池州档案三合一制度

PAGE池州档案三合一制度一、总则（一）目的为加强池州地区档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和管理，依据国家相关法律法规以及行业标准，结合池州实际情况，特制定本档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于池州地区内所有机关、企事业单位、社会团体等组织的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映组织的各项活动和业务工作实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理组织在各个方面形成的档案资料，确保档案体系的完整。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、事实等应经严格核实。4.系统性原则：按照一定的分类标准和逻辑顺序，对档案进行科学整理和编目，使其具有系统性。5.安全性原则：采取有效措施确保档案实体和信息的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本组织档案管理的规章制度和业务规范。2.负责组织、指导和监督本组织各部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传教育。3.集中统一管理本组织的各类档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作。4.定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、完整和准确。2.严格按照档案管理部门的要求和标准，做好本部门档案的分类、编号、装订等基础工作。3.积极配合档案管理部门开展档案鉴定、销毁等工作，提供相关资料和意见。4.按照规定的程序和期限，及时向档案管理部门移交应归档的档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、借阅登记等。3.对档案进行定期检查和清点，确保档案的安全和完整，发现问题及时报告并处理。4.积极开展档案编研工作，为组织提供档案信息服务，提高档案利用价值。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案收集（一）收集范围1.反映本组织职能活动和历史发展的各类文件材料，包括上级文件、本组织发文、会议文件、工作计划与总结、统计报表、业务文件等。2.组织在各项业务活动中形成的合同协议、招投标文件、项目资料、技术文件、产品资料等。3.人事档案，包括员工入职离职材料、培训考核记录、工资福利档案等。4.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.声像档案，如照片、录音、录像等，记录组织重要活动、事件等。6.实物档案，如奖牌、奖杯、证书等具有保存价值的实物。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门产生的各类文件材料，确保无遗漏。2.收集的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。3.对电子文件的收集，应确保其原始性、真实性和完整性，采用符合标准的存储格式和载体。4.对于重要活动、项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时收集归档。（三）收集时间1.日常工作中形成的文件材料，应在次年上半年集中移交档案管理部门。2.重大活动、项目结束后一个月内，相关部门应将形成的档案整理后移交档案管理部门。3.人事、财务等专项档案，应按照规定的时间节点及时移交。四、档案整理（一）分类标准1.文书档案：按照年度机构保管期限分类。年度划分以文件形成的自然年度为准；机构按本组织内部的职能部门进行分类；保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.科技档案：按照项目类别保管期限分类。项目以具体的科研、建设等项目为单元；类别根据科技档案的专业属性分为科研、基建、设备等；保管期限分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。3.人事档案：按照档案内容分类，包括履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资福利材料、出国（境）材料、劳动合同等。4.财务档案：按照会计档案管理办法进行分类，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等，保管期限分为永久、定期（10年、30年）。5.声像档案：按照载体形式、内容主题等进行分类，如照片档案可分为会议照片、活动照片、人物照片等，录像档案可分为专题片、工作记录片等。6.实物档案：按照实物的类别、来源等进行分类，如奖牌档案可按照奖项类别、颁发年份等分类。（二）整理方法1.文书档案：对收集到的文件材料进行分类、排序、编号、编目、装订等工作。编号应按照全宗号年度保管期限件号的顺序编制；编目应包括文件题名、责任者、日期、文号、页数等项目；装订应去除金属物，采用线装或胶装方式。2.科技档案：对项目文件材料进行系统整理，建立项目档案卷内目录、备考表等，绘制项目档案分类编号索引图，便于查找利用。3.人事档案：对收集到的人事材料进行分类整理，按照档案内容的逻辑顺序排列，每类材料应编写页码，填写档案目录。4.财务档案：对会计凭证进行分类装订，每本凭证应编号并填写封面；会计账簿应按照年度和账簿种类整理成册；财务报告应按照年份和报告类型整理归档。5.声像档案：对照片进行冲洗、编号、标注说明等处理，照片应附文字说明，包括拍摄时间、地点、人物、事件等；录像应进行剪辑、标注，制成光盘或硬盘存储，并编写目录。6.实物档案：对实物进行登记造册，记录实物名称、来源、日期、保管地点等信息，实物应妥善保管，必要时可拍照留存。（三）整理期限各部门应在档案收集齐全后及时进行整理，一般应在次年第三季度前完成整理工作，并移交档案管理部门。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、光盘柜等，档案装具应符合标准要求，便于档案的存放和管理。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜或档案架上，按照全宗号、年度、保管期限等顺序排列，便于查找利用。2.电子档案应采用在线存储和离线存储相结合的方式，定期进行备份，备份存储介质应异地存放。电子档案应按照分类标准进行存储，建立电子档案目录数据库，便于检索查询。3.声像档案应存储于光盘、硬盘等存储介质上，按照分类编号顺序排列，注明存储内容、日期、来源等信息，并建立声像档案目录。4.实物档案应存放在专门的展示柜或保管箱内，妥善保管，防止损坏。（三）保管期限1.永久保管的档案：反映本组织主要职能活动和历史面貌的，对本组织和国家具有长远利用价值的档案，如重要的法规性文件、年度综合报表、机构演变文件、重大项目档案等。2.定期保管的档案：保管期限为30年的档案，主要是本组织在一定时期内具有查考利用价值的文件材料，如一般性业务文件、短期项目档案等；保管期限为10年的档案，是本组织在较短时期内需要查考利用的文件材料，如临时性工作文件等。3.档案保管期限的划分应严格按照国家有关规定和本组织实际情况确定，定期对档案进行鉴定，及时调整保管期限。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备、人员等的安全管理。2.档案库房应安装防火、防盗、报警等设施设备，并定期进行检查维护，确保设施设备正常运行。3.档案管理人员应严格遵守档案安全操作规程，不得擅自将档案带出库房，不得在库房内吸烟、用火等。4.加强对电子档案的安全防护，设置防火墙、防病毒软件等，防止电子档案信息泄露和被篡改。5.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。对存在安全隐患的档案，应及时采取措施进行整改。六、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和方案，组织实施档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。2.对于反映本组织重要职能活动、历史发展、具有重要查考利用价值的档案，应予以保留；对于内容重复、无保存意义的档案，可予以剔除。3.依据国家有关档案保管期限的规定，结合本组织实际情况，确定档案的保管期限。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组按照鉴定标准对档案进行逐卷、逐件鉴定，提出鉴定意见，填写档案鉴定表。3.对拟销毁的档案，应进行登记造册，经档案管理部门负责人审核，报组织分管领导批准。4.档案鉴定工作应形成鉴定工作报告，记录鉴定工作的过程、结果等情况，并存档备查。七、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的总数、新增数量、销毁数量等。2.档案整理情况统计：如文书档案、科技档案、人事档案等的整理数量、整理进度等。3.档案利用情况统计：包括档案查阅人次、查阅卷数、利用效果等。4.档案保管情况统计：如档案库房面积、档案装具数量、温湿度记录等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录和汇总。2.利用档案管理系统进行数据统计分析，提高统计工作效率和准确性。3.每年对档案统计数据进行分析总结，形成档案统计年报，向上级主管部门和本组织领导汇报。八、档案编研（一）编研内容1.组织史资料：编写本组织的发展历程、机构沿革、人员变动等情况。2.专题资料：围绕本组织的重点工作、重大项目等，编写专题资料汇编，如业务工作成果集、项目建设资料汇编等。3.大事记：记录本组织重要事件、活动等的发生时间、地点、内容等。4.档案参考资料：根据档案内容，编写具有参考价值的资料，如政策法规解读、业务知识手册等。（二）编研方法1.收集、筛选档案资料，对相关资料进行分类、整理和分析。2.采用文字叙述、图表、数据等形式，对编研内容进行编写和表述。3.邀请相关专家或业务人员对编研成果进行审核，确保编研内容的准确性和权威性。（三）编研成果应用1.将编研成果提供给本组织内部各部门，为工作决策、业务开展等提供参考依据。2.向社会公开部分编研成果，如组织史资料、大事记等，扩大本组织的社会影响力。3.建立编研成果数据库，便于档案利用者查询和下载。九、档案利用（一）利用范围1.本组织内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作联系、合作等需要查阅档案，应按照规定办理查阅手续。3.司法机关、行政机关等因办案、执法等需要查阅档案，应依法提供相关档案资料。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅纸质档案或电子档案。查阅纸质档案应填写查阅登记表，在指定地点查阅；查阅电子档案应通过档案管理系统进行检索查询。2.借阅：因工作需要长期使用档案的，可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅档案应妥善保管，不得转借、涂改、损坏等。3.复制：档案利用者如需复制档案资料，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，按照规定的方式和数量进行复制。复制的档案资料应加盖档案管理部门印章，注明出处。（三）利用手续1.本组织内部人员查阅档案，应