中小学档案室制度方案

PAGE中小学档案室制度方案一、总则（一）目的为加强中小学档案室建设与管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教育教学、管理及各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等相关法律法规，结合中小学实际情况，制定本制度方案。（二）适用范围本制度适用于本校各部门及全体教职员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案室对全校各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：全面收集学校在教学、管理、科研等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置学校设立独立的档案室，配备专职档案管理人员，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全保管条件。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案管理制度并组织实施。2.负责全校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.对档案进行科学保管，定期检查档案保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制，确保档案的安全与完整。4.开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的计算机检索和网络化管理，提高档案利用效率。5.积极开发档案信息资源，为学校教学、管理、科研等工作提供档案资料服务，编制各类档案检索工具和参考资料。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校教职员工的档案意识和业务水平。7.做好档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.指导本部门教职工做好文件材料的收集、积累和归档工作，提高部门档案管理水平。3.定期向学校档案室移交本部门的档案，并办理交接手续。4.协助学校档案室开展档案利用工作，提供有关档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：学校党组织、工会、共青团等组织在工作中形成的各类文件材料，如会议记录、工作计划、总结、报表等。2.行政管理类：学校行政机构在行政管理活动中形成的各类文件材料，如学校章程、发展规划、规章制度、会议纪要、请示报告、统计报表等。3.教育教学类：学校在教育教学活动中形成的各类文件材料，如教学计划、教案、教材、教学大纲、学生成绩册、教学研究成果、教师业务档案等。4.学生管理类：学校在学生管理工作中形成的各类文件材料，如学生学籍档案、奖惩记录、社会实践活动记录、毕业生档案等。5.后勤管理类：学校在后勤保障、财务管理、物资采购、基本建设等工作中形成的各类文件材料，如财务预决算、固定资产清单、物资采购合同、基建项目文件等。6.声像档案类：学校在各类活动中形成的照片、录音、录像等声像材料。7.实物档案类：学校在办学过程中获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等实物。（二）收集要求1.各部门应明确兼职档案员，负责本部门文件材料的收集工作，确保文件材料齐全、完整、真实。2.兼职档案员应及时收集本部门形成的各类文件材料，按照档案管理要求进行分类整理，定期移交学校档案室。3.对重要活动、重大事件形成的文件材料，应实行跟踪收集，确保档案的时效性。4.声像档案和实物档案的收集应注重其原始性和完整性，及时整理归档。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的保管和检索，符合档案管理的规范化要求。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别和保管期限进行分类。党群工作类、行政管理类、教育教学类、学生管理类、后勤管理类等各类档案分别设立一级类目，在一级类目下根据档案内容和特点设立二级、三级类目。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。编号可采用年度+类别+流水号的方式，如“2023教001”表示2023年教育教学类的第1份档案。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便于查阅。4.装订：对纸张规格不一致、破损的档案材料进行修整、裱糊，使其整齐统一，然后按照档案顺序进行装订。四、档案的保管（一）保管期限划分1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种。凡是在一定时期内对学校工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（二）库房管理1.档案室应设置专门的档案库房，库房面积应满足学校档案存储的需要。库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备必要的消防、防盗、防虫、防潮、防光、防尘、防有害生物等设施设备，如灭火器、防盗门、防虫药品、除湿机、窗帘等。3.档案架（柜）应排列整齐，编号清晰，便于档案的存放和查找。档案应分类存放，不同保管期限、不同类别的档案应分开存放。（三）档案保管要求1.对纸质档案应妥善保管，防止受潮、发霉、虫蛀、鼠咬等损坏。定期对档案进行检查，发现问题及时处理。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应选择安全可靠的设备，并定期进行检查和维护。同时，要做好电子档案的安全保密工作，防止数据丢失和泄露。3.对声像档案和实物档案应进行特殊保管，声像档案应存储在防磁、防潮、防火的介质中，实物档案应妥善陈列或收藏，防止损坏。五、档案的利用（一）利用范围1.本校教职员工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅学校档案。2.外单位因工作需要查阅本校档案，须经学校领导批准，并办理相关手续。3.涉及个人隐私的档案，本人可凭有效身份证件查阅。（二）利用方式1.查阅：本校教职员工可直接到档案室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、档案名称和编号等信息。档案室工作人员应根据查阅登记表提供相应的档案，并在现场监督查阅。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，经部门负责人签字同意后，报档案室负责人批准。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：根据利用者的需求，档案室可提供档案复制服务。复制档案应经档案室负责人批准，并按规定收取一定的复制费用。复制的档案应与原件内容一致，并加盖档案室印章。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称和编号、查阅或借阅期限、归还时间等。2.档案利用登记册应妥善保管，以备查阅和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成。鉴定工作小组负责对学校档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合学校实际情况，对档案进行鉴定。2.对已过保管期限、失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核后，予以销毁。3.对涉及学校重要历史事件、重要人物、重要决策等具有长远保存价值的档案，应继续保存。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，提出销毁意见，并填写档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等内容。2.档案销毁清册经学校领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销。监销人员应在档案销毁清册上签字确认，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，档案销毁清册应永久保存。七、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的学校档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、网络化传输和自动化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）数字化加工1.对学校现存的纸质档案、声像档案等进行数字化扫描，形成电子档案。扫描分辨率应不低于300dpi，图像清晰、完整。2.对数字化档案进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等，确保图像质量。3.对数字化档案进行分类、编号、著录等，建立电子档案数据库。（三）系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的批量录入和单个录入，确保录入信息的准确、完整。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理功能：实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，提高借阅管理效率。4.统计分析功能：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为学校档案管理决策提供数据支持。5.安全保密功能：设置用户权限管理，不同用户只能访问其权限范围内的档案信息，确保档案信息的安全保密。