生产档案室管理制度

PAGE生产档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产档案室的管理，确保生产档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在生产经营活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各生产部门及与生产相关的职能部门在生产活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：生产档案室对公司生产档案实行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：归档的生产档案必须是生产活动中直接形成的、真实可靠的原始材料。3.分类科学原则：按照生产档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和利用。4.安全保密原则：采取有效措施，确保生产档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）生产档案室生产档案室是公司生产档案管理的专门机构，负责生产档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和公司的档案管理制度。2.制定和完善生产档案管理的各项规章制度和业务流程。3.负责生产档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的质量。4.建立健全生产档案的保管制度，配备必要的保管设施，确保档案的安全。5.定期对生产档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁。6.开展生产档案的统计工作，及时准确地反映档案的数量、种类、利用情况等。7.积极开发利用生产档案信息资源，为公司的生产经营决策提供服务。8.负责对各部门生产档案管理工作进行指导、监督和检查。（三）各部门档案管理人员职责1.负责本部门生产档案的收集、整理和初步分类工作，并定期向生产档案室移交。2.协助生产档案室做好档案的鉴定、统计和利用等工作。3.严格遵守档案管理的各项规章制度，确保本部门档案的安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.生产计划、生产调度指令、生产统计报表等文件材料。2.产品设计图纸、工艺文件、操作规程、质量检验报告等技术文件。3.原材料采购合同、供应商资质文件、产品销售合同等商务文件。4.设备购置合同、设备安装调试记录、设备维护保养记录等设备档案。5.生产过程中的各类记录，如生产日志、交接班记录、设备运行记录等。6.与生产相关的会议纪要、工作汇报、请示报告等文件。7.其他与生产活动有关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责生产档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.收集的档案应保持其原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造。3.对收集到的档案应进行初步整理，剔除重复、无用的材料，并按照一定的顺序排列。（三）整理方法1.分类：按照生产档案的性质和用途，分为生产管理类、技术类、商务类、设备类、生产记录类等类别。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，以便于管理和查找。编号应遵循一定的规则，如按照年份、类别、顺序号等进行编制。3.编目：对整理好的档案进行编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸张较多的档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管设施1.生产档案室应配备专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房内应设置档案架、档案柜等存放设备，按照档案的类别和编号进行有序存放。3.配备必要的温湿度调节设备、消防设备、防虫药品等，确保档案保管环境的适宜。（二）保管期限1.生产档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：凡是反映公司生产活动的重要历史文件、重大决策文件、核心技术文件等，应永久保管。3.长期保管：保管期限为10年以上的档案，主要包括生产计划、统计报表、重要设备档案等。4.短期保管：保管期限为110年的档案，如一般性的生产记录、临时性的文件等。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量和质量。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，保证档案的完整性。3.严格遵守档案库房的管理制度，非档案管理人员不得擅自进入库房。4.做好档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对生产档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由生产档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务专家组成。鉴定小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（三）鉴定方法1.档案管理人员对到期档案进行初步筛选，提出鉴定意见。2.鉴定小组对档案管理人员提出的鉴定意见进行审核，必要时可查阅相关档案资料，听取有关部门和人员的意见。3.根据审核结果，确定档案的存毁，并编制档案鉴定报告。（四）销毁程序1.对已鉴定为销毁的档案，应编制销毁清单，经公司主管领导批准后进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底进行。3.销毁清单应永久保存，作为档案销毁的凭证。六、档案的统计与利用（一）统计工作1.生产档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时、完整，如实反映档案管理的各项数据。3.档案统计数据应作为公司档案管理工作决策的重要依据。（二）利用工作1.建立健全档案利用制度，明确档案利用的范围、方式、审批程序等。2.积极为公司各部门提供档案利用服务，满足生产经营活动对档案信息的需求。3.档案利用应遵循保密原则，对涉及公司机密的档案，应严格按照保密规定进行查阅和使用。4.做好档案利用登记工作，记录利用档案的时间、人员、内容等信息，以便于统计和查询。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现生产档案的信息化管理，提高档案管理的效率和水平，为公司的生产经营决策提供更加便捷的档案信息服务。（二）实施方案1.建立生产档案数据库，将纸质档案进行数字化扫描，录入数据库，实现档案信息的电子化存储。2.开发档案管理软件，实现档案的收集、整理、编目、检索、利用等功能的信息化管理。3.加强档案管理人员的信息化技能培训，提高其信息化管理能力。（三）数据安全管理1.建立健全档案