外人进入档案室制度规定

PAGE外人进入档案室制度规定一、总则（一）目的为加强公司档案室的管理，确保档案的安全与完整，规范外人进入档案室的行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于所有因工作需要进入公司档案室的外部人员，包括但不限于合作单位人员、审计人员、政府部门工作人员等。（三）基本原则1.严格审批原则：外人进入档案室必须经过严格的审批流程，确保其进入目的合法合规。2.安全保密原则：进入档案室的外人应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容及相关信息。3.专人陪同原则：外人进入档案室期间，必须有公司指定的专人陪同，全程监督其行为。二、审批流程（一）申请1.因工作需要外人进入档案室的部门或个人，应提前填写《外人进入档案室申请表》，详细说明进入目的、时间、人数、查阅档案范围等信息。2.申请表需经申请部门负责人签字确认，并加盖部门公章。（二）审批1.《外人进入档案室申请表》提交至公司档案室管理部门，由档案室管理人员进行初审。2.初审通过后，申请表流转至公司分管领导进行审批。分管领导应根据申请内容，综合考虑公司利益、档案安全等因素，做出审批决定。3.对于涉及重要档案或敏感信息的申请，需经公司主要领导审批。（三）通知1.审批通过后，档案室管理人员应及时通知申请部门或个人，并告知其进入档案室的具体时间、地点及注意事项。2.同时，档案室管理人员应安排专人负责陪同工作，并提前与陪同人员沟通，明确其职责和任务。三、进入要求（一）身份核实1.外人进入档案室时，应主动出示有效身份证件，由陪同人员进行身份核实。2.核实无误后，陪同人员应在档案室入口处的登记簿上记录外人的姓名、单位、进入时间、离开时间等信息。（二）着装要求1.进入档案室的外人应穿着整洁、得体，不得穿着拖鞋、短裤、背心等不适宜的服装。2.严禁携带易燃、易爆、易腐蚀等危险物品进入档案室。（三）行为规范1.外人在档案室期间，应严格遵守档案室的各项规章制度，听从陪同人员的指挥。2.不得在档案室内吸烟、饮食、大声喧哗或进行其他与查阅档案无关的活动。3.如需查阅档案，应在陪同人员指定的区域内进行，不得擅自翻阅、抽取、涂改、损毁档案。4.对于涉及国家机密、商业秘密等重要档案，外人必须严格遵守保密规定，不得私自复制、拍照、传播档案内容。四、档案查阅规定（一）查阅范围1.外人查阅档案的范围应严格按照审批通过的《外人进入档案室申请表》中注明的内容执行。2.未经批准，外人不得查阅超出其权限范围的档案。（二）查阅手续1.外人查阅档案时，应填写《档案查阅登记表》，详细记录查阅档案的名称、卷号、日期、查阅目的等信息。2.查阅登记表需经陪同人员签字确认。（三）查阅时间1.外人查阅档案的时间应严格控制在审批通过的时间范围内。如需延长查阅时间，应提前向档案室管理人员提出申请，并经再次审批后方可延长。2.一般情况下，外人查阅档案的时间不得超过[X]个工作日。（四）档案归还1.外人查阅完毕后，应及时将档案归还至档案室管理人员，并在《档案查阅登记表》上注明归还时间。2.档案室管理人员应认真核对归还档案的数量、完整性等信息，确保档案安全归还。五、安全保密措施（一）保密教育1.外人进入档案室前，陪同人员应向其进行保密教育，明确其保密责任和义务。2.保密教育内容应包括公司档案管理制度、保密法律法规、档案安全注意事项等。（二）保密协议1.对于涉及公司重要机密的外人，公司可与其签订保密协议，明确双方的权利和义务。2.保密协议应包括保密范围、保密期限、违约责任等条款。（三）安全监控1.档案室应安装必要的安全监控设备，对进入档案室的外人进行全程监控。2.监控记录应保存[X]天以上，以备查阅。（四）档案保管1.档案室应配备完善的档案保管设施，确保档案的安全存放。2.外人查阅档案期间，档案室管理人员应密切关注其行为，防止档案丢失、损坏或泄露。六、违规处理（一）违规行为界定1.外人如有下列行为之一，视为违规：未经审批擅自进入档案室；未按规定的查阅范围查阅档案；私自复制、拍照、传播档案内容；违反档案室内的行为规范，影响档案安全和正常秩序；其他违反本制度规定的行为。（二）处理措施1.对于违规行为较轻的外人，公司将给予口头警告，并要求其立即改正。2.对于违规行为较重的外人，公司将视情节轻重，采取以下处理措施：书面警告；在一定范围内通报批评；要求其赔偿因违规行为给公司造成的损失；禁止其在一定期限内进入公司档案室；依法追究其法律责任。七、附