幼儿园档案管理制度及职责

PAGE_幼儿园档案管理制度及职责一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园教育教学、行政管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职员工。（三）档案定义本制度所指档案是幼儿园在教育教学、行政管理、后勤保障等活动中直接形成的，对幼儿园和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责分工（一）档案管理领导小组成立以园长为组长，副园长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。其职责是：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定幼儿园档案工作发展规划和规章制度。2.指导、监督和检查幼儿园各部门的档案工作，协调解决档案工作中的重大问题。3.定期对幼儿园档案工作进行总结、评估，促进档案管理水平的提高。（二）档案管理人员职责1.负责幼儿园档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等日常管理工作。2.制定档案工作计划，明确档案工作目标和任务，并组织实施。3.对档案进行科学分类、编号、编目，建立健全档案检索体系，方便档案的查阅和利用。4.严格执行档案借阅制度，做好档案借阅登记和归还工作，确保档案的安全。5.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时报告并采取措施解决，防止档案的损坏、丢失和泄密。6.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务素质和管理水平。7.负责向档案管理领导小组汇报档案工作情况，完成领导交办的其他档案管理工作任务。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案材料的收集、整理、初步分类和移交工作。2.按照档案管理要求，定期将本部门形成的档案材料移交至幼儿园档案室。3.协助档案管理人员做好档案的查阅、利用等工作。4.了解和掌握本部门档案工作情况，及时向档案管理人员反馈档案管理中存在的问题。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级主管部门下发的各类文件、通知、通报、规划、计划等。2.幼儿园制定的各项规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.幼儿园各类会议记录、纪要、决议等。4.幼儿园教职工的人事档案、工资档案、考核档案等。5.幼儿园招生、教学、科研、后勤等工作中形成的文件材料，如招生简章、教案、科研成果、采购合同等。6.幼儿园举办的各类活动的方案、总结、照片、录像等资料。7.幼儿园与家长、社区等相关单位的往来文件、协议、合作项目资料等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的完整性。2.收集的文件材料应齐全、完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。3.对重要文件材料应进行备份，防止原件损坏或丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案管理和检索，符合国家有关档案整理的标准和规范。（四）整理方法1.分类：按照档案的内容和性质，将档案分为党群工作类、行政管理类、教育教学类、后勤管理类、学生管理类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应科学、规范、便于记忆和查找。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号等内容，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，保持档案的整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门兼职档案员应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案材料移交至幼儿园档案室。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案材料，应在活动结束或项目完成后[规定天数]内及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对收集整理好的档案材料进行初步审核，确保档案材料符合归档要求。2.将审核后的档案材料移交至幼儿园档案室，档案管理人员进行再次审核和接收。3.档案管理人员按照档案整理方法对接收的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，并将档案存入档案库房。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]。2.档案应存放于专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。3.对不同保管期限的档案应分别存放，便于管理和鉴定。4.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案的安全。5.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循方便利用、服务教育教学和行政管理工作的原则。2.严格遵守档案保密制度，确保档案信息不被泄露。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的人员，可到幼儿园档案室查阅。查阅人员应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的人员，须经档案管理领导小组批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[规定天数]，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（三）利用登记档案管理人员应对档案的利用情况进行详细登记，包括查阅或借阅时间、查阅或借阅人员姓名、查阅或借阅内容、归还时间等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则。2.根据国家有关档案保管期限的规定，结合幼儿园实际情况，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理人员、各部门负责人等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.审查档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其保存价值。2.参考档案的利用情况，对利用率低、保存价值不大的档案进行重点鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案题名、年度、保管期限、档号、销毁原因等内容，并经档案管理领导小组审核批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.档案销毁后，应将《档案销毁清册》永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立幼儿园档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化加工1.对重要档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准要求。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、目录建库等工作，确保电子档案的准确性和完整性。（三）系统功能1.档案录入：实现档案信息的在线录入，包括档案题名、年度、保管期限、档号、内容摘要等。2.检索查询：提供多种检索方式，如按关键词、档号、年度等进行检索，方便快速查找档案。3.借阅管理：记录档案借阅情况，包括借阅人员、借阅时间、归还时间等，实现借阅流程的信息化管理。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全，只有授权人员才能访问和操作相关档案。5.数据备份：定期对档案信息化管理系统中的数据进行备份，防止数据丢失。（四）安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对系统的安全防护，防止网络攻击、病毒感染等安全事