档案保密工作管理制度

PAGE档案保密工作管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案保密管理，确保公司档案信息的安全与机密，防止档案信息泄露、篡改或丢失，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在档案管理、使用过程中涉及的保密工作。（三）基本原则1.严格保密原则：对公司档案信息实行严格的保密措施，确保档案信息不被非法获取、使用或披露。2.合法合规原则：档案保密工作必须符合国家法律法规以及相关行业标准的要求。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，对档案进行分级管理，采取相应的保密措施。4.预防为主原则：加强档案保密教育，提高员工保密意识，建立健全保密制度和防范机制，预防档案信息泄露事件的发生。二、档案保密工作管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案保密工作管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保档案的安全与完整。3.对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识和业务水平。4.定期对公司档案保密工作进行检查和评估，及时发现和解决存在的问题。5.负责处理档案信息泄露事件，及时采取措施进行补救，并向上级主管部门报告。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，并确保档案的真实、完整和准确。2.对本部门员工进行档案保密教育，提高员工的保密意识。3.严格遵守公司档案保密工作管理制度，在档案的使用过程中，采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。4.发现档案信息泄露事件，及时向档案管理部门报告，并协助进行调查处理。（三）员工职责1.严格遵守公司档案保密工作管理制度，保守公司档案信息秘密。2.不得擅自复制、传播、销毁公司档案信息，不得将档案信息带出公司或提供给无关人员。3.在档案的使用过程中，妥善保管档案，防止丢失、损坏或泄露。4.如发现档案信息泄露事件，应立即向所在部门负责人报告，并配合公司进行调查处理。三、档案的分类与分级（一）档案分类1.行政档案：包括公司的各类文件、通知、报告、会议纪要等。2.人事档案：包括员工的个人信息、简历、考核记录、薪资待遇等。3.财务档案：包括公司的财务报表、账目、凭证、审计报告等。4.业务档案：包括公司的业务合同、订单、客户资料、市场调研报告等。5.技术档案：包括公司的技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件等。（二）档案分级根据档案的重要性和敏感性，将档案分为绝密、机密、秘密三个级别。1.绝密级档案：是指公司最重要、最核心的档案信息，一旦泄露将对公司的利益造成重大损害。如公司的核心技术资料、商业机密、战略规划等。2.机密级档案：是指公司重要的档案信息，泄露后可能对公司的利益造成较大损害。如公司的财务报表、人事任免文件、业务合同等。3.秘密级档案：是指公司一般的档案信息，泄露后可能对公司的利益造成一定损害。如公司的一般性文件、通知、报告等。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时收集和完整。2.档案收集人员应按照档案分类标准，对各类档案进行分类收集，并确保档案的真实性、准确性和完整性。3.对于重要的档案信息，应及时进行备份，并妥善保管。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案整理规范，对收集到的档案进行整理，包括分类、编号、编目、装订等。2.档案整理应做到分类清晰、编号有序、编目准确、装订整齐，便于档案的保管和利用。3.对于电子档案，应按照电子档案管理规定进行整理和存储，确保电子档案的安全与完整。五、档案保管场所与设施（一）保管场所1.公司应设立专门的档案保管场所，确保档案的安全存放。2.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等功能，确保档案的安全与完整。3.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管设施1.档案保管场所应配备必要的保管设施，如档案柜、货架、保险柜、温湿度计、灭火器等。2.档案柜、货架应坚固耐用，能够满足档案的存放要求。3.保险柜应具备防火、防盗、防潮等功能，用于存放重要的档案信息。4.温湿度计应定期进行校准和维护，确保档案保管场所的温度和湿度符合要求。5.灭火器应定期进行检查和维护，确保其性能良好，能够正常使用。六、档案的借阅与使用（一）借阅申请1.因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、用途等。2.《档案借阅申请表》应经所在部门负责人签字批准后，方可提交给档案管理部门。（二）借阅审批1.档案管理部门收到《档案借阅申请表》后，应根据档案级别和借阅用途进行审批。2.对于绝密级档案，须经公司主管领导批准后方可借阅；对于机密级档案，须经档案管理部门负责人批准后方可借阅；对于秘密级档案，由档案管理人员进行登记后即可借阅。（三）借阅登记1.档案管理人员应建立《档案借阅登记册》，对借阅档案的人员、时间、档案名称、编号、归还时间等进行详细登记。2.借阅人员应在《档案借阅登记册》上签字确认，领取档案后，应妥善保管，并按照规定的期限归还。（四）档案使用1.借阅人员应严格按照批准的用途使用档案，不得擅自扩大使用范围或转借他人。2.在档案使用过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。3.如需对档案进行复制，应经档案管理部门负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行复制。复制后的档案应与原件具有同等的保密要求。（五）档案归还1.借阅人员应在规定期限内归还档案，如需延期归还，应提前办理延期手续。2.档案管理人员在接收归还的档案时，应认真核对档案的数量、完整性和保密性，如发现问题，应及时向借阅人员提出，并做好记录。3.归还的档案应按照档案整理规范进行整理和归档，确保档案的安全与完整。七、档案的保密措施（一）物理隔离1.档案保管场所应与其他区域进行物理隔离，并设置明显的标识。2.档案管理人员应配备专门的办公设备，不得与其他人员混用，以防止档案信息泄露。（二）人员管理1.档案管理人员应具备良好的保密意识和职业道德，经过严格的审查和培训后上岗。2.对涉及档案管理的人员，应签订保密协议，明确其保密责任和义务。3.档案管理人员不得在工作时间以外私自处理档案信息，不得将档案信息带回家或提供给无关人员。（三）信息安全1.对档案信息进行加密存储和传输，防止档案信息在存储和传输过程中被窃取或篡改。2.定期对档案信息进行备份，并将备份数据存储在安全的地方，防止数据丢失。3.安装必要的安全防护软件，如防火墙、杀毒软件等，防止计算机病毒和网络攻击对档案信息造成损害。（四）环境安全1.档案保管场所应安装监控设备，对档案保管场所的人员出入和档案使用情况进行实时监控。2.定期对档案保管场所进行安全检查，发现问题及时整改，确保档案保管场所的安全。3.加强对档案保管场所周边环境的安全管理，防止无关人员进入档案保管场所。八、档案的销毁（一）销毁申请1.对于已失去保存价值或需销毁的档案，由档案管理部门提出销毁申请，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》应注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等。（二）销毁审批1.《档案销毁申请表》应经档案管理部门负责人审核后，报公司主管领导批准。2.对于涉及重要信息或机密级以上的档案，销毁前应进行严格的审查和鉴定，确保销毁的必要性和安全性。（三）销毁实施1.档案销毁应在档案管理部门负责人或指定人员的监督下进行，确保销毁过程的安全和彻底。2.档案销毁方式可采用焚烧、粉碎、电子数据擦除等方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中应做好记录，包括销毁时间、地点、方式、监督人员等，并由监督人员和销毁人员签字确认。（四）销毁记录1.档案管理部门应建立《档案销毁记录册》，对每次档案销毁的情况进行详细记录。2.《档案销毁记录册》应保存至少[X]年，以备查阅。九、档案保密监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案保密监督小组，负责对公司档案保密工作进行监督检查。2.档案保密监督小组由公司分管领导、档案管理部门负责人以及相关部门代表组成。（二）检查内容1.档案保密制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、借阅、使用、销毁等环节。2.档案管理人员的保密意识和业务水平，包括保密培训情况、日常工作表现等。3.档案保管场所的安全与保密措施，包括物理隔离、人员管理、信息安全、环境安全等方面。（三）检查方式1.定期检查：档案保密监督小组每年至少组织一次全面的档案保密工作检查，对发现的问题及时进行整改。2.不定期检查：档案保密监督小组可根据工作需要，不定期对档案保密工作进行抽查，及时发现和解决存在的问题。（四）问题整改1.对于检查中发现的问题，档案保密监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照整改通知书的要求，制定具体的整改措施，并认真组织实施，确保问题得到彻底解决。3.档案管理部门应对整改情况进行跟踪检查，确保整改工作落实到位。十、档案保密教育与培训（一）教育内容1.国家法律法规以及相关行业标准中关于档案保密的规定。2.公司档案保密工作管理制度和操作规程。3.档案保密意识和职业道德教育，提高员工的保密责任感。（二）培训方式1.定期培训：档案管理部门每年至少组织一次全体员工参加的档案保密知识培训，培训时间不少于[X]小时。2.专题培训：根据工作需要，针对特定岗位或特定档案信息，组织专题培训，提高相关人员的保密技能。3.在线学习：利用公司内部网络平台，提供档案保密知识在线学习资源，方便员工随时学习。（三）培训效果评估1.档案管理部门应建立培训效果评估机制，对培训效果进行评估。2.培训效果评估可采用考试、撰写心得体会、实际操作等方式进行。3.根据培训效果评估结果，对培训内容和方式进行调整和改进，提高培训质量。十一、档案信息泄露事件处理（一）事件报告1.一旦发现档案信息泄露事件，相关人员应立即向所在部门负责人报告，部门负责人应在接到报告后[X]小时内报告档案管理部门。2.档案管理部门在接到报告后，应立即组织调查，并在[X]小时内向上级主管部门报告。（二）应急处置1.档案管理部门应立即采取措施，对泄露的档案信息进行封锁和控制，防止信息进一步扩散。2.组织相关人员对泄露事件进行调查，查明泄露原因、泄露范围、泄露时间等情况，并及时采取补救措施。3.如因档案信息泄露给公司造成损失的，应及时评估损失情况，并依法追究相关人员的责任。（三）后续整改1.档案管理部门应根据泄露事件的调查结果，制定针对性的整改措施