管理制度、安全检查记录、安全事故报告、应急预案等安全管理方面的文件。3.质量管理文件质量管理制度、质量检验报告、质量投诉处理记录等质量管理相关文件。4.设备管理文件设备台账、设备维护保养记录、设备操作规程、设备报废申请等设备管理方面的文件。5.运营成本文件成本核算报表、成本控制措施、费用报销凭证等运营成本相关文件。（四）科技信息类1.科研项目文件科研项目立项申请书、研究报告、成果鉴定证书、专利证书等科研项目相关文件。2.信息技术文件信息系统建设方案、系统操作手册、数据备份记录、网络安全管理文件等信息技术方面的文件。3.新技术应用文件新技术、新工艺、新材料的应用方案、试验报告、应用效果评估等相关文件。（五）声像电子类1.照片档案反映交通运输业务活动、工程建设、重要会议等方面的照片，包括底片、照片说明等。2.录像档案记录交通运输业务活动、工程建设过程、重大事件等的录像资料，包括视频母带、光盘等。3.电子档案各类电子文件，包括文档、表格、图纸、数据等，按照电子档案管理要求进行存储和管理。三、档案编号（一）编号规则档案编号采用分类编号法，由档案类别代码、年度代码、流水号组成。1.档案类别代码按照档案分类设置，用大写字母表示，如综合管理类用“ZH”表示，规划建设类用“GH”表示，运营管理类用“YY”表示，科技信息类用“KJ”表示，声像电子类用“SX”表示。2.年度代码用四位阿拉伯数字表示档案形成的年度，如“2023”表示2023年形成的档案。3.流水号按照档案形成的先后顺序，用四位阿拉伯数字表示，从“0001”开始编号。（二）编号示例如“GH2023A0001”表示规划建设类中2023年形成的第1份档案。四、档案收集（一）收集范围各部门应按照本制度规定的档案分类，及时收集在交通运输业务活动中形成的各类文件、资料、记录等，确保档案收集的完整性。（二）收集要求1.明确责任各部门负责人为本部门档案收集工作的第一责任人，应指定专人负责档案的收集、整理和移交工作。2.定期收集各部门应定期对本部门形成的档案进行收集整理，一般每月或每季度进行一次，确保档案及时归档。3.完整准确收集的档案应内容完整、数据准确、手续完备，签字盖章齐全，字迹清晰，载体完好。（三）收集流程1.部门收集各部门收集人员按照档案收集范围和要求，对本部门形成的档案进行收集整理，填写档案收集清单，一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交档案管理部门。2.档案移交各部门收集人员将整理好并经部门负责人审核签字的档案，定期移交至档案管理部门。档案管理部门接收档案时，应核对档案收集清单，对档案的完整性、准确性进行检查，符合要求的予以签收。五、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类整理按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类，将同一类别的档案集中在一起。2.装订编目对纸质档案进行装订，去除金属物，按照档案编号顺序编写页码，填写卷内目录、备考表等，形成卷册。3.文件排列按照文件的重要程度、时间顺序等进行排列，确保文件排列有序。4.编目上架编制档案目录，包括案卷目录、全宗目录等，将整理好的档案上架存放，便于查阅。（三）电子档案整理1.分类存储按照档案分类，将电子档案存储在相应的文件夹中，文件夹命名应规范准确，便于查找。2.元数据录入对电子档案进行元数据录入，包括文件题名、日期、作者、来源等信息，确保电子档案的可识别性和可追溯性。3.格式转换对不同格式的电子档案进行格式转换，确保电子档案能够在规定的软件环境中正常打开和查阅。六、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。（二）保管要求1.档案存放按照档案类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列整齐，便于查找。2.文件保管期限划分根据国家有关规定和公司/组织实际情况，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。3.定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，一般每年进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、完整性、准确性等，发现问题及时处理。4.安全防护加强档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入库房。配备监控设备，确保档案库房24小时监控。定期对档案进行备份，防止档案数据丢失。七、档案利用（一）利用范围公司/组织内部各部门因工作需要，可查阅、借阅本公司/组织保管的档案。外部单位因工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用要求1.查阅申请内部查阅档案，由查阅人填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后提交档案管理部门。外部查阅档案，查阅人应提交单位介绍信、查阅申请表等材料，经公司/组织主管领导签字同意后，由档案管理部门办理查阅手续。2.查阅登记档案管理部门对查阅申请进行审核，符合要求的予以登记，记录查阅人姓名、单位、查阅日期、查阅档案内容等信息。3.查阅方式查阅档案一般应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人不得擅自将档案带出库房。如需复印、摘抄档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.借阅规定借阅档案应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（三）利用效果跟踪档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，跟踪档案利用效果，了解档案在公司/组织决策、运营和管理中的作用，为档案管理工作的改进提供依据。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格把关的原则，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（三）鉴定内容1.档案的完整性、准确性和系统性。2.档案的保管期限是否合理。3.档案的现实利用价值和历史保存价值。（四）鉴定程序1.初步审查档案管理部门对拟鉴定的档案进行初步审查，提出初步鉴定意见。2.小组审议档案鉴定小组对初步鉴定意见进行审议，形成鉴定结论。3.审批备案鉴定结论经公司/组织主管领导审批后，报上级档案管理部门备案。（五）销毁规定1.经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁