政府机关档案制度汇编

PAGE政府机关档案制度汇编一、总则（一）目的为加强政府机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在政府工作中的作用，依据国家有关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度汇编适用于本政府机关各部门在工作中形成的各类档案，包括但不限于文书档案、业务档案、科技档案、声像档案、电子档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则本机关档案工作实行集中统一管理，由机关综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实完整原则各部门应确保所形成档案的真实性和完整性，如实反映工作过程和结果，不得伪造、篡改档案内容。3.安全保密原则加强档案安全保密工作，采取必要的安全防护措施，防止档案的丢失、损坏和泄密。严格控制档案的查阅和利用范围，确保档案信息安全。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案服务水平，方便机关工作人员和社会公众查阅利用档案，充分发挥档案的价值。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管本机关各部门形成的各类档案，确保档案的齐全完整。3.对档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查阅利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁已到保管期限的档案。5.负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。6.做好档案的安全保密工作，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案安全。7.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高机关工作人员的档案意识和业务能力。（二）各部门档案工作责任人1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案材料的及时归档。2.按照档案管理要求，定期将整理好的档案移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅利用工作，提供必要的档案信息和资料。4.对本部门形成的电子文件进行规范管理，确保电子文件的真实、完整和有效，并按照规定及时移交归档。三、档案收集（一）收集范围1.上级机关下发的与本机关工作相关的文件、指示、通知等。2.本机关制发的各类文件、报告、请示、批复、会议纪要等。3.本机关召开的重要会议、活动形成的文件、资料、记录等。4.本机关开展业务工作过程中形成的各类业务文件、报表、合同、协议等。5.本机关的工作计划、总结、统计报表等。6.本机关工作人员在工作中形成的重要文件、笔记、手稿等。7.反映本机关历史沿革、机构设置、人员编制等方面的文件、资料。8.本机关获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。9.其他具有保存价值的文件、资料、声像等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案收集应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，按照年度、类别等进行分类整理。3.对重要文件和资料应进行备份，防止原件丢失或损坏。4.电子文件应按照相关标准进行收集，确保电子文件格式规范、内容完整，并与纸质文件同步归档。（三）收集时间1.当年形成的档案应在次年上半年完成收集归档工作。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时收集归档。四、档案整理（一）整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）分类。即先按年度分开，再按保管期限分为永久、长期、短期，然后在每个保管期限内按机构（问题）进行分类。2.业务档案根据业务性质和工作流程进行分类，如行政审批档案可按审批事项类别、审批时间顺序等进行分类。3.科技档案按照项目、专业等进行分类，如工程项目档案可按项目阶段、专业类别等进行分类。4.声像档案按载体形式、内容主题等进行分类，如照片档案可按拍摄时间、事件主题等分类，录音录像档案可按录制内容、时间等分类。5.电子档案按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类存储，并建立相应的元数据管理体系。（三）编号规则1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的形式，如“2023永久001”。2.业务档案编号：根据业务档案分类特点，制定相应的编号规则，确保编号的唯一性和系统性。3.科技档案编号：结合项目编号、专业代码等进行编制，如“项目名称专业代码档案顺序号”。4.声像档案编号：按照载体编号、内容编号等方式进行编制，如“照片20230101001”表示2023年1月1日拍摄的第1张照片。5.电子档案编号：与纸质档案编号相对应，在电子文件存储系统中建立关联，便于查找和利用。（四）编目要求1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。2.案卷目录应包含案卷编号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数、备注等内容。3.卷内文件目录应包含顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等内容。4.编目应准确、清晰，便于档案的查阅和检索。五、档案保管（一）保管场所1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.采用档案密集架存放档案，密集架应符合国家标准，具备良好的承重能力和稳定性。2.档案盒应采用符合档案保管要求的无酸纸制作，规格统一，能够有效保护档案。3.声像档案应采用专门的存储载体，如光盘、磁带等，并配备相应的存储设备。（三）档案存放1.按照档案分类方案进行存放，不同类别、保管期限的档案应分开存放。2.同一类档案应按照编号顺序排列，便于查找和管理。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放。（四）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.业务档案、科技档案等根据其重要程度和实际需要确定保管期限。3.保管期限的划分应严格按照国家有关规定执行，不得擅自缩短或延长。（五）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案数量准确、存放有序。2.加强对档案保管状况的检查，发现问题及时处理。检查内容包括档案的完整性、安全性、装具状况等。3.对检查中发现的档案损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的补救措施。六、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门档案工作责任人及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合本机关档案的实际情况，制定具体的鉴定标准。2.鉴定档案价值时，应考虑档案的来源、内容、形式、时间等因素，判断其对本机关工作和历史研究的重要性。（三）鉴定程序1.定期对已满保管期限的档案进行鉴定，一般每五年进行一次全面鉴定。2.档案鉴定工作小组对拟鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对鉴定为无保存价值的档案，编制销毁清册，报经机关负责人批准后进行销毁。4.对鉴定为仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限，并调整档案整理和保管方式。七、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计，包括各类档案的年度归档数量、累计库存数量等。2.档案利用情况统计，如查阅档案的人次、卷次、利用目的等。3.档案保管状况统计，如档案损坏、丢失情况，档案装具更新情况等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录和汇总。2.利用档案管理系统进行数据采集和统计分析，确保统计数据的准确性和及时性。（三）统计报表1.按照上级档案管理部门的要求，定期填报档案统计报表，如年度档案工作基本情况统计表等。2.统计报表应内容完整、数据准确，经审核后按时上报。八、档案利用（一）利用范围1.本机关工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作联系、业务往来等需要查阅本机关档案，须经本机关负责人批准。对涉及国家机密、商业秘密等敏感档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围。（二）利用方式1.查阅档案应在综合档案室指定的场所进行，查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.对于重要档案或不便于外借的档案，可采用复印件、摘抄等方式提供利用。3.利用电子档案时，应通过档案管理系统进行查阅，确保电子档案的安全和规范使用。（三）利用手续1.本机关工作人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等。2.外单位查阅档案，需提交单位介绍信和查阅申请，经机关负责人批准后，办理查阅登记手续。3.查阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对，确保档案无损坏、丢失等情况。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平，为机关工作提供便捷的档案信息支持。（二）电子文件管理1.规范电子文件的形成、收集、整理、归档等流程，确保电子文件的真实、完整和有效。2.建立电子文件元数据管理体系，对电子文件的背景信息、内容信息等进行详细记录，便于电子文件的管理和利用。3.采用安全可靠的电子文件存储系统，定期对电子文件进行备份，防止数据丢失。（三）档案数字化1.制定档案数字化工作计划，逐步对重要档案进行数字化处理。2.数字化加工应严格按照相关标准进行，确保数字化档案的质量。3.建立数字化档案数据库，实现档案信息的