学校档案归档制度范本

PAGE学校档案归档制度范本一、总则（一）目的为了加强学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级组、各学科组以及全体教职员工在工作活动中形成的各类档案。（三）档案定义学校档案是指学校在教育教学、行政管理、后勤服务等各项工作中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一管理，由学校档案管理部门负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：归档的档案必须是学校各项工作活动中形成的原始记录，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集学校工作中产生的各类档案，保证档案的门类齐全、内容完整。4.准确性原则：档案的整理、分类、编号等要准确无误，便于查找和利用。5.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案归档范围与分类（一）行政管理类档案1.学校综合性文件材料：包括学校章程、发展规划、年度工作计划与总结、重要会议记录、学校大事记等。2.学校组织机构与人员档案：学校内部机构设置、人员编制、干部任免、教职工基本情况等文件材料。3.学校规章制度档案：学校制定的各项规章制度、管理办法、实施细则等。4.学校对外联络与合作档案：学校与上级主管部门、其他学校、社会组织等的往来文件、合作协议、交流活动记录等。5.学校荣誉档案：学校获得的各级各类荣誉证书、奖牌、奖杯等相关材料。（二）教育教学类档案1.教学工作计划与总结：各学科组、年级组的教学工作计划、教学总结、教学质量分析报告等。2.课程建设档案：课程标准、教学大纲、教材选用、课程开发与改革等相关材料。3.教案与教学课件档案：教师的教案、教学设计、教学课件等。4.学生学籍档案：学生入学登记表、学籍卡片、成绩册、毕业登记表等。5.教学活动档案：公开课、示范课、观摩课、教研活动记录、教学竞赛获奖材料等。6.学生实践活动档案：社会实践、社团活动、科技创新活动等相关材料。（三）师资队伍建设类档案1.教师培训档案：教师参加各类培训的计划、总结、培训证书、培训记录等。2.教师业务档案：教师的教学工作量、教学成果、科研成果、获奖情况、师德表现等材料。3.教师考核档案：教师年度考核、职称评定、岗位聘任等相关材料。（四）学生管理类档案1.学生思想政治教育档案：学生思想状况调查、主题班会记录、学生奖惩情况等。2.学生日常管理档案：学生考勤记录、请假条、违纪处理决定等。（五）后勤管理类档案1.校园建设档案：校园规划、建设项目审批文件、工程图纸、竣工验收报告等。2.资产管理档案：固定资产登记、清查盘点记录、设备采购合同、维修记录等。3.财务管理档案：财务预算、决算报告、会计凭证、账簿、报表等。4.后勤服务档案：食堂管理、宿舍管理、环境卫生管理等相关材料。（六）安全保卫类档案1.安全管理制度档案：学校安全工作责任制、安全应急预案、安全检查记录等。2.安全事故处理档案：安全事故报告、调查处理结果、整改措施等相关材料。3.校园保卫档案：门禁登记、巡逻记录、监控视频资料等。（七）科研项目类档案1.科研项目申报材料：项目申请书、可行性研究报告、立项批复等。2.科研项目研究过程材料：研究计划、实验数据、调研资料、会议记录等。3.科研项目成果材料：研究报告、论文发表、专利申请、成果鉴定证书等。三、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各部门、各年级组、各学科组要明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应是原件，如有特殊情况需用复印件的，应在复印件上注明原件存放处，并加盖提供单位公章。3.对重要文件材料，应收集其定稿、修改稿、征求意见稿等不同版本，以便全面反映文件的形成过程。（二）文件材料的整理1.归档的文件材料应按照分类方案进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.每份文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保档案的质量。4.整理好的文件材料应按照一定的顺序排列，编写页号，并填写卷内文件目录。（三）文件材料的装订1.归档文件材料应采用左侧装订的方式，装订应牢固、整齐，便于翻阅。2.装订时应去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。（四）档案编目与编号1.档案应编制全宗号、年度、保管期限、目录号、案卷号等检索标识。2.全宗号由学校档案管理部门统一编制；年度为文件形成的年度；保管期限分为永久、长期、短期；目录号根据档案分类设置；案卷号按顺序依次编写。3.编制的检索标识应清晰、准确，便于查找和利用。（五）档案装盒1.整理好的档案应装入档案盒，并在档案盒封面填写全宗号、年度、保管期限、目录号、案卷号等信息。2.档案盒应采用统一规格，材质应符合档案保管要求。四、档案归档流程（一）部门收集各部门、各年级组、各学科组在工作活动中形成的文件材料，由部门指定专人负责收集整理，确保文件材料的齐全、完整。（二）初步整理收集到的文件材料应按照档案分类方案进行初步分类、排序，并编写页号、填写卷内文件目录。（三）部门审核各部门负责人对本部门收集整理的档案进行审核，确保档案的质量和准确性。审核无误后，在档案卷内备考表上签字确认。（四）移交归档各部门将审核后的档案移交学校档案管理部门。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。（五）档案管理部门整理归档学校档案管理部门对移交的档案进行进一步整理、编目、编号、装盒等工作，将档案归入相应的全宗和类别中。（六）上架保管整理好的档案应上架保管，按照全宗号、年度、保管期限等顺序排列，便于查找和利用。五、档案保管期限（一）永久保管1.学校制定的重要规章制度、长期发展规划等。2.学校的历史沿革、大事记等反映学校发展历程的重要文件。3.学校获得的省部级以上荣誉证书、奖牌等。4.学校与上级主管部门、重要合作单位签订的长期合作协议等。5.涉及学校重大权益、重要资产的文件材料。（二）长期保管1.学校年度工作计划与总结、重要会议记录等。2.学校内部机构设置、人员编制、干部任免等文件材料。3.学校教学工作计划与总结、课程建设档案等。4.教师业务档案、学生学籍档案等。5.学校资产管理档案、财务管理档案等。6.学校安全管理制度档案、安全事故处理档案等。7.学校科研项目申报材料、研究过程材料等。（三）短期保管1.学校一般性工作文件、临时性通知等。2.学校日常教学活动中的一般性材料，如教案、教学课件等。3.学生日常管理中的一般性材料，如考勤记录、请假条等。4.学校后勤服务中的一般性材料，如食堂管理、宿舍管理等相关材料。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.学校内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅学校档案，需持有单位介绍信，经学校分管领导批准后，方可查阅。查阅重要档案需经学校主要领导批准。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等。2.申请表经审批后，查阅人员到档案管理部门办理查阅登记手续。3.档案管理部门工作人员根据查阅申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，如需复印或摘录档案内容，需经档案管理部门同意。（三）利用范围档案主要用于学校内部的教学、科研、管理等工作，为学校的决策、发展提供依据和参考。同时，在符合法律法规和学校规定的前提下，也可向有关单位和个人提供档案利用服务。（四）利用反馈档案利用结束后，利用人员应及时将档案归还档案管理部门，并填写档案利用反馈表，对档案的利用效果、存在问题等提出意见和建议。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、区别对待的原则，确保鉴定结果的准确性和科学性。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析其内容的重要性、保存价值等。2.综合分析法：结合学校的发展规划、工作重点等，对档案进行综合分析，确定其存毁。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写档案销毁清单。2.档案销毁清单经学校分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在档案销毁清单上签字确认。4.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清单归档保存，以备查考。八、档案统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计数据应准确、及时，定期向上级主管部门