文书档案管理制度上墙

PAGE文书档案管理制度上墙一、总则（一）目的为加强公司文书档案管理，确保文书档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类文书档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司文书档案由综合管理部门集中统一管理。2.真实性原则：确保文书档案内容真实可靠。3.完整性原则：保证文书档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守保密规定，确保文书档案信息安全。二、文书档案的分类与编号（一）分类1.行政公文类：包括公司发布的各类决定、通知、通报、报告、请示、批复等。2.业务文件类：与公司业务相关的合同、协议、项目文件、业务报表等。3.人事档案类：员工的入职、离职、晋升、考核等相关文件。4.财务档案类：财务报表、账目、凭证等。5.其他类：不属于以上分类的其他文书档案。（二）编号1.文书档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式。2.年份：用四位数字表示，如“2023”。3.类别代码：根据上述分类，分别用不同的字母表示，如行政公文类用“XZ”表示，业务文件类用“YW”表示等。4.流水号：按照文书档案形成的先后顺序依次编号，从“001”开始。三、文书档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责文书档案的收集工作，确保本部门形成的各类文书档案及时、完整地收集齐全。2.文书档案形成后，承办人应在规定时间内将文件原件及相关附件交至本部门档案收集责任人。3.对于外来文件，如上级部门下发的文件、合作单位提供的文件等，由综合管理部门统一接收，并及时分发给相关部门。（二）整理1.档案收集责任人应按照文书档案的分类标准，对收集到的文书档案进行分类整理。2.每份文书档案应保持其完整性，如有附件应一并整理，附件应注明与正文的关系。3.对文书档案进行编号，并在每份文件首页右上角加盖编号章。4.按照文书档案的形成时间顺序，将同一类别的文书档案依次排列，装入档案盒，并在档案盒上标明类别、年份、起止编号等信息。四、文书档案的归档与保管（一）归档1.各部门整理好的文书档案应定期向综合管理部门归档。2.归档时间为每年的[具体时间]，各部门应将上一年度形成的文书档案整理归档完毕。3.综合管理部门在接收各部门归档的文书档案时，应进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。（二）保管1.综合管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保文书档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对文书档案应进行科学分类存放，便于查找和利用。4.定期对文书档案进行清查盘点，确保档案的数量和质量与档案登记账目相符。五、文书档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅文书档案，应填写《文书档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。2.综合管理部门应根据查阅申请表，为查阅人员提供相应的文书档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅过程的规范和安全。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、污损文书档案，如需复印或摘录相关内容，应经综合管理部门同意。（二）借阅1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅公司文书档案，应提前向公司提出书面申请，说明借阅目的、借阅期限等信息，经公司主管领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅人员应填写《文书档案借阅申请表》，并与综合管理部门签订《文书档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。3.借阅期限一般不超过[具体天数]，如需延长借阅期限，应提前向综合管理部门提出申请。4.借阅人员应妥善保管所借阅的文书档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。归还时，应确保档案的完整和无损。六、文书档案的保密与销毁（一）保密1.文书档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及公司机密的文书档案进行严格保密。2.未经公司授权，任何人不得擅自泄露文书档案的内容。3.在查阅和借阅文书档案时，应采取必要的保密措施，防止档案信息的泄露。（二）销毁1.对于已失去保存价值的文书档案，应按照规定进行销毁。2.销毁文书档案时，应填写《文书档案销毁申请表》，注明销毁档案的类别、年份、编号等信息，经公司主管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁工作应由专人负责，在指定地点进行，采用适当的销毁方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、监销人员等信息，并由监销人员签字确认。七、监督与考核（一）监督1.综合管理部门负责对公司文书档案管理工作进行日常监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.定期对各部门文书档案管理情况进行抽查，检查档案的收集、整理、归档、保管等工作是否符合本制度的要求。（二）考核1.将文书档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门和相关人员的文书档案管理工作进行考核评价。2.考核内容包括档案管理工作的组织落实情况、档案的完整性和准确性、档案的查阅和利用效率、档案的保密和安全等方面。3.根据考核结果，