档案保管制度1000字

PAGE档案保管制度1000字一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责统筹协调。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况。3.完整性原则：确保档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订等工作。3.建立健全档案保管体系，确保档案的安全存储，定期对档案进行检查、清点和维护。4.负责档案的信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和检索。5.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。6.对档案的利用效果进行跟踪和评估，及时总结经验，改进档案管理工作。7.组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案意识和业务水平。8.参与公司重大活动和项目的档案管理工作，提供专业指导和支持。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：员工个人基本信息、劳动合同、培训记录、绩效考核等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案：销售合同、采购合同、项目文档、客户资料等。5.工程档案：工程项目规划、设计图纸、施工记录、竣工验收资料等。6.声像档案：照片、录音、录像等。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。2.编号方法：采用分类号+流水号的方式。分类号按照档案分类设置，流水号为每类档案的顺序编号。例如，行政档案001表示行政类档案中的第一份文件。3.编号一经确定，不得随意更改。如确需更改，应办理相关手续，并在档案管理系统中进行相应调整。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保本部门形成的档案及时、完整地移交档案管理部门。2.档案收集范围包括纸质文件、电子文件、声像资料等。3.对于重要活动和项目，应在活动或项目结束后及时收集相关档案资料。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类标准对收集到的档案进行整理。2.纸质档案应去除金属物，进行分类装订，编制页码，填写卷内目录。3.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，建立清晰的文件夹结构，便于查找和管理。4.声像档案应注明拍摄时间、地点、内容等信息，并进行分类存储。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）档案存储1.档案应按照类别和编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。2.对于珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保管措施。3.电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括公司章程、营业执照、重要合同协议等；长期保管的档案一般为10年以上，如年度财务报表、重要人事档案等；短期保管的档案为10年以下，如一般性文件、临时性资料等。3.档案保管期限届满后，应按照规定进行鉴定和销毁。（四）档案检查与维护1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、存储状况、保管期限等。2.发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。3.对库房的温湿度、消防设施等进行定期检查和维护，确保档案保管环境安全可靠。六、档案的利用（一）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅公司档案，应持有单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导审批后，方可查阅。查阅过程中应有档案管理人员陪同。3.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日。4.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、复印、销毁档案。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并在指定地点进行。（二）档案利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记台账，对查阅、借阅档案的人员、时间、档案名称和编号等信息进行详细记录。2.定期对档案利用情况进行统计分析，评估档案利用效果，为档案管理工作提供参考依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和专业人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限和重要性，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核通过后，予以销毁。（三）销毁程序1.编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经公司分管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应长期保存。八、档案信息化管理（一）电子档案管理系统建设1.建立公司电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.电子档案管理系统应具备权限管理、版本控制、数据备份与恢复等功能。（二）电子档案录入与维护1.档案管理人员应按照规定的格式和要求，将纸质档案和电子文件录入电子档案管理系统。2.定期对电子档案进行维护，确保数据的准确性和完整性。（三）电子档案安全管理1.加强电子档案的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对电子档案管理系统进行安全检查和病