档案借阅制度设计图例表

PAGE档案借阅制度设计图例表一、总则（一）目的为了加强公司档案的管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中涉及档案借阅的相关活动。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规及行业标准。2.确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。3.提高档案利用效率，满足公司各项工作对档案信息的需求。二、档案借阅范围（一）可供借阅的档案类型1.公司各类规章制度文件档案，包括公司章程、管理制度、操作流程等。2.业务往来档案，如合同协议、订单、信函等。3.财务档案，如会计凭证、报表、审计报告等（根据财务档案管理规定，在符合条件下借阅）。4.人事档案，如员工入职资料、考核记录、薪酬档案等（仅限人事部门及经授权人员按规定借阅）。5.项目档案，如项目立项报告、可行性研究报告、项目进展记录等。6.其他经公司档案管理部门认定可以借阅的档案。（二）限制借阅的档案类型1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务机密等核心机密的档案，未经公司高层特别授权，严禁借阅。2.正在进行中的重要项目且处于保密阶段的档案，限制借阅范围，仅对相关负责人及必要人员开放。3.已明确标注为“仅供内部存档，不得外借”的档案。三、借阅申请与审批（一）借阅申请流程1.借阅人需填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人需对借阅目的及必要性进行评估，并签署意见。3.申请表经部门负责人审核通过后，提交至档案管理部门。（二）审批权限1.一般性档案借阅，由档案管理部门负责人审批。2.涉及重要业务、机密信息或多部门协同的档案借阅，需经公司分管领导审批。3.如借阅涉及公司核心机密或重大决策相关档案，必须经公司总经理审批。（三）审批时间档案管理部门在收到完整的《档案借阅申请表》后，应在[X]个工作日内完成审批流程，并将审批结果及时通知借阅人。如遇特殊情况需延长审批时间，应提前向借阅人说明原因。四、借阅期限与归还（一）借阅期限规定1.一般性档案借阅期限最长不超过[X]个工作日，如需延期，借阅人应提前[X]个工作日向档案管理部门提出申请，经审批后方可延期。2.重要项目档案借阅期限根据项目实际需求确定，但最长不超过[具体时长]，特殊情况需延长的，必须经公司相关领导再次审批。3.人事档案借阅期限严格按照人事档案管理规定执行，一般为[规定时长]，且仅限于特定用途下的短期借阅。（二）归还要求1.借阅人应在规定的归还日期前将档案归还至档案管理部门。如因特殊原因无法按时归还，必须提前办理续借手续。2.归还档案时，借阅人需确保档案的完整性和整洁性，不得对档案进行涂改、损坏、抽取等操作。如发现档案有损坏或缺失情况，借阅人应承担相应责任。3.档案管理部门在接收归还档案时，应进行认真核对，确认无误后在借阅登记台账上予以注销。五、借阅登记与管理（一）借阅登记1.档案管理部门应建立完善的档案借阅登记台账，详细记录每一次档案借阅的相关信息，包括借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期、档案名称及编号、审批意见等。2.借阅登记台账应定期进行整理和核对，确保信息的准确性和完整性。（二）档案跟踪1.在借阅期限内，档案管理部门应对借阅档案进行跟踪，了解档案的使用情况，如发现借阅人有违反本制度或不当使用档案的行为，应及时制止并采取相应措施。2.对于重要档案的借阅，档案管理部门可根据实际情况进行定期回访，确保档案的安全与正常使用。（三）借阅权限调整1.根据公司业务发展和人员变动情况，档案管理部门应定期对员工的档案借阅权限进行评估和调整。2.如员工岗位变动或离职，其档案借阅权限应立即取消，并收回已借阅的档案。六、档案保密与安全（一）保密要求1.借阅人应对所借阅的档案严格保密，不得向无关人员泄露档案内容。如因工作需要向他人提供档案信息，必须经过档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。2.严禁将借阅的档案用于非工作目的或擅自复制、传播档案内容。如确需复制档案，必须按照公司相关规定办理审批手续。（二）安全措施1.档案管理部门应确保档案存储环境的安全，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。2.借阅人在借阅档案期间，应妥善保管档案，不得随意放置或转借他人，防止档案丢失或损坏。如遇档案损坏或丢失，借阅人应立即报告档案管理部门，并积极配合采取补救措施。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自借阅档案。2.超出审批范围借阅档案。3.未按时归还档案且未办理续借手续。4.对档案进行涂改、损坏、抽取、丢失等行为。5.向无关人员泄露档案内容或擅自复制、传播档案信息。（二）处理措施1.对于初次违规且情节较轻的，档案管理部门将给予警告，并要求违规人立即纠正违规行为。2.如违规行为造成档案损坏、丢失或信息泄露等严重后果，并给公司带来经济损失或不良影响的，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括但不限于罚款、降职、辞退等，并依法追究其法律责任。3.因违规行为给公司造成的经济损失，公司将要求违规人予以赔偿。赔偿金额根据实际损失情况确定。八、附则（一）解释权本制度由公司档案管理部门负责解释。（二）修订与完善1.随着公司业务发展和档案管理工作实际需要，档案管理部门应定期对本制度进行修订和完善。2.制度修订后，应及时组织公司各部门及员工进